7. Cấu trúc nghiên cứu
3.3.4. Cải thiện cơ sở vật chất cho các khóa học
Các khóa đào tạo thƣờng tổ chức trên hội trƣờng hoặc phòng họp của các phòng ban. Hiện tại hệ thống dụng cụ công cụ, phục vụ cho học tập cịn thiếu chính vì thế gây ảnh hƣởng đến cơng tác đào tạo. Hơn nữa tại cơng ty TNHHSX-HTD Bình Tiên, tuy trƣớc mỗi khóa học diễn ra công tác chuẩn bị khá tốt nhƣng hiện khơng có đội ngũ riêng để chuẩn bị, hỗ trợ lớp học trong quá trình học nhƣ cung cấp văn phòng phẩm cho các buổi học, sắp xếp bàn ghế, chuẩn bị đồ ăn, nƣớc uống. Vì vậy quá trình giảng dạy còn gặp phải những trở ngại không tốt.Việc cải thiện cơ sở vât chất, kỹ thuật sẽ giúp cho công tác hỗ trợ lớp học tốt hơn. Do đó cần có một số biện pháp nhƣ sau:
- Công ty cần đầu tƣ thêm các thiết bị kỹ thuật mới, bổ sung các thiết bị còn thiếu, thay thế thiết bị cũ và hỏng. Nếu cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, đầy đủ sẽ giúp đảm bảo tính ổn định và đạt hiệu quả cao nhất cho khóa học.
- Bộ phận thƣ kí, đào tạo ở P.TCNS&HCPL đƣợc cử để hỗ trợ lớp học, có thể tổ chức những bữa ăn nhẹ hoặc nghỉ giải lao giữa giờ nhằm tạo khơng khí thoải mái, tinh thần học tập tốt hơn cho học viên.
- Cán bộ phụ trách đào tạo hoặc thƣ kí khóa học nên thƣờng xuyên kiểm tra công cụ, các trang thiết bị phục vụ lớp học để nếu hỏng thì kịp thời thay thế tránh làm ảnh hƣởng đến công tác đào tạo.
- Trong buổi học nên sử dụng các phƣơng tiện hiện đại nhƣ máy chiếu, thiết bị âm thanh cần thiết và cần bố trí hợp lý để học viên dễ dàng quan sát theo dõi… Sử dụng máy vi tính với mạng Internet cũng giúp đem lại hiệu quả cao hơn: giảng viên hƣớng dẫn cung cấp thêm cho học viên những tài liệu thông qua các tài liệu điện tử nhƣ video, đĩa…để nhân viên có thể dễ dàng cập nhật lƣợng thơng tin, thực hành và giúp ghi nhớ tốt hơn.
- Giảng viên nên cử thêm các học viên trong lớp hỗ trợ mình chuẩn bị trƣớc giờ giảng dạy. Nhƣ vậy mọi ngƣời sẽ cùng có trách nhiệm và ý thức hơn về việc chuẩn bị cơ sở vật chất đầy đủ trƣớc khi buổi học diễn ra.
Tác giả đề xuất áp dụng các bƣớc sau vào công ty TNHH SX-HTD Bình Tiên:
Bƣớc 1: Phịng KTTC lập trình quỹ cho trang thiết bị học với Ban TGĐ. Dự kiến 50-60 tr/ năm (có thể thay đổi theo năm và nhu cầu)
Bƣớc 2: Lập kế hoạch hàng năm để các phòng ban kiểm tra theo định kì 2 tháng/lần nhƣ bảng 3.4 dƣới đ y:
Bảng 3. 4 Kế hoạch kiểm tra thiết bị văn phòng
STT Phòng ban Thời gian
01 P.KTTC Tháng 2 02 P.VTKH-KD Tháng 4 03 P.ĐGCL Tháng 6 04 P. TCNS&HCPL Tháng 8 05 P. NC&PTSP Tháng 10 06 Khối văn phòng Xƣởng Tháng 12
(Nguồn : Tác giả thực hiện)
Bƣớc 3: Các phòng ban trực kiểm tra thực hiện theo dõi, báo cáo và sửa chữa nếu có để đảm bảo các khóa đào tạo diễn ra sn sẻ.
3.3.5. Hồn thiện qui trình lấy phản hồi của học viên trong và sau khóa học
Hiện nay, công ty chƣa chú trọng và xây dựng quy trình lấy ý kiến phản hồi của nhân viên trong và sau khi tham gia khóa học để có những bƣớc cải tiến, điều chỉnh cho phù hợp với các học viên. Nếu có thì cũng chỉ lấy ý kiến đánh giá giảng viên ở một vài khóa học và cũng rất sơ sài vì thế việc thu thập dữ liệu phản hồi chƣa có và cũng khơng kịp khắc phục những bất cập nếu có gây tốn chi phí và thời gian. Vậy nên thu thập thông tin bằng cách lấy ý kiến học viên trong và sau thời gian học là công cụ hỗ
trợ đắc lực cho giảng viên nâng cao chất lƣợng, tiết kiệm chi phí và thời gian. Ban giám đốc và P.TCNS&HCPL nên làm các bảng điều tra online. Việc làm bản điều tra online sẽ giúp cho một lƣợng lớn các nhân sự giảm tải thời lƣợng phải lƣu trữ và nhập thông tin diều tra từ học viên và thời gian có kết quả đánh giá điều tra cũng nhanh và chính xác hơn.
Đối với việc lấy ý kiến phản hồi của học viên trong khóa học, lựa chọn thời gian đánh giá là trƣớc khi học viên thi sẽ đảm bảo mục tiêu là 100% học viên tham dự trả lời phiếu điều tra thơng tin. Mỗi khóa đào tạo, bộ phận đào tạo của cơng ty đều có cuộc khảo sát học viên theo môn học về giảng viên, chƣơng trình học qua “Phiếu thu thập thơng tin khóa học”. Trên phiếu thu thập thơng tin có các ý kiến chung nhƣ sau:
- Học viên có hài lịng về chƣơng trình đào tạo, nội dung và phƣơng pháp giảng dạy không? Kiến thức đào tạo có logic đễ hiểu hay không? Phƣơng pháp đào tạo của giảng viên nhƣ thế nào? Đánh giá của học viên về cơ sở vật chất, công tác chuẩn bị, giảng viên.
- Học viên có những đóng góp gì để cải thiện khóa học?
- Thu thập thông tin đánh giá mức độ hài lòng của học viên về chƣơng trình với thang điểm thực hiện đánh giá từ 1 đến 5 đo các mức độ hài lòng và qui đổi ra phần trăm. Mục đích là để đánh giá đƣợc sự hài lòng của học viên khi tham gia khóa đào tạo. Sự phản hồi của học viên này nếu thƣờng xuyên thực hiện giúp nhìn nhận từng khóa học một cách sâu sắc và toàn diện hơn. Đ y sẽ là căn cứ để đánh giá tính hiệu quả của chƣơng trình nói riêng và đào tạo của cơng ty nói chung.
Đối với việc lấy ý kiến phản hồi của học viên sau khóa học, P.TCNS&HCPL nên thực hiện theo dõi hồn thiện cơng tác lấy kết quả chƣơng trình đào tạo sau đào tạo từ 3 đến 6 tháng từ khi khóa học kết thúc. Các cấp quản lý sẽ theo dõi và thực hiện báo cáo kết quả đào tạo thông qua đánh giá kết quả công việc liên quan đến các nội dung khóa đào tạo của nhân viên. Đ y sẽ là căn cứ và giúp hoàn thiện việc đánh giá nh n viên để từ đó có chính sách sử dụng, đề bạt, thuyên chuyển hợp lý. P.TCNS&HCPL rà soát
định kỳ đánh giá, quy hoạch cán bộ cho tƣơng lai cơng ty có thể sử dụng phƣơng pháp thang đo đánh giá đồ họa. Trong phƣơng pháp này ngƣời đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công việc của đối tƣợng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao. Công ty TNHH SX-HTD Bình Tiên có thể thực hiện theo các bƣớc sau:
Bƣớc 1 :Xây dựng các tiêu chí đánh giá thơng qua bản mơ tả yêu cầu công vệc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và trao đổi trực tiếp với nhân sự có kinh nghiệm về cơng việc đó để xây dựng các tiêu chí phù hợp. Từ đó chia các tiêu chí thành các mức độ ứng với một điểm nhất định. Mẫu phiếu đánh giá đƣợc thiết kế chi tiết bằng cách mô tả ngắn gọn tiêu chí đánh giá đã chọn.
Bƣớc 2 :Gửi mẫu phiếu đánh giá đến các đơn vị, sau đó cấp quản lý sẽ phổ biến tới cán bộ nh n viên. Ngƣời đánh giá, thƣờng là cán bộ quản lý, căn cứ vào mức độ thực hiện công việc và đánh dấu vào thang đo tƣơng ứng trên phiếu đánh giá. Kết quả là tổng số điểm hoặc trung bình số điểm theo các tiêu chí.
Bƣớc 3 :Phiếu đánh giá đƣợc tổng hợp lại trao đổi thảo luận với các phòng ban bộ phận liên quan để đƣa đến kết quả thống nhất.
Bƣớc 4 :Thông báo kết quả đánh giá tới ngƣời học viên để giúp họ nắm bắt nhằm hoàn thiện hơn bản thân.
Bƣớc 5: Lƣu trữ các kết quả đánh giá trong hồ sơ nh n viên để làm cơ sở cho các quyết định nhân sự trong tƣơng lai: Thăng tiến, thuyên chuyển, đào tạo chuyên sâu...
3.3.6. Chuẩn bị kinh phí đào tạo và chính sách hỗ trợ sau đào tạo
Hiện nay, nguồn kinh phí dành cho đào tạo chƣa đƣợc xây dựng kế hoạch cụ thể, kinh phí thƣờng dựa vào kết quả đào tạo của khóa học và chƣa đƣợc đầu tƣ nhiều. Kinh phí đào tạo là căn cứ để đánh giá hiệu quả đào tạo đồng thời cũng giúp những ngƣời tham gia khóa đào tại có tinh thần trách nhiệm và coi trọng khóa đào tạo hơn, điều này
là vô cùng quan trọng đối với một công ty kinh doanh. Kinh phí đào tạo tại cơng ty hiện nay vẫn chƣa tƣơng xứng với số lƣợng lao động đƣợc đào tạo, chi phí bình qn vẫn cịn thấp nên chƣa tạo đƣợc động lực lớn cho cán nhân viên trong cơng ty. Chi phí đào tao là một trong những nhân tố góp phần khơng nhỏ tới hiệu quả đào tạo tại cơng ty. Do đó cần có bảng điều chỉnh mức phí theo năm để phù hợp với từng thời kỳ phát triển của công ty và biến động nhân sự.
Vì vậy, để có thể đƣợc sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí của cơng tác đào tạo thì cơng ty cần phải thực hiện:
- Xác định các khoản chi phí dành cho đào tạo đầy đủ để khi thực hiện kế hoạch đào tạo sẽ khơng xảy ra vào tình trạng vƣơt chi hay thiếu thu.
- Xác định số lƣợng kinh phí và nguồn kinh phí ban đầu hằng năm dựa vào nhu cầu đào tạo tổng hợp đầu năm.
- Chi phí cho các khóa đào tạo căn cứ vào mục tiêu l u dài đã đề ra để ra để bộ phận kế tốn dự tính chính xác nhất kinh phí đào tạo cho từng năm cụ thể.
- Nhằm có nguồn kinh phí đào tạo ổn định để thực hiện đƣợc các hoạt động đào tạo theo đúng kế hoạch thì cần phải lập thành quỹ đào tạo riêng vì đ y cũng là một hoạt động diễn ra khá thƣờng xuyên của cơng ty, cơng tác này hoạt động tốt thì hoạt động đào tạo mới chủ động và diễn ra tốt đƣợc.
Nên tăng nguồn kinh phí cho giáo viên nhƣ sau:
Tùy vào tính chất khóa đào tạo và nội dung giảng dạy từ đó BTC đề xuất khen thƣởng và kỷ luật giảng viên hợp lý. Nhƣ vậy, những giảng viên sẽ có trách nhiệm với khóa học và học viên của mình hơn, khơng những các học viên cố gắng trong khóa học mà các giảng viên cũng phải cùng có nỗ lực chung.
Tiền bồi dƣỡng đào tạo
Giảng viên chính 300,000 đồng/ ngƣời/ngày
Thƣ ký 200,000 đồng/ ngƣời/ ngày
Ghi chú: 1 ngày = 8 tiếng
Về chính sách đào tạo cần có một cơ chế chính sách đào tạo nhƣ: cơ chế về tài chính, cơ chế cử nhân viên phịng ban đi đào tạo, cơ chế sử dụng học viên sau đào tạo, cơ chế đầu tƣ cho cơ sở vật chất… Đảm bảo các quyền lợi cho ngƣời lao động: đƣợc thanh toán tiền học phí, tàu xe, cơng tác phí trong thời gian đƣợc cử đi học. Đƣợc hƣởng lƣơng khoán, thƣởng từ lợi nhuận hoặc tiền hỗ trợ từ quỹ phúc lợi nếu có kết quả đào tạo và kết quả công việc tốt.
Dƣới đ y là bảng 3.5 đề xuất cụ thể về các biện pháp có thể áp dụng để hỗ trợ sau khi kết thúc các khóa đào tạo tại Cơng ty TNHH-SXHTD Bình Tiên:
Bảng 3. 5 Giải pháp theo thang điểm kết quả
THANG ĐIỂM XẾP LOẠI GIẢI PHÁP Dƣới 5.0 điểm Yếu * ghi chú: kết quả này sẽ cập nhật vào kết quả sau đào tạo (khơng tính kết quả thi lại)
Xem xét lại việc giữ và loại bỏ nhân sự vì nhân sự chƣa có ý thức chủ động tiếp xúc kiến thức mặc dù đã đƣợc cán bộ đào tạo sát hạch và đốc thúc thƣờng xuyên
Từ 5 -> dƣới 7.0
Trung bình Cho nh n viên làm bài test nhanh để cho nhân viên tự kiểm tra và hệ thống lại kiến thức, nhân viên tự chủ động liệt kê
điểm kiến thức còn thiếu và yêu cầu cán bộ đào tạo hỗ trợ cung cấp, bổ sung trong thời hạn nhất định.
Từ 7.0-> dƣới 8.0 điểm
Khá Cán bộ đào tạo yêu cầu nhân viên tự bổ sung kiến thức còn thiếu trong thời gian nhất định
Từ 8.0 - > dƣới 9.0 điểm
Giỏi Cán bộ đào tạo biểu dƣơng tinh thần tự giác học tập và tiếp cận tri thức của học viên. Khuyến khích học viên phát huy tinh thần tự giác học tập và học hỏi trong công việc và các chƣơng trình đào tạo tiếp theo, ghi nhận và lƣu lại hồ sơ nh n sự và cân nhắc trong việc lựa chọn đào đội ngũ chuyên viên cho công ty.
Từ 9.0-> 10 điểm
Xuất sắc Khen thƣởng và biểu dƣơng nh n viên về tinh thần học tập và khả năng tiếp thu cao, khuyến kích học viên chia sẻ kinh nghiệm và phƣơng pháp học tập cho các bạn học viên đƣợc đào tạo cùng khóa học, yêu cầu nhân sự lƣu lại kết quả để bình xét lên cấp quản lý cao hơn, lựa chọn học viên này để nâng cấp và đào tạo chuyên sâu.
(Nguồn : Tác giả thực hiện)
3.3.7. Chính sách đãi ngộ sau đào tạo
Đãi ngộ là một trong những cách thức thu hút và giữ chân nhân viên gắn bó lâu dài với cơng ty. Nó cịn giúp động lực, khuyến khích nhân viên làm việc phục vụ cho sự phát triển Công ty. Từ những đánh giá trong và sau đào tạo, cơng ty sẽ có những căn cứ thực hiện những chính sách đãi ngộ để có thể giữ lại những nhân sự có tiến bộ, nắm vững và có ích sau đào tạo. Bố trí, sử dụng nhân viên sau đào tạo và đƣa ra những đãi
ngộ thích hợp cần đƣợc quan tâm và chú trọng để tận dụng đƣợc nguồn lao động sau đào tạo, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực. Nếu làm đƣợc điều này thì nguồn nhân lực đó sẽ là nịng cốt, trung thành cho công ty. Nhƣ vậy việc tổ chức đào tạo cho nhân viên mới có hiệu quả và ý nghĩa. Tác giả đề xuất các bƣớc thức hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: P.TCNS &HCPL tổng hợp các học viên có xếp loại kết quả cơng việc hằng năm từ loại A trở lên.
Bƣớc 2: Cấp quản lý từng phòng ban dựa vào kết quả để tăng lƣơng hoặc bố trí cơng việc mới.
Bƣớc 3: Cấp quản lý từng phòng ban đánh giá lại kết quả của các học viên sau khi thuyên chuyển hoặc tăng lƣơng. Nếu tốt thì giữ ngyên ức đãi ngộ, nếu khơng thì thuyên chuyển lại vị trí cũ.
3.3.8. Hồn thiện kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực:
Xác định nhu cầu đào tạo là bƣớc đầu tiên và cũng là bƣớc quan trọng nhất trong quy trình đào tạo nguồn nhân lực cho cơng ty, nó có ảnh hƣởng đến kết quả, chi phí và hiệu quả đào tạo. Do đó, nếu hoạt động này đƣợc thực hiện không tốt sẽ gây ra những hậu quả khó khắc phục và lãng phí. Hiện nay công tác này đang đƣợc các học viên hài lòng và thực hiện tƣơng đối tốt. P.TCNS&HCPL nên tiếp tục phát huy đồng thời thêm một bƣớc khi xác định nhu cầu đào tạo đó là ph n chia theo trình độ, vị trí cơng việc để có thể xếp lớp hiệu quả hơn. Có nhƣ vậy thì việc lập kế hoạch đào tạo mới có ý nghĩa. Hơn nữa, việc xác định nhu cầu đào tạo cũng phải dựa trên nguyện vọng của ngƣời lao động do họ là ngƣời hiểu rõ những kiến thức kỹ năng mình cịn thiếu sót những gì. Tại cơng ty TNHHSX-HTD Bình Tiên cũng đã thƣc hiện việc các đơn vị đăng ký nhu cầu đào tạo và gửi lên Ban giám đốc phê duyệt nhƣng dựa trên yêu cầu của cấp quản lý. Công ty nên xác định thêm nhu cầu đào tạo từ nhân viên sẽ mang lại kết quả cao hơn. Nhu cầu đào tạo từ hai phía, sau đó gửi về P.TCNS&HCPL tổng hợp lại, so sánh, cân
nhắc với hai cơ sở nêu trên. Sau khi tổng hợp nhu cầu xong thì trình lên Ban giám đốc phê duyệt.
Để có thể có kế hoạch hồn thiện và khả thi thì P.NS&HCPL nên dựa vào kế hoạch