CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.2. Đặc điểm và thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ
2.2.1.6. Phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Tổng hợp kết quả khảo sát: CÂU HỎI TRẢ LỜI KHƠNG TRẢ LỜI CĨ KHƠNG MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT:
F.Phân định quyền hạn và trách nhiệm:
29. Cơ quan cĩ phân chia quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân hay từng nhĩm trong giải quyết cơng việc khơng?
30. Nhà quản lý cĩ xây dựng các thủ tục kiểm sốt hiệu quả hoạt
động của các bộ phận khơng? 11 25
31. Nếu câu 30 trả lời “cĩ” thì trả lời tiếp (nếu “khơng” thì chuyển sang câu 32):
- Các thủ tục kiểm sốt hiệu quả hoạt động của các bộ phận cĩ đƣợc thực hiện nghiêm túc khơng?
32. Nhân viên trong doanh nghiệp cĩ tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau khơng?
10 26
33. Các nhân viên trong doanh nghiệp cĩ hiểu rõ đƣợc sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hƣởng đến kiểm sốt nội bộ khơng?
20 11 5
- Cơ quan cĩ phân chia quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân hay từng nhĩm trong giải quyết cơng việc (24/36 ngƣời trả lời “cĩ”). Ban Giám đốc phân chia quyền hạn trách nhiệm cho các phịng ban, đơn vị trực thuộc, chủ yếu là các trƣởng phịng, trƣởng bộ phận,.. Việc quản lý, phân chia quyền hạn trách nhiệm đến từng nhân viên là tùy thuộc các trƣởng phịng, trƣởng bộ phận tự phân định (theo kết quả phỏng vấn).
- Nhà quản lý khơng hồn tồn xây dựng các thủ tục kiểm sốt hiệu quả hoạt động của tất cả các bộ phận (25/36 ngƣời trả lời “khơng”). Nhà quản lý cấp trung gian (trƣởng bộ phận) tự xây dựng các thủ tục kiểm sốt hiệu quả hoạt đơng ở từng bộ phận, nhà quản lý cấp cao chỉ xem xét kết quả hoạt động của từng bộ phận (theo kết quả phỏng vấn).
- Các thủ tục kiểm sốt hiệu quả hoạt động chủ yếu đƣợc kiểm sốt nghiêm túc ở bộ phận kế tốn (9 ngƣời liên quan hoạt động kế tốn trả lời “cĩ”).
- Các nhân viên trong doanh nghiệp chỉ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, sổ sách, các thủ tục liên quan đến các quy định về cơng tác kế tốn (theo kết quả phỏng vấn), ngồi ra khơng cĩ sự kiểm tra giám sát lẫn nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau (26/36 ngƣời trả lời khơng).
- Đa phần các nhân viên cĩ hiểu đƣợc việc phân chia trách nhiệm ảnh hƣởng đến KSNB (20/36 ngƣời trả lời “cĩ”).
và tập trung chủ yếu vào một số nhân sự cấp cao, một Phĩ Tổng giám đốc kiêm Trƣởng phịng kinh doanh phụ trách chính cơng việc tìm kiếm, khai thác các hợp đồng, khách hàng, cũng nhƣ lên kế hoạch các mặt hàng kinh doanh, quản lý việc đơn đốc thu nợ khách hàng. Các trƣởng cửa hàng, Giám đốc chi nhánh, Giám đốc nhà máy, xí nghiệp đƣợc trao quyền gần nhƣ tự quyết hồn tồn trong việc tổ chức sản xuất, kinh doanh, quản lý,..
2.2.1.7. Chính sách nhân sự: Tổng hợp kết quả khảo sát: Tổng hợp kết quả khảo sát: CÂU HỎI TRẢ LỜI KHƠNG TRẢ LỜI CĨ KHƠNG MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT: G. Chính sách nhân sự:
34. Khi tuyển dụng, doanh nghiệp cĩ chú trọng đến việc xem xét chuyên mơn khơng?
25 6 5
35. Khi tuyển dụng, đơn vị chú trọng đến việc xem xét đạo đức khơng?
10 23 3
36. Sau khi tuyển dụng, doanh nghiệp cĩ nhƣng chinh sách, biện pháp để phát triển dội ngũ nhân viên trung thực và cĩ khả năng chuyên mơn khơng?
29 7
37. Doanh nghiệp cĩ tổ chức hay tạo điều kiện để nhân viên tham gia các khĩa đào tạo về kiến thức chuyên mơn hay kỹ năng trong cơng việc khơng?
31 5
38. Doanh nghiệp cĩ xây dựng quy chế khen thƣởng và kỷ luật rõ ràng khơng?
19 11 6
39. Khối lƣợng cơng việc của nhân viên kế tốn cĩ đảm bảo để hồn thành sổ sách kế tốn một cách đáng tin cậy khơng?
16 1 19
khơng?
41. Khi các nhân viên nghỉ phép, cĩ sự ủy quyền bằng văn bản
để luân chuyển nhiệm vụ khơng? 34 2
42. Cĩ cam kết bảo mật thơng tin đối với nhân viên trực tiếp chịu trách nhiệm khơng?
18 2 16
43. Các nhân viên cĩ hiểu rằng hành động sai lệch so với chính sách và thủ tục quy định sẽ phải chịu các biện pháp điều chỉnh (nhƣ nhắc nhở, cảnh cáo, phạt, sa thải,..tùy theo mức độ vi phạm) khơng?
27 5 4
44. Doanh nghiệp cĩ quy định rõ ràng chính sách nhân sự cĩ liên
quan đến sử dụng thiết bị máy tính và phần mềm khơng? 25 7 4
- Khi tuyển dụng, doanh nghiệp cĩ chú trọng đến việc xem xét chuyên mơn (25/36 ngƣời trả lời “cĩ”). Khi tuyển dụng, đơn vị chƣa chú trọng đến việc xem xét đạo đức (23/36 ngƣời trả lời “khơng”). Theo phỏng vấn và xem xét tài liệu, trong Thỏa ƣớc lao động tập thể cĩ nêu rõ về chính sách tuyển dụng, ƣu tiên tuyển dụng ngƣời cĩ tay nghề giỏi, cĩ chuyên mơn nghiệp vụ cao, ƣu tiên tuyển dụng con, em, vợ hoặc chồng của ngƣời đang làm việc tại cơng ty. Vì nhân sự khá ổn định (duy trì bộ máy từ khi cịn là doanh nghiệp nhà nƣớc) nên việc tuyển dụng gần đây hầu nhƣ chỉ cĩ đối tƣợng lao động phổ thơng, việc xem xét đạo đức cũng chƣa đƣợc chú trọng.
- Cách tính lƣơng cịn chịu ảnh hƣởng bởi cách tính của doanh nghiệp nhà nƣớc, dựa vào bằng cấp và hệ số lƣơng, cĩ phụ cấp cơng việc nhƣng khơng đáng kể. Các cá nhân tham gia bán hàng thì thƣởng theo doanh thu cĩ xét đến số tiền thu đƣợc từ khách hàng. Các cá nhân khơng tham gia bán hàng thì tiền thƣởng xét theo lợi nhuận vƣợt kế hoạch của tồn đơn vị (theo kết quả phỏng vấn).
- Sau khi tuyển dụng, doanh nghiệp chƣa cĩ những chính sách, biện pháp để phát triển dội ngũ nhân viên trung thực và cĩ khả năng chuyên mơn (29/36 ngƣời
trả lời “khơng”). Mặc dù trong Thỏa ƣớc lao động tậo thể cĩ quy định về việc gửi đi đào tạo cán bộ cơng nhân viên cĩ thành tích xuất sắc trong cơng tác và sẽ hỗ trợ một phần chi phí cho những cá nhân trong cơng ty tự học tập nâng cao trình độ chuyên mơn cĩ bằng tiến sĩ, thạc sĩ, văn bằng hai đại học..nhƣng đến nay vẫn chƣa cĩ cán bộ cơng nhân viên nào đƣợc đào tạo chính thức từ nguồn kinh phí của cơng ty (theo kết quả phỏng vấn và xem xét tài liệu), chƣa tổ chức hay tạo điều kiện để nhân viên tham gia các khĩa đào tạo về kiến thức chuyên mơn hay kỹ năng trong cơng việc (31/36 ngƣời trả lời “khơng”).
- Trong Thỏa ƣớc lao động tập thể cũng cĩ quy định về chính sách khen thƣởng và kỷ luật nhƣng khơng chi tiết (theo kết quả xem xét tài liệu, kết quả khảo sát: 19/36 ngƣời trả lời “cĩ”).
- Về nhân sự Phịng kế tốn tài chính và khối lƣợng cơng việc hồn tồn đủ khả năng cĩ thể đảm bảo hồn thành sổ sách một cách đáng tin cậy (16/36 ngƣời, là những ngƣời cĩ liên quan cơng tác kế tốn, trả lời “cĩ”).
- Cơng việc dựa chủ yếu vào một cá nhân ở các vị trí quan trọng mà chƣa chú trọng xây dựng lực lƣợng nhân sự cĩ thể thay thế (theo kết quả phỏng vấn, kết quả khảo sát: 21/36 ngƣời trả lời “cĩ”). Khi cĩ nhân viên nghỉ phép, thƣờng khơng cĩ sự ủy quyền bằng văn bản để luân chuyển nhiệm vụ (34/36 ngƣời trả lời “khơng”).
- Đơn vị cũng cĩ quy định về việc bảo mật thơng tin, quy định việc sử dung thiết bị máy tính, phần mềm, thiết lập các thủ tục kiểm sốt giới hạn quyền truy cập hệ thống máy tính (25/36 ngƣời trả lời “cĩ”), cam kết bảo mật thơng tin đối với nhân viên trực tiếp chịu trách nhiệm (18/36 ngƣời, là những ngƣời cĩ liên quan nhiều đến hệ thống thơng tin của đơn vị, trả lời “cĩ”).