CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.1. Giới thiệu tổng quan về Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ & Kinh doanh Vậy liệu Xây
2.1.6. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
5. Đại hội đồng cổ đơng:
Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan cĩ thẩm quyền cao nhất của cơng ty, cĩ nhiệm vụ thơng qua các báo cáo của Hội đồng Quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh; quyết định các chiến lƣợc, phƣơng án, nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh và đầu tƣ; tiến hành thảo luận thơng qua bổ sung, sửa đổi điều lệ của cơng ty; bầu, bãi nhiệm Hội đồng Quản trị, Ban kiểm sốt; và quyết định bộ máy tổ chức của cơng ty.
6. Hội đồng Quản trị:
Hội đồng Quản trị gồm cĩ: Chủ tịch, Phĩ Chủ tịch và 3 Ủy Viên, là cấp quản lý cao nhất của cơng ty, do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra với nhiệm kỳ 5 năm. Hội đồng quản trị cĩ tồn quyền nhân danh cơng ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục tiêu của cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đơng. Hội đồng quản trị cĩ quyền và nghĩa vụ giám sát hoạt động của Ban giám đốc và các cán bộ quản lý khác của cơng ty.
7. Ban Giám đốc:
Ban Giám đốc gồm cĩ Tổng Giám đốc và 2 Phĩ Tổng Giám đốc. Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm chức danh Tổng Giám đốc, 2 phĩ Tổng giám đốc do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm. Tổng Giám đốc là ngƣời đại diện trƣớc pháp luật; chịu trách nhiệm điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty; chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng Quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao.
Các Phĩ Tổng giúp việc cho Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Giám đốc theo các nội dung cơng việc đƣợc phân cơng và những cơng việc do Tổng Giám đốc ủy quyền.
8. Ban kiểm sốt:
Bao gồm 3 thành viên do Đại hội Đồng cổ đơng bổ nhiệm. Ban kiểm sốt cĩ nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng
Quản trị, hoạt động điều hành của Ban Giám đốc và các BCTC. Ban kiểm sốt hoạt động độc lập với Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc.
9. Các phịng ban nghiệp vụ:
Phịng Tổ chức – Hành chính:
Tham mƣu và trợ giúp cho Tổng Giám đốc trong việc lãnh đạo, ra các quyết định về cơng tác tổ chức, xây dựng và quản lý đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên; thực hiện thi đua khen thƣởng, giải quyết các quy định, chế độ đối với ngƣời lao động; quản lý hành chính; quản lý cơng tác bảo vệ, phịng cháy chữa cháy, quốc phịng, an tồn lao động.
Ngồi ra phịng Tổ chức- Hành chính cịn chịu trách nhiệm trong cơng tác đối nội, đối ngoại; tổ chức lễ tân; là nơi phát hành và lƣu trữ văn thƣ, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, trang thiết bị của cơng ty từ cơng tác;mua sắm, sửa chữa và phân phối tài sản.
Phịng Kế tốn – Tài chính:
Gồm cĩ Kế tốn trƣởng, kế tốn phĩ, thủ quỹ và các kế tốn viên khác. Bộ phận này thực hiện các chức năng sau:
Tổ chức và thực hiện cơng tác kế tốn theo quy định của Nhà nƣớc (phân cơng, tổ chức việc ghi chép, lập chứng từ sổ sách, các báo cáo..).
Theo dõi và thực hiện việc chi trả các khoản cơng nợ của đơn vị, những khoản chi trả nội bộ và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nƣớc.
Thủ quỹ thu chi và quản lý tiền mặt tại quỹ.
Tổng hợp và phân tích kết quả kinh doanh hàng tháng, quý của từng bộ phận
kinh doanh và của tồn cơng ty.
Phịng Kế hoạch– Kỹ thuật Đầu tư và KD BĐS:
Tham mƣu các hoạt động đầu tƣ, kinh doanh, sản xuất cho Tổng Giám đốc.
Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn. Thành lập và quản lý các dự án.
Quản lý cơng nghệ sản xuất, chất lƣợng sản phẩm Phịng kinh doanh:
Lập các kế hoạch và phƣơng án kinh doanh của bộ phận.
Khai thác thị trƣờng, trực tiếp đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng. Tiến hành mua hàng hĩa phục vụ cho việc kinh doanh của bộ phận và của tồn cơng ty.
Giám sát các cửa hàng trực thuộc. Phịng xuất nhập khẩu:
Chức năng và nhiệm vụ cũng giống nhƣ phịng kinh doanh nhƣng cĩ thêm chức năng nhập khẩu và xuất khẩu trực trực tiếp, thực hiện xuất nhập khẩu ủy thác.
10. Các đơn vị trực thuộc:
Các cửa hàng ở TP.Hồ Chí Minh: mỗi cửa hàng đều cĩ Cửa hàng trƣởng, Cửa hàng phĩ, Kế tốn và nhân viên bán hàng. Nhiệm vụ của cửa hàng là tổ chức tiêu thụ hàng hĩa (gồm cĩ hàng tự mua và hàng của cơng ty cấp xuống). Cơng ty ký hợp đồng lao động với nhân viên cửa hàng nhƣng mỗi cửa hàng tự chi trả lƣơng cho nhân viên, trả các khoản nhƣ: thuê mặt bằng kinh doanh, các khoản thuế, chi phí lãi vay cho phần vốn đƣợc cơng ty cấp và nộp mức lợi nhuận khốn do cơng ty ấn định.
Chi nhánh ở Cần Thơ, Bình Dƣơng, Hà Nội: đứng đầu là các Giám đốc Chi
nhánh, cĩ các chức năng nhƣ cơng ty nhƣng bộ máy đơn giản và ít nhân sự nên khơng tránh đƣợc việc kiêm nhiệm cũng nhiều hơn, cũng cĩ bộ phận kế tốn. Cơng ty cũng thực hiện chế độ khốn với các chi nhánh với mức khốn lợi nhuận nhƣ các cửa hàng.
Nhà máy sản xuất xi măng và xí nghiệp xây lắp ở Biên Hịa, Đồng Nai: gồm
cĩ Giám đốc nhà máy, Giám đốc xí nghiệp, thủ kho, kế tốn và cơng nhân. Nhà máy thực hiện kế hoạch sản xuất do cơng ty đề ra. Xí nghiệp xây lắp chủ yếu thi cơng các cơng trình xây dựng thuộc dự án đầu tƣ của cơng ty.