CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.2. Đặc điểm và thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ
2.2.1.3. Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm tốn, Ban kiểm sốt:
Tổng hợp kết quả khảo sát: CÂU HỎI TRẢ LỜI KHƠNG TRẢ LỜI CĨ KHƠNG MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT: C.Hội đồng Quản trị:
11. Hội đồng Quản trị cĩ các cuộc họp định kỳ để thiết lập các chính sách, mục tiêu mới và xem xét, đánh giá lại hoạt động của doanh nghiệp kg?
35 1
12. Biên bản của các cuộc họp này cĩ đƣợc soạn thảo, ký xác nhận đầy đủ, đúng thời gian khơng?
32 4
13. Hội đồng quản trị cĩ đƣợc cung cấp đầy đủ và kịp thời các thơng tin quan trọng về báo cáo tài chính, chiến lƣợc kinh doanh, các hợp đồng và cam kết quan trọng khơng?
14. Hội đồng Quản trị cĩ giám sát, kiểm tra các chi phí của các nhân sự cấp cao (nhƣ chi phí đi cơng tác, chi phí tiếp khách,..) khơng?
20 16
Theo kết quả khảo sát:
- Hội đồng Quản trị cĩ các cuộc họp định kỳ để thiết lập các chính sách, mục tiêu mới và xem xét, đánh giá lại hoạt động của doanh nghiệp (35/36 ngƣời trả lời “cĩ”).
- Biên bản của các cuộc họp này cĩ đƣợc soạn thảo, ký xác nhận đầy đủ, đúng thời gian (32/36 ngƣời trả lời “cĩ”).
- Hội đồng quản trị cĩ đƣợc cung cấp đầy đủ và kịp thời các thơng tin quan trọng về báo cáo tài chính, chiến lƣợc kinh doanh, các hợp đồng và cam kết quan trọng (34/36 ngƣời trả lời “cĩ”).
- Hội đồng Quản trị cĩ giám sát, kiểm tra các chi phí của các nhân sự cấp cao (nhƣ chi phí đi cơng tác, chi phí tiếp khách,..) (20/36 ngƣời trả lời “cĩ”).
Theo kết quả phỏng vấn và xem xét tài liệu:
- Nội quy cơng ty cĩ quy định rõ các khoản chi phí (nhƣ chi phí cơng tác, tiếp khách…) của các nhân sự cấp cao (cũng nhƣ của nhân viên) theo từng loại chi phí, từng chức vụ, vị trí của nhân sự, nên các chi phí này sẽ đƣợc phịng kế tốn duyệt chi, những khoản chi bất thƣờng vƣợt quá hạn mức sẽ phải trình lên Tổng Giám đốc xét duyệt, Hội đồng Quản trị khi xem xét BCTC và các báo cáo khác theo định kỳ sẽ rà sốt lại hoặc kiểm tra các khoản chi bất thƣờng.
- Hội đồng Quản trị tham gia điều hành và giám sát hoạt động của cơng ty. Hội đồng Quản trị gồm 5 thành viên, trong đĩ Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm nhiệm chức vụ Tổng Giám đốc. Chủ tịch Hội đồng Quản trị cũng là ngƣời đại diện phần vốn gĩp của nhà nƣớc (42%). Hai thành viên khác trong Hội đồng Quản trị kiêm nhiệm vị trí Phĩ Tổng giám đốc.
theo các quy định về quản trị cơng ty đại chúng của Luật doanh nghiệp và Thơng tƣ 121/2012/TT-BTC. Một phần trong nội dung cuộc họp là xem xét, đánh giá lại hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời thiết lập các chính sách mục tiêu mới. Các cuộc họp này đều đƣợc lập biên bản, soạn thảo, ký xác nhận đầy đủ, đúng thời gian. Hội đồng Quản trị đƣợc cung cấp đầy đủ, kịp thời các thơng tin quan trọng về BCTC, chiến lƣợc kinh doanh, các hợp đồng và cam kết quan trọng khác.
- Cơng ty khơng cĩ Ủy ban kiểm tốn, khơng cĩ bộ phận kiểm tốn nội bộ, nhƣng cĩ ký hợp đồng với đơn vị kiểm tốn độc lập sốt xét BCTC giữa niên độ và kiểm tốn BCTC cuối năm theo quy định về cơng bố thơng tin của cơng ty đại chúng theo Luật chứng khốn và Thơng tƣ 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 (thay thế cho Thơng tƣ 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010).
- Ở Việt Nam, theo Luật Doanh Nghiệp5, tại điều 94 của Luật Doanh Nghiệp cĩ ghi rõ: “Cơng ty cổ phần cĩ trên mƣời một cổ đơng là cá nhân hoặc cĩ cổ đơng là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của cơng ty phải cĩ Ban kiểm sốt”. Trong đĩ cũng cĩ quy định thành viên Ban kiểm sốt khơng đƣợc giữ các chức vụ quản lý cơng ty, cũng nhƣ khơng phải là những ngƣời cĩ liên quan của thành viên Hội đồng Quản trị, của Tổng Giám đốc và những ngƣời quản lý khác. Trong Luật Doanh nghiệp cũng quy định cĩ ít nhất một thành viên Ban kiểm sốt cĩ chuyên mơn về kế tốn nhằm cĩ thể kiểm sốt đƣợc cơng tác kế tốn của đơn vị. Ban kiểm sốt thực hiện giám sát việc điều hành và quản lý cơng ty của Hội đồng quản trị, Giám đốc hay Tổng Giám đốc, kiểm tra và chịu trách nhiệm việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc giao trƣớc Đại hội đồng cổ đơng. Vì vậy, sự hữu hiệu của Ban kiểm sốt cĩ ảnh hƣởng lớn đến mơi trƣờng kiểm sốt.
- Ban kiểm sốt của đơn vị gồm cĩ 3 thành viên, do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra, quy chế hoạt động của Ban kiểm sốt đƣợc lập thành văn bản cụ thể. Trong Ban kiểm sốt cĩ 2 thành viên kiêm nhiệm cơng việc bao gồm 1 thành viên làm kế tốn tại chi nhánh Cần Thơ, 1 thành viên là nhân viên Phịng Kế hoạch- Kỹ thuật ĐT và KD BĐS.
2.2.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Tổng hợp kết quả khảo sát: Tổng hợp kết quả khảo sát: CÂU HỎI TRẢ LỜI KHƠNG TRẢ LỜI CĨ KHƠNG MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT:
D. Triết lý quản lý và phong cách điều hành:
15. Các nhà quản lý và các nhân viên khác trong đơn vị/bộ phận cĩ cùng nhau bàn bạc về ngân quỹ hoặc các mục tiêu tài chính, kinh doanh khơng?
7 28 1
16. Doanh nghiệp cĩ chấp nhận mức độ rủi ro kinh doanh là mạo hiểm khơng?
27 9
17. Trong doanh nghiệp cĩ thƣờng xảy ra biến động nhân sự ở vị trí quản lý khơng?
35 1
18. Các nhà quản lý cĩ thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng các nguyên tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách khơng khơng?
16 20
19. Doanh nghiệp cĩ sẵn sàng điều chỉnh những báo cáo tài chính khi phát hiện ra sai sĩt khơng?
15 1 20
20. Nhân viên kế tốn của các chi nhánh cĩ chịu sự quản lý của kế tốn trƣởng cơng ty khơng?
16 20
- Các nhà quản lý và các nhân viên khác trong đơn vị/bộ phận khơng cùng nhau bàn bạc về ngân quỹ hoặc các mục tiêu tài chính, kinh doanh (theo kết quả khảo sát 28/36 ngƣời trả lời “khơng”).
- Cơng ty cĩ họp giao ban hàng tháng và họp đột xuất giữa Ban lãnh đạo và trƣởng các bộ phận, các phịng ban để bàn bạc và đƣa ra các giải pháp để giải quyết
những vấn đề trong sản xuất, kinh doanh. Các phịng, các bộ phận báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đƣợc giao với Ban lãnh đạo cơng ty và nghe phổ biến việc triển khai nhiệm vụ, kế hoạch kỳ tới. (Theo kết quả phỏng vấn).
- Đối với các nhà quản lý ở các chi nhánh, cửa hàng, xí nghiệp, nhà máy, do cách trở về địa lý, cĩ thể báo cáo, nêu ý kiến với Ban lãnh đạo thơng qua các phƣơng tiện thơng tin, các báo cáo nội bộ. (Theo kết quả phỏng vấn).
- Các trƣởng phịng hay trƣởng bộ phận, chi nhánh,..thƣờng chỉ truyền đạt mục tiêu kinh doanh, mục tiêu tài chính, các vấn đề ngân quỹ theo nội dung đƣợc phổ biến từ Ban Giám đốc, ít cùng nhau bàn bạc với nhân viên. (Theo kết quả phỏng vấn).
- Doanh nghiệp khơng chấp nhận mức độ rủi ro kinh doanh là mạo hiểm (27/36 ngƣời trả lời “khơng”).
- Trong doanh nghiệp ít xảy ra biến động nhân sự ở vị trí quản lý (35/36 ngƣời trả lời “khơng”).
- Các nhà quản lý luơn cĩ thái độ và hành động khá đúng đắn trong việc áp dụng các nguyên tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên BCTC, tránh việc gian lận, giả mạo chứng từ, sổ sách (kết quả khảo sát: 16/36 ngƣời, là những ngƣời cĩ liên quan đến cơng tác kế tốn hoặc am hiểu cơng tác kế tốn, trả lời “cĩ”).
- Nhà quản lý cũng sẵn sàng điều chỉnh những BCTC khi phát hiện sai sĩt mang tính trọng yếu (15/36 ngƣời trả lời “cĩ”).
- Nhân viên kế tốn các chi nhánh, cửa hàng chịu sự quản lý của kế tốn trƣởng cơng ty theo quy định tổ chức cơng tác kế tốn của đơn vị (16/36 ngƣời, là những ngƣời cĩ liên quan đến cơng tác kế tốn hoặc am hiểu cơng tác kế tốn, trả lời “cĩ”).
2.2.1.5. Cơ cấu tổ chức:
Tổng hợp kết quả khảo sát:
CÂU HỎI TRẢ LỜI
KHƠNG TRẢ CĨ KHƠNG
LỜI
MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT: E. Cơ cấu tổ chức:
21. Doanh nghiệp cĩ xây dựng sơ đồ về cơ cấu tổ chức khơng? 24 12
22. Sơ đồ về cơ cấu tổ chức cĩ đƣợc cập nhật kịp thời (ngay khi cĩ sự thay đổi) khơng?
28 8
23. Cơ cấu tổ chức cĩ phù hợp với quy mơ cơng việc và độ phức tạp của cơng việc khơng?
12 22 2
24. Quyền hạn và trách nhiệm cĩ đƣợc phân chia rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản khơng?
22 8 6
25. Cơ cấu tổ chức phân định chức năng và quyền hạn cĩ bị chồng chéo khơng?
14 10 12
26. Mọi quan hệ trong báo cáo tại doanh nghiệp cĩ rõ ràng khơng? (Các nhân viên cĩ biết mình phải báo cáo về vấn đề gì? Cho ai, khi nào khơng?)
30 1 5
27. Nhà quản lý cĩ đánh giá định kỳ sự thay đổi cơ cấu tổ chức theo sự thay đổi của các điều kiện kinh doanh khơng?
31 5
28. Cĩ văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hĩa hoạt
động của từng bộ phận trong doanh nghiệp khơng? 33 3
- Doanh nghiệp cĩ xây dựng sơ đồ tổ chức đơn giản gồm các phịng ban chức năng, các chi nhánh, cửa hàng, đơn vị trực thuộc (theo kết quả xem xét tài liệu và kết quả khảo sát: 24/36 ngƣời trả lời “cĩ”). Sơ đồ cơ cấu tổ chức khơng đƣợc cập nhật kịp thời (28/36 ngƣời trả lời “khơng”).
- Cơ cấu tổ chức cịn chƣa thực sự phù hợp với quy mơ và tính chất cơng việc của đơn vị (22/36 ngƣời trả lời “khơng”, cịn chồng chéo chức năng kinh doanh giữa phịng Kinh doanh và Phịng Xuất nhập khẩu (theo kết quả phỏng vấn và khảo
sát: 14/36 ngƣời, là những ngƣời thuộc các phịng ban tại trụ sở chính của đơn vị, trả lời “cĩ”).
- Quyền hạn và trách nhiệm cĩ đƣợc phân chia rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản (22/36 ngƣời trả lời “cĩ”). Các vị trí quản lý của đơn vị đƣợc bổ nhiệm bằng văn bản chính thức, nêu rõ vai trị và trách nhiệm của từng nhà quản lý. Nhà máy sản xuất xi măng và Phịng kế hoạch – Kỹ thuật Đầu tƣ cĩ quy chế hoạt động đƣợc lập thành văn bản, các phịng ban và các cá nhân khác đƣợc phân chia trách nhiệm theo tập quán, khơng cĩ văn bản cụ thể (theo kết quả phỏng vấn và xem tài liệu).
- Mọi quan hệ trong báo cáo tại doanh nghiệp rõ ràng, đúng lúc, gửi đến đúng ngƣời cần nhận báo cáo (30/36 ngƣời trả lời “cĩ”).
- Nhà quản lý khơng định kỳ đánh giá sự thay đổi cơ cấu tổ chức theo sự thay đổi điều kiện kinh doanh (31/36 ngƣời trả lời “khơng”).
- Khơng cĩ các văn bản quy định chính sách để cụ thể hĩa hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp (33/36 ngƣời trả lời “khơng”).