CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Phịng Tổ Chức Hành Chính, Nhân Sự ' ' ' ’--------------\ - Phịng ~ Tài Phịng Bộ Chính Kinh Phận Kế Doanh Bổ Bộ Phận Bổ Sung Bộ Phận Bảo Vệ Bộ Phần Buồng Phòng Bộ Phận Bếp Bộ Phận Le Tân Bộ Phận Kỹ Thuật
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức South Wind Hotel
Khách sạn South Wind được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng, đứng đầu là giám đốc khách sạn, hỗ trợ cho giám đốc có hai phó giám đốc phụ trách chức năng về tổ chức hành chánh và phụ trách về nghiệp vụ và 1 quản lý quản lý chung mọi hoạt động của khách sạn.
-I- Nhiệm vụ từng bộ phận Tổng Giám Đốc
Là người đứng đầu quản lý và điều hành tồn bộ khách sạn thơng qua 2 Phó giám đốc và 1 Quản lý, đề ra và thực hiện những chính sách, chiến lược kinh doanh cho khách sạn đưa ra các chương trình và kế hoạch liên quan đến nhân sự, đề ra các chiến lược về Marketing và quản lý tài chính.
Phó Giám Đốc
Nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc và điều hành các hoạt động kinh doanh của khách sạn, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của khách sạn, xử lý các hoạt động hằng ngày và giải quyết nhanh chóng các vấn đề khẩn cấp của khách sạn, chịu trách nhiệm về vấn đề phúc lợi và an toàn nhân viên của khách sạn và của khách.
Quản lý
Nhận sự chỉ đạo từ giám đốc trực tiếp sử lý các sự cố và công việc tức thời cho khách sạn, chịu trách nhiệm các vấn đề về cơng chúng quản lí rủi ro, quan sát giám sát toàn khách sạn báo cáo kết quả, đóng góp xây dựng chiến lượt phát triển cho khách sạn.
Bộ phận Nhân sự
Có trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo về nghiệp vụ, điều phối nhân viên, huấn luyện và tái huấn luyện nhân viên, lên kế hoạch các chương trình phát triển nhân sự, chịu trách nhiệm về tiền lương, thưởng, quan hệ lao động, định hướng mối quan hệ giữa các nhân viên trong khách sạn.
Theo dõi, quản lý và đặt hàng các sản phẩm cần thiết cho việc duy trì quá trình hoạt động, xem xét và trình bày cấp trên về các yêu cầu mua sắm, sửa chữa, thay mới các trang thiết bị của mỗi thiết bị, kiểm sốt các chi phí hoạtđộng của khách sạn, kết toán giá thành, theo dõi thu và chi, kiểm tra các hóa đơn mua hàng của khách.
Bộ phận kinh doanh (Sale&Marketing)
Thu hút nguồn khách bên ngoài và giữ mối quan hệ với khách hàng trung thành của khách sạn, đưa ra các ý tưởng marketing cho khách sạn, kích thích người tiêu dùng, có trách nhiệm duy trì và tìm nguồn khách mới. Nhiệm vụ liên lạc và kết hợp với các đại lý du lịch, công ty lữ hành để bán phịng hoặc tìm đến các cơng ty, doanh nghiệp đang có nhu cầu tổ chức các chuyến đi cho nhân viên để duy trì doanh thu cho khách sạn.
Bộ phận buồng phòng
Chịu trách nhiệm về việc dọn vệ sinh hằng ngày hoặc theo định kì các phịng khách lưu trú. Cụ thể như làm sạch các đồ vải, vệ sinh thảm, lau chùi đồ nội thất trong phòng hoặc theo yêu cầu của khách, chuẩn bị giường ngủ, chăn màn và cung cấp các dịch vụ bổ sung cho khách. Kiểm tra chất lượng và số lượng đồ vải khi giao cho bộ phận giặt ủi, làm vệ sinh các khu vực công cộng, khu vực tiền sảnh.
Bộ phận lễ tân
Là bộ phận đầu tiên cũng là bộ phận cuối cùng tiếp xúc với khách hàng, nhận đặt phòng, đăng ký khu nghỉ dưỡng, cung cấp các dịch vụ như: Gửi thư từ, bưu phẩm làm thủ tục thanh tốn cho khách.
Đóng vai trị quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt với khách hàng, nắm bắt được nhu cầu, lưu giữ thông tin của khách hàng. Được xem là bộ mặt của khách sạn, đại diện cho khách sạn chào đón khách khi lưu trú và tiễn khách khi đi. Giải quyết, hỗ trợ các thắc mắc, khó khăn và phàn nàn từ khách, giới thiệu hướng dẫn hỗ trợ khách khi có nhu cầu về tour du lịch.
Bộ phận kỹ thuật
máy điều hịa khơng khí, thực hiện những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.Có trách nhiệm bảo quản, quản lý cơ sở vật chất máy móc để đảm bảo việc vận hành nhằm để phục vụ kinh doanh của khách sạn diễn ra bình thường.
Phối hợp xử lý các sự cố kỹ thuật trong việc vận hành máy móc, thiết bị trong khách sạn một cách nhanh chóng và kịp thời, đáp ứng yêu cầu kinh doanh của khách sạn.
Bộ phận bảo vệ
Phụ trách bảo đảm an tồn về tài sản tính mạng cho khách hàng và khách sạn. Hỗ trợ các bộ phận khác khi có việc liên quan đến trang thiết bị, cơ sở vật chất.
Bộ phận bếp
Bộ phận này chịu trách nhiệm chuẩn bị món ăn cho các dịch vụ nhà hàng cung cấp cho khách hàng. Trong bộ phận bếp được chia thành bếp nóng và bếp bánh. Kiểm kê số lượng và chất lượng các nguyên vật liệu và báo cáo cho các bộ phận kế toán khi cần thêm. Chế biến và kiểm tra món ăn sau khi được chế biến. Dọn dẹp kho dụng cụ nhà hàng, các khu vực bếp, sắp xếp lại các kệ và dụng cụ.
Dịch vụ bổ sung
Quầy bán tour, cửa hàng bán quà lưu niệm, dịch vụ massage góp phần vào sự phát triển của khách sạn. làm phong phú các sản phẩm dịch vụ của khách sạn.
2.1.4 Các dịch vụ kinh doanh của khách sạn2.1.4.1 Dịch vụ lưu trú