3.3. Giải pháp pháp đối với chính sách về sự tương tác giữa ban lãnh đạo
3.3.1. Giải pháp về việc truyền thông về các chính sách, chiến lược và tình
hình hoạt động cơng ty
Để cán bộ nhân viên ý thức được tình hình hoạt động của cơng ty hiện đang tốt xấu như thế nào, có tăng trưởng hay khơng, kế hoạch, chính sách trong tương lai của cơng ty là gì. Cán bộ lãnh đạo các phịng ban cần chú trọng giải pháp về truyền thông để cán bộ nhân viên ý thức được tầm quan trong trong công việc của mỗi người, luôn cố gắng phấn đấu hồn thành xuất sắc cơng việc đã được giao, bên cạnh đó ln nỗ lực tìm kiếm những hướng xử lý, cách giải quyết tốt hơn, có những đóng góp sáng tạo mang tính xây dựng cho cơng ty nói riêng và cho tập đồn nói chung.
Cụ thể để truyền thơng tốt, các cán bộ lãnh đạo cần lưu ý thực hiện các hoạt động như sau:
- Hoạt động giao lưu: Tổ chức các hoạt động giao lưu định kỳ để chia sẽ về các vấn đề về công việc, những vướng mắc, những khó khăn khi cán bộ nhân viên gặp phải. Từ đó ban lãnh đạo có những giải pháp xử lý triệt để. Bên cạnh đó ln cho cán bộ nhân viên biết được công ty hiện đang hoạt động như thế nào, đạt được những thành tựu gì, gặp phải những khó khăn gì, sau đó lấy ý kiến đóng góp của tất cả mọi người. Đôi khi những ý tưởng của cán bộ nhân viên cấp dưới quyền lại là những đóng góp khách quan nhất, sáng tạo nhất. Đồng thời khơng giới hạn phịng ban, có nghĩa là ngay cả phịng kinh doanh cũng có thể đưa ra những đóng góp, giải pháp cho phịng nhân sự và ngược lại. Ngồi những hoạt động liên quan đến công việc Cơng ty Cổ phần Đường Biên Hịa cịn cần tổ chức nhiều hoạt động, sân chơi thường xuyên dành cho nhân viên nhằm tạo tình đồn kết trong đơn vị, chăm sóc tinh thần cho khách hàng nội bộ, lồng vào các hoạt động này là tuyên truyền các nội dung nghiệp vụ, các thông tin về đơn vị và đặc biệt là các gương điển hình.
- Thúc đẩy nhân viên: Các hoạt động giao lưu khuyến khích các bộ nhân
viên của Công ty Cổ phần Đường Biên Hòa hiện nay nên tập trung vào các chiến dịch thi đua gắn liền với các mục tiêu hoạt động, kinh doanh của công ty cùng với phần thưởng là hiện kim hoặc hoa hồng kinh doanh. Bên cạnh đó tổ chức các khóa đào tạo, các hoạt động vui chơi khác nhằm kích thích tinh thần làm việc của nhân viên. Với riêng các hoạt động giải trí ngắn hạn như bóng đá, liên hoan phịng ban...duy trì liên tục tạo thành một nét văn hóa của cơng ty, mục đích của những hoạt động này là tạo ra tinh thần sảng khoái cho nhân viên trong công việc, giảm căng thẳng đối với họ để hiệu quả công việc tăng cao đồng thời cũng liên tục truyền tải những thông điệp của cơng ty đến tồn thể nhân viên, để họ cám thấy gắn kết, xem công ty như một gia đình.
Một điểm cơng ty cần lưu ý đối với các hoạt động vui chơi, thể dục thể thao, đó là khảo sát và phân chia nhóm người theo cùng sở thích để tạo thành các nhóm hoạt động tích cực làm phong trào trong đơn vị sôi động hơn, những người có
chung sở thích họ sẽ thích nói về các đề tài của họ, thích tham gia vào nhóm những người có cùng sở thích với mình và khi họ khác phịng ban thì hoạt động liên kết phịng càng được chặt chẽ. Trên bảng tin nội bộ của đơn vị có đưa thơng tin về hoạt động của những nhóm cùng sở thích này để họ thấy rằng hoạt động của họ khơng chỉ mình họ biết mà còn được cơng ty quan tâm, đó là một chi tiết nhỏ nhưng thường trở thành những câu chuyện kể của họ cho những người trong và ngồi nhóm, điều đó làm họ thích thú và vui vẻ
- Trao đổi và phản hồi: đây là nội dung quan trọng trong chương trình
marketing nội bộ, các thơng tin được trao đổi qua lại để lựa chọn những gì đúng đắn nhất, hạn chế được sai lầm có thể gặp phải trong q trình truyền tải thơng tin trong đơn vị cũng như ra ngồi. Việc trao đổi cần thiết lập hai chiều, có thơng tin đi và có phản hồi thơng tin. Các hoạt động trao đổi, phản hồi gặp thường xuyên và tích cực nhất ở một nhóm người có cùng điểm chung nào đó, trong phịng ban hoặc thông qua truyền miệng.
Đối với nhóm tập trung: là những người có cũng điểm chung trong nhóm, cùng quan tâm tới một chủ để, một lĩnh vực thì hoạt động trao đổi, phản hồi của họ là dịp để thành viên trong nhóm thảo luận những thơng tin liên quan đến nhóm, đến đơn vị. Tại đây thơng tin được trao đổi qua lại để hoàn thiện trước khi chúng được đưa vào áp dụng. Với nhóm này, Cơng ty Cổ phần Đường Biên Hòa nên tạo ra cho họ những thách thức hoặc truyền cho họ những câu chuyện của công ty để họ truyền đến những thành viên khác trong nhóm. Ví dụ: thơng tin về một người trong nhóm khác vừa được hợp đồng lớn chắc chắn sẽ kích thích các nhóm khác phân tích làm thế nào mà người đó đạt được hợp đồng đó. Từ chổ phân tích thơng tin họ sẽ rút ra được bài học cho nhóm, cho chính bản thân mình. Điều này kích thích sự sáng tạo của các nhân viên khác và tốt cho đơn vị.
Đối với hoạt động phòng ban: các cuộc họp tuần hoặc theo một lịch cố định là dịp để các thành viên cung cấp thông tin cho nhau về thị trường, về khách hàng, về đơn vị, về những vấn đề tồn đọng và kế hoạch tiếp theo. Những hoạt động trao đổi này sẽ làm phát sinh thêm ý tưởng trong q trình cơng việc Cơng ty Cổ phần
Đường Biên Hịa khuyến khích sự trao đổi thường xuyên giữa các thành viên trong cơng ty khơng chỉ trong phịng ban mà giữa các phịng ban với nhau, khơng chỉ là cơng việc mà cịn là những mối quan tâm khác trong cuộc sống. Đối với hoạt động này, Công ty Cổ phần Đường Biên Hịa nên khuyến khích các phịng ban khi họp nên cử một người làm thư ký và ghi lại nội dung cuộc họp lại qua thư điện tử và những thành viên khơng tham gia buổi họp lại hơm đó biết về nội dung cuộc họp. Điều này là cách ghi nhớ tốt nhất những gì đã thảo luận và là tài liệu lưu trữ cho những lần họp sau này tránh bàn lại những vấn đề đã được giải quyết.
Đối với thông tin truyền miệng: không một hoạt động truyền thơng nào của đơn vị có thể tốt hơn thơng tin truyền miệng. Cơng ty Cổ phần Đường Biên Hịa nên tạo ra những câu chuyện về công ty như công bố tới nhân viên thư cảm ơn xúc động của một hoặc một khách hàng làm câu chuyện cho hoạt động truyền miệng hoặc Cơng ty Cổ phần Đường Biên Hịa đã tạo ra sự sáng tạo độc nhất nào đối với những lĩnh vực đang hoạt động và ai trong đơn vị là người tạo ra nó... Hoạt động truyền miệng nên được khuyến khích để nhân viên thông tin tới những mối quan hệ của mình, khách hàng có thể là một trong những người được nghe câu chuyện về công ty hoặc những mối quan hệ của nhân viên vì con người cũng thường có xu hướng ưu tiên cho những mối quen biết trước khi tìm kiếm những đối tác ngồi thị trường.
- Người tham gia: Đối với bất kỳ một buổi họp báo, truyền thông nào Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Đường Biên Hòa cũng cần xem xét rõ những đối tượng nào cần tham gia, và tham gia nhằm mục đích gì. Tuyệt đối khơng mời tham gia tràn lan, không đúng trách nhiệm sẽ gây hiệu ứng ngược và cảm giác không thoải mái của cán bộ nhân viên, nhất là tình trạng tham gia các buổi truyền thơng khơng đúng mục đích và trách nhiệm của mình sẽ gây cảm giác mất thời gian, và ức chế. Để đảm bảo tiêu chí này, ban tổ chức các buổi lễ truyền thông cần lưu ý như sau:
+ Mời đúng đối tượng tham gia, có chọn lọc về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
+ Đối với các đối tượng khác chức năng nhiệm vụ, nhưng có nhu cầu tham gia để nắm bắt thông tin hoặc nâng cao hiểu biết, ban tổ chức cần xem xét để họ tham gia