CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
3.2. Các giải pháp về các bộ phận của hệ thống kiểm sốt nội bộ:
3.2.6. Hoạt động kiểm sốt & các hoạt động kiểm sốt trong chu trình bán hàng thu
hàng- thu tiền:
3.2.6.1. Hoạt động kiểm sốt:
- Đơn vị cần phải xây dựng các chính sách, thủ tục kiểm sốt riêng, cụ thể cho từng bộ phận, từng hoạt động và các chính sách, thủ tục này phải đƣợc lập thành văn bản phổ biến cụ thể đến từng bộ phận, từng cá nhân. Việc tuân thủ các chính sách, thủ tục này phải đƣợc nêu nhƣ một yêu cầu bắt buộc trong bảng phân cơng cơng việc của mỗi cá nhân.
- Nhà quản lý phải thƣờng xuyên rà sốt lại các thủ tục kiểm sốt để đƣa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp. Việc thƣờng xuyên rà sốt này cũng nhằm đảm bảo tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm sốt, nên chú trọng lắng nghe ý kiến phản hồi từ các bộ phận, các cá nhân trong đơn vị để đảm bảo sự hợp lý của các thủ tục kiểm sốt giúp cho giảm bớt các rủi ro từ việc phát sinh những áp lực bất thƣờng đối với ngƣời lao động.
- Hiện nay việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản lý cịn yếu, các máy tính của đơn vị nên đƣợc kết nối mạng nội bộ để tiện việc quản lý, cung cấp thơng tin về hàng hĩa, về các hoạt động, các thơng tin bên trong và bên ngồi khác.
14 Trong bài “Vật liệu xây dựng tìm đƣờng xuất khẩu” (http://taichinh.vnexpress.net/tin-tuc/hang-
3.2.6.2. Các hoạt động kiểm sốt trong chu trình bán hàng- thu tiền:
- Chứng từ: đơn vị nên tạo mẫu chứng từ thống nhất đại diện cho Lệnh bán hàng (cĩ thể là Lệnh bán hàng, hay Bảng báo giá cũng là cơ sở để xác nhận thơng tin đặt hàng của khách), cũng nhƣ đánh số liên tục, đánh số trƣớc, đánh số tham chiếu các chứng từ sử dụng trong chu trình để tiện việc quản lý, theo dõi, đối chiếu.
- Sổ sách kế tốn: nhiều doanh nghiệp cũng hạch tốn hàng mua bán thẳng vào tài khoản 1561 nhƣ đơn vị để dễ lập các Bảng nhập xuất tồn, tiện việc quản lý hàng mua vào, bán ra, nhƣng nhƣ thế là khơng phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ, lƣợng hàng qua kho khơng đúng thực tế, sẽ khĩ khăn cho việc tính các chỉ tiêu phân tích hàng tồn kho cho kế tốn quản trị. Nếu đơn vị cĩ điều kiện đổi phần mềm kế tốn, nên đổi sang các phần mềm tiện lợi hơn Acsoft cho phép hạch tốn hàng mua bán thẳng nhƣng vẫn dễ truy xuất số liệu ra Bảng nhập xuất tồn đáp ứng nhu cầu của đơn vị.
- Phân chia trách nhiệm: Nên tách biệt bộ phận giao hàng (nhân viên Phịng kinh doanh) với bộ phận bán hàng (phịng kinh doanh, phịng xuất nhập khẩu); Tách biệt bộ phận xét duyệt bán chịu, giảm giá với bộ phận bán hàng. Nếu để cho bộ phận xét duyệt bán chịu (chỉ duyệt bán chịu) là Trƣởng phịng kinh doanh (kiêm Phĩ tổng giám đốc) thì phải xem xét các điều kiện ủy quyền, tăng cƣờng thêm thủ tục kiểm sốt nhƣ chỉ đƣợc xét duyệt cho khách hàng thân thiết (cĩ danh sách khách hàng thân thiết cụ thể, cĩ chu kỳ thanh tốn mỗi đợt hàng trong phạm vi cĩ thể chấp nhận), hay tăng cƣờng thủ tục kiểm tra độc lập việc bán chịu này. Nếu bộ phận bán hàng phải đơn đốc việc thu nợ khách hàng phải tăng cƣờng thêm việc kiểm tra cơng nợ của kế tốn đối với khách hàng thƣờng xuyên hơn.
3.2.7. Thơng tin và truyền thơng:
- Thơng tin và truyền thơng bên trong đơn vị: Việc áp dụng mơ hình Bảng điểm cân bằng sẽ giúp cho việc thơng tin và truyền thơng của đơn vị thơng suốt từ cấp quản lý cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất và ngƣợc lại, cũng nhƣ từ bên trong đến bên ngồi đơn vị. Các thƣớc đo vật chất và phi vật chất sử dụng trong mơ hình
Tăng cƣờng thiết lập các báo cáo quản trị nhất là các báo cáo mang tính phân tích, dự đốn các yếu tố hƣớng đến tƣơng lai nhằm hỗ trợ việc thực hiện, xây dựng các chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị, ví dụ nhƣ các báo cáo phân tích, dự đốn tình hình doanh thu, lợi nhuận, doanh số bán ra cho năm tài chính kế tiếp, hay các báo cáo dự đốn phát triển của ngành, của mặt hàng trong những năm tiếp theo, các báo cáo phân tích thị trƣờng, thị phần cho các mặt hàng chiến lƣợc của đơn vị,..
- Thơng tin và truyền thơng bên ngồi đơn vị: Đơn vị muốn thu hút vốn đầu tƣ thì phải chủ động tăng cƣờng tính minh bạch thơng tin đối với các đối tƣợng bên ngồi đơn vị. Cụ thể là trên website của đơn vị phần “Quan hệ cổ đơng” nên cơng bố các Báo cáo tài chính, các Biên bản họp Đại hội đồng cổ đơng, các thơng tin khác,.. cũng vừa đáp ứng đúng quy định về việc cơng bố thơng tin của các cơng ty đại chúng theo quy định luật pháp15