3.3. Giải pháp pháp đối với chính sách về sự tương tác giữa ban lãnh đạo
3.3.2. Giải pháp về việc nâng cao hoạt động đội nhóm trong cơng ty
Ban lãnh đạo phải ln ghi nhớ “muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau”, vì vậy phải ln thấy được tầm quan trọng của việc hoạt động đội nhóm trong một công ty. Để khắc phục hai vấn đề, một là về việc chênh lệch về trình độ của các nhân viên trong một nhóm, đơi khi có 1 nhân viên chậm sẽ kéo theo cả nhóm chậm tiến độ, dẫn đến việc bất đồng, mẫu thuẫn nội bộ trong các nhóm. Hai là kỹ năng quản lý của nhóm trưởng. Tác giả xin đưa ra các giải pháp như sau:
Đặt ra mục tiêu chung một cách rõ ràng
Các thành viên trong nhóm sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình huống xung đột. Để đạt được mục tiêu chung, cần có trọng tâm rõ ràng. Vì vậy, điều quan trọng là cần nhận thức được những mục tiêu của cả tổ chức thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân và cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu chung. Cả nhóm cần hiểu rõ mục tiêu và cam kết phấn đấu vì mục tiêu đó. Có định hướng và thống nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan trọng để làm việc nhóm một cách hiệu quả. Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về cơng việc, mục tiêu, trách nhiệm và kết quả, hoạt động nhóm sẽ trở nên sn sẻ hơn.
Giao tiếp hiệu quả
Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một q trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất. Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ khơng nên tìm cách phản bác đồng nghiệp.
Tốc độ của người lãnh đạo là tốc độ của cả nhóm. Một người trưởng nhóm làm việc có hiệu quả là người có thể làm tấm gương gương mẫu cho cả nhóm. Một trưởng nhóm giỏi là người có thể đặt tầm quan trọng của mục tiêu nhóm trên mục tiêu cá nhân và có thể đưa ra định hướng, đảm bảo các thành viên trong nhóm giữ vững sự tập trung vào việc đạt được mục tiêu đó.
Người lãnh đạo tham gia vào việc lãnh đạo trong các cuộc họp, phân công nhiệm vụ, ghi nhận những quyết định và cam kết, đánh giá tiến độ, đảm bảo trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và đưa ra định hướng cho tồn nhóm.
Phân công hiệu quả
Đây là yếu tố quan trong trong cơng tác đội nhóm, vì bản thân mỗi nhân viên sẽ có một điểm mạnh và điểm yếu riêng, vì vậy nhóm trưởng hoặc lãnh đạo cần có sự phân công hợp lý phù hợp với từng người, để cơng tác đội nhóm vận hành một các trơn tru và hiệu quả nhất đảm bảo hồn thành mọi việc. Vì vậy cần phân cơng cơng việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm.
Đảm bảo phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm
Đây là một trong những điều tiên quyết giúp q trình làm việc nhóm trở nên công bằng và thuận lợi. Cố gắng tránh tình trạng chồng chéo thẩm quyền. Ví dụ nếu như có nguy cơ là hai thành viên trong nhóm sẽ phải cạnh tranh để kiểm sốt trong một khoảng cơng việc nhất định, lãnh đạo cần cố gắng phân chia khu vực đó thành hai phần riêng biệt và phân cơng quyền kiểm sốt từng khu vực cho từng thành viên dựa trên điểm mạnh và khuynh hướng cá nhân của từng người.
Quản lý xung đột
Một trong những điều của kỹ năng làm việc nhóm cần có là phải giải quyết xung đột trong nhóm. Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn, không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.
Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Khơng nên ủng hộ những xung đột cá
nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung.
Sự tin tưởng và tôn trọng
Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong mơi trường làm việc theo nhóm, sự tin tưởng là yếu tố rất quan trọng, không nên tiết lộ những bí mật cá nhân, chi tiết dự án mới hoặc bất kỳ ý tưởng phát kiến mới trừ khi đó là vì lợi ích của cơng ty.
Mơi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau. Việc này cũng sẽ nâng cao trách nhiệm của mỗi cán bộ nhân viên trong nhóm, mỗi người sẽ tự chịu trách nhiệm, tự cố gắng trong phạm vi cơng việc của mình, đảm bảo được lòng tin từ ban lãnh đạo, giúp cho nhóm hoạt động nhanh gọn và ln đảm bảo về mặt chất lượng.
Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tơn trọng những thành viên khác, tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất.
Đề cao vai trò cá nhân
Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp khơng thể thay thế. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó.
Gắn kết
Gắn kết nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, nhóm cần làm việc dựa trên nền tảng chung, cả tổ chức cần có những sáng kiến và tổ chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để tăng cường kết nối trong nhóm.
Tại sao các cơng ty thường làm việc nhóm khi tiếp cận các dự án, phát triển sản phẩm và mục tiêu? Trên thực tế, trong nhóm càng đưa ra những quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự án càng cao hơn.
Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc khơng lành mạnh, khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau, không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác.
Gương mẫu
Mỗi thành viên trong nhóm, thơng qua cơng việc của mình, nên cho thấy những chỉ dẫn hoặc ví dụ để người khác làm theo. Có thể thực hiện điều đó bằng cách đạt được mục tiêu, đề xuất ý tưởng mới về các chính sách hoặc thủ tục khi tham gia các hoạt động ở cấp độ tổ chức.
Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm
Kiểm tra là một trong những mắt xích quan trọng để đảm bảo tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Cả nhóm cần thảo luận cơng khai về những chỉ tiêu trong nhóm và những vấn đề gây cản trở tốc độ phát triển hoặc thảo luận về tác động đến những nỗ lực, khả năng và chiến lược của nhóm.