K t Qu inh Doanh hách S nế ạ
2.2.3 Mối quan hệ của bộ phận lễ tân và một số bộ phận khác tại khách sạn
dịch vụ tại khách sạn.
• Gửi lời cảm ơn và thể hiện sự mong muốn được phục vụ lần nữa.
> Công tác sau khi khách rời đi
- Tiến hành cập nhật tình trạng phòng để bộ phận phịng có thể theo dõi và tiếp hành bố trí dọn phịng chuẩn bị cho lượt khách tiếp theo.
- Kết tốn hóa đơn để cuối ca bàn giao cho kế toán (nếu là khách đồn chuyển hóa đơn đến công ty để thanh toán thời gian từ 14 đến 20 ngày nếu thanh toán sớm hơn sẽ được giảm 1%).
2.2.3 Mối quan hệ của bộ phận lễ tân và một số bộ phận khác tạikhách sạn khách sạn
-I- Với bộ phận buồng phòng
Mối quan hệ của bộ phận lễ tân và bộ phận phòng phải hết sức chặc chẽ để quá trình chuẩn bị phịng cũng như giải quyết tình huống phàn nàn của khách về phòng được giải quyết nhanh hơn.
Tại khách sạn South Wind khi vào đầu ca làm liệc nhân viên lễ tân phải thơng báo cho bộ phận phịng về số phòng dự kiến và thời gian dự kiến khách đến trong ngày để nhân viên bộ phận phòng sẽ lên kế hoạch làm phòng sao cho phù hợp nhất. Đồng thời bộ phận phịng cũng liên tục cập nhật thơng tin về tình trạng phòng để nhân viên lễ tân có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp hay bán phòng đột xuất.
Khi khách check-out bộ phận phòng sẽ nhận nhiệm vụ kiểm phòng và báo lại cho lễ tân để lễ tân tiến hành xuất hóa đơn thanh tốn về các dịch vụ bổ sung trong phòng cũng như các hư hại mà khách gây ra để thông báo khách bồi thường.
-I- Với bộ phận Sale-Marketing
Hai bộ phận này có mối quan hệ mật thiết với nhau, bộ phận sale có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng cịn bộ phận lễ tân có nhiệm vụ giữ chân họ.
Ở khách sạn South Wind thơng tin đặt phịng và các yêu cầu đặt biệt của khách sẽ được bộ phận Sale-Marketing ghi nhận và chuyển xuống cho bộ phận lễ tân để nhân viên lễ tân dựa vào thông tin và yêu cầu của khách mà sắp xếp phòng cho hợp lí. Đồng thời nhân viên lễ tân cũng cập nhật thơng tin phịng trống để Sale lên kế hoạch bán phòng tăng doanh thu và công suất phòng cho khách sạn.
Hai bộ phận sẽ luôn phối hợp chặc chẽ để giải quyết những than phiền giữa 3 bên khách hàng-khách sạn-booker.
-I- Với bộ phận bảo vệ
Đối với khách sạn South Wind bộ phận bảo vệ không chỉ giữ nhiệm vụ an ninh mà còn giữ nhiệm vụ làm bellboy và nhân viên hành lý những người trực tiếp phục vụ khách. Sẽ phối hợp với nhau để đảm bảo an tồn về tài sản và tính mạng, cùng nhau giải quyết những trường hợp mất cắp, thất lạc hành lý. Nhân viên ca làm việc chiều của khách sạn sẽ liệt kê danh sách khách lưu trú chuyển cho bộ phận bảo vệ để làm báo cáo lưu trú cho công an địa phương.
-I- Với bộ phận kỹ thuật
Tuy tính chất cơng việc khác nhau nhưng lại có mối quan hệ mật thiết, khi gặp hư hỏng về các thiết bị trong phịng thì bộ phận lễ tân sẽ báo ngay cho bộ phận kỹ thuật để sửa chửa nhanh nhất. Mặt khác, bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra và báo lại cho lễ tân những phòng hư hỏng hay hư hỏng thiết bị ở khu vực công cộng, để lễ tân block phòng sửa chửa tránh ảnh hưởng tới khách đang lưu trú làm hình ảnh khách sạn xấu đi.
-I- Với bộ phận nhà hàng, massage, xông hơi
Đây là các bộ phận cung cấp dịch vụ vui chơi giải trí, bộ phận lễ tân sẽ giúp giới thiệu quảng bá cung cấp thông tin về các dịch vụ. Ngược lại các bộ phận này có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các hóa đơn mà khách hàng đã sử dụng lại cho lễ tân để lễ tân tổng hợp và theo dõi.