1.2.5.1.Vai trị của cơng tác điều phối và quản trị dự án đầu tƣ
Trong giai đoạn đầu tiên hình thành dự án đầu tƣ, chủ đầu tƣ lập một tổ nghiên cứu khả thi để tiến hành thu thập thông tin cần thiết nhằm đánh giá hiệu quả kinh tế mà dự án mang lại, đánh giá sơ bộ kỹ thuật và giải pháp công nghệ.
Giai đoạn nghiên cứu khả thi là giai đoạn nghiên cứu toàn diện, triệt để và sâu sắc trên nhiều khía cạnh khác nhau. Khối lƣợng cơng việc trong giai đoạn này khá lớn và phức tạp. Trong giai đoạn nghiên cứu khả thi, ngoài việc nghiên cứu các vấn đề về tài chính, thị trƣờng, giải pháp kỹ thuật, thì cũng cần phải đặc biệt quan tâm nghiên cứu đầy đủ, toàn diện cơ cấu tổ chức quản trị dự án và các bộ phận chức năng liên quan. Trong giai đoạn này, nếu khơng nghiên cứu kỹ khía cạnh tổ chức quản trị dự án thì sẽ dẫn đến những hạn chế không nhỏ khi đƣa dự án vào vận hành. Giai đoạn đánh giá, lựa chọn công nghệ, đối tác và giai đoạn triển khai là hai giai đoạn rất quan trọng. Chủ đầu tƣ cần phải có một đội ngũ nhân sự đủ mạnh, giàu
năng lực kinh nghiệm và kỹ năng nhằm đánh giá giải pháp và lựa chọn đƣợc đối tác. Nếu chủ đầu tƣ khơng có đội ngũ nhân sự đủ mạnh trong giai đoạn này thì khả năng thất bại của dự án là rất lớn, có thể gây thiệt hại về kinh tế đầu tƣ.
Nhƣ vậy, công tác tổ chức quản trị dự án giữ vai trị quan trọng trong tồn bộ quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tƣ, từ khi xuất hiện cơ hội đầu tƣ cho đến khi dự án đƣợc triển khai và đƣa vào chính thức hoạt động.
1.2.5.2. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Mục đích của việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị dự án là nhằm sử dụng nhân lực trong dự án một cách có hiệu quả nhất. Cơ cấu tổ chức dự án sẽ bao gồm các bên có liên quan nhƣ: Bảo trợ dự án, Ban chỉ đạo dự án, đơn vị hƣởng lợi dự án, đối tác, nhân sự của các đơn vị khác có liên quan trong dự án.
Cơ cấu tổ chức quản trị dự án đƣợc đặc trƣng bởi thành phần, số lƣợng các bộ phận quản trị và cả hệ thống quy chế quy định nhiệm vụ, quyền hạn và những mối liên hệ tác động qua lại giữa các bộ phận trong nội bộ cơ cấu tổ chức của dự án.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức dự án cần dựa trên cơ sở nắm vững mục tiêu của dự án, quy mô của các hoạt động trong quá trình vận hành dự án và hình thức tổ chức dự án đã đƣợc chọn.
Cơ cấu tổ chức quản trị dự án thƣờng đƣợc chia làm 3 cấp độ: Cấp lãnh đạo, cấp điều hành và cấp thực hiện.
Cấp lãnh đạo: Thƣờng là thành viên Hội đồng quản trị. Cấp lãnh đạo là đơn vị đại diện cho quyền sở hữu vốn đầu tƣ nên có thể thực hiện công tác tổ chức, quản lý mọi hoạt động vận hành dự án. Chức năng chính của cấp lãnh đạo là những chỉ đạo mang tính chiến lƣợc nhƣ chỉ đạo về kế hoạch tài chính và các vấn đề liên quan đến tài chính, chỉ đạo cơng tác tổ chức chức nhân sự và ra những quyết định xây dựng phƣơng án đầu tƣ.
Cấp điều hành: Thƣờng là ban giám đốc hoặc tổng giám đốc. Ban giám đốc hoặc tổng giám đốc là cấp điều hành trực tiếp mọi công việc quản lý trên các mặt hoạt động của dự án và ứng phó kịp thời với mọi tình huống thay đổi
trong mơi trƣờng kinh doanh. Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ đối với sự phát triển của dự án trƣớc Hội đồng quản trị.
Cấp thực hiện: Đây là cấp trực tiếp thực hiện mọi ý kiến chỉ đạo trong hoạt
động của dự án theo tƣ tƣởng chỉ đạo của cấp lãnh đạo và cấp điều hành bằng những nghiệp vụ quản lý cụ thể để đƣa đến những kết quả cụ thể theo mục
tiêu của dự án. Cấp thực hiện bao gồm các phòng ban chức năng liên quan mật thiết với nhau trong dự án.
Để xây dựng cơ cấu tổ chức dự án, cần phải tiến hành qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định khối lƣợng công việc, xác định số lƣợng các phịng, ban chức
năng cần có ở một dự án cũng nhƣ số lƣợng nhân viên cần thiết ở mỗi phòng, ban chức năng. Khi xác định khối lƣợng công việc cần đặc biệt chú ý đến mối tƣơng quan giữa khối lƣợng công việc với quỹ thời gian làm việc trong ngày của họ.
Bƣớc 2: Xác định phạm vi công việc cho từng thành viên cụ thể trong mỗi phòng
ban chức năng. Việc xác định này nhằm định rõ phần việc cụ thể cho từng phịng ban, tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót cơng việc.
Bƣớc 3: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể, mối quan hệ giữa các phòng, ban
chức năng, giữa các nhân viên ..v..v. Việc xác định này sẽ giúp phát hiện những trƣờng hợp có việc khơng có nhân sự thực hiện, khơng có phịng, ban nào phụ trách hoặc chỉ một việc mà nhiều nhân sự thực hiện, nhiều phòng, ban phụ trách.
Trong quá trình thực hiện dự án, cần tiến hành kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện của dự án, phân tích tình hình thực hiện để nắm bắt đƣợc hiện trạng và có biện pháp giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Song song với quá trình giám sát, cần tiến hành đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ để tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.
Nhƣ vậy, trong quá trình thực hiện dự án. Các nhiệm vụ: Lập kế hoạch, điều phối nguồn lực và giám sát ln có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
Hình 1.4: Mối quan hệ giữa Lập kế hoạch – Điều phối – Giám sát
1.2.6. Năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
1.2.6.1. Mục đích của việc đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Nghiên cứu cơng nghệ của dự án đƣợc hiểu là q trình phân tích, lựa chọn giải pháp cơng nghệ, thiết bị phù hợp với mục tiêu dự án đã đặt ra, với những ràng buộc về vốn, trình độ quản lý và kỹ thuật. Nghiên cứu giải pháp công nghệ cho biết dự án nên đƣợc đầu tƣ nhƣ thế nào cho có lợi nhất và có hiệu quả nhất.
Nghiên cứu công nghệ là tiền đề cho việc nghiên cứu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp của dự án đầu tƣ.
Mục đích của việc nghiên cứu đánh giá cơng nghệ là nhằm loại bỏ các phƣơng án không khả thi về mặt kỹ thuật để tránh những việc lãng phí tài chính (F), nguồn lực (HR) và thời gian (T) và giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện đầu tƣ và vận hành kết quả đầu tƣ.
Nghiên cứu công nghệ là cơng việc phức tạp, địi hỏi phải có các chun gia kỹ thuật chuyên sâu về từng khía cạnh kỹ thuật của dự án.
Hình 1.5: Quy trình thực hiện nghiên cứu cơng nghệ
1.2.6.2. Nội dung nghiên cứu đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Đánh giá giải pháp công nghệ cần đầu tƣ của dự án đƣợc thể hiện qua các nội dung sau:
Mô tả sản phẩm của dự án:
Cần phải đánh giá đƣợc các đặc điểm về các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lƣợng sản phẩm, giải pháp cơng nghệ có đáp ứng đƣợc nhu cầu của đơn vị hƣởng lợi khơng?
Tính năng, cơng dụng và cách sử dụng sản phẩm công nghệ.
Thực hiện so sánh các tiêu chuẩn kinh tế, kỹ thuật, dịch vụ của sản phẩm dự án với các sản phẩm tƣơng tự trong nƣớc và quốc tế.
Lựa chọn hình thức đầu tƣ
Để thực hiện mục tiêu đã đề ra, dự án cần phải xác định hình thức đầu tƣ. Hình thức đầu tƣ mới đƣợc áp dụng đối với các loại trang thiết bị hồn tồn mới do ít tận dụng đƣợc các hạ tầng hiện tại.
Hình thức đầu tƣ cải tạo, mở rộng, nâng cấp thƣờng đƣợc áp dụng đối với các loại trang thiết bị đã từng sản xuất hoặc xuất hiện ở Việt Nam.
Khi lựa chọn hình thức đầu tƣ, cần phải tính tốn cụ thể, chỉ nên quyết định sau khi đã so sánh các phƣơng án về các mặt kinh tế - kỹ thuật, có xét đến khả năng phát triển trong tƣơng lai.
Tiêu chí để lựa chọn giải pháp cơng nghệ cho dự án
Hiện nay có nhiều khái niệm về công nghệ. Theo Ủy ban Kinh tế và Xã hội khu vực Châu Á – Thái Bình Dƣơng (Economic and Social Commission for Asia and the Pacific – ESCAP) đƣa ra “Cơng nghệ là kiến thức có hệ thống về quy trình và kỹ thuật dùng để chế biến vật liệu và thơng tin. Nó bao gồm kiến thức, kỹ năng, thiết bị, phƣơng pháp và các hệ thống dùng trong việc tạo ra hàng hóa và cung cấp dịch vụ”. Trong Luật khoa học và công nghệ của Việt Nam (2013, trang 1), có nêu “Cơng nghệ là tập hợp phƣơng pháp, quy trình, kỹ năng, bí quyết, cơng cụ, phƣơng tiện, dùng để biến đổi các nguồn lực thành sản phẩm.”
Yêu cầu đối với việc lựa chọn cơng nghệ thích hợp cho dự án có thể dựa vào một số tiêu chí sau:
Cơng nghệ đó phải có tác dụng nâng cao hiệu suất cơng việc, giảm chi phí vận hành.
Giá thành của giải pháp công nghệ phải hợp lý, nằm trong ngân sách đƣợc phê duyệt.
Giải pháp công nghệ phải phù hợp với trình độ kiến thức của đội ngũ vận hành. Nếu chƣa phù hợp, cần có kế hoạch đào tạo đội ngũ vận hành, tiếp quản giải pháp công nghệ đó.
Giải pháp cơng nghệ phải đáp ứng đƣợc mục tiêu ban đầu của dự án đã
đề ra.
o Cần đƣa ra nhiều phƣơng án với những đặc điểm khác nhau để lựa chọn giải pháp cơng nghệ thích hợp.
o Cần lƣu ý tới vấn đề bản quyền của sản phẩm, nguồn gốc cung cấp giải pháp công nghệ hoặc đối tác của giải pháp cơng nghệ đó tại Việt
o Cần lƣu ý tới lợi ích của giải pháp cơng nghệ và cách thức
thanh tốn
trong q trình mua bán.
Sau khi tất cả các vấn đề liên quan đến lựa chọn giải pháp cơng nghệ cho dự án đã hồn tất, trong báo cáo đánh giá giải pháp công nghệ cần đề cập tới những đặc điểm sau:
Giải pháp công nghệ đƣợc lựa chọn: Cần đề cập tới các đặc điểm, tính năng kỹ thuật của giải pháp, trình độ nhân sự hiện tại so với năng lực cần có để vận hành giải pháp, chất lƣợng. Đây là bƣớc đánh giá sự thích hợp của công nghệ đối với mục tiêu của dự án và khả năng của chủ đầu tƣ.
Sơ đồ kiến trúc thiết kế của công nghệ. Trong sơ đồ này cần chỉ rõ nguyên tắc hoạt động, phƣơng pháp, thao tác vận hành giải pháp công nghệ.
Hãng cung cấp giải pháp công nghệ và phƣơng thức chuyển giao công nghệ (nhƣ tài liệu hƣớng dẫn cài đặt, tài liệu hƣớng dẫn sử dụng, các hỗ trợ kỹ thuật qua chuyên gia, tổ chức các khóa đào tạo on-job ).
Đề cập tới giá mua giải pháp cơng nghệ và vấn đề thanh tốn trong chuyển giao cơng nghệ (thanh tốn theo giai đoạn hay thanh toán cuối kỳ hoặc thanh toán đầu kỳ dự án).
Danh mục các thiết bị trong giải pháp cơng nghệ kèm theo mẫu mã và các đặc tính cơ bản.
Các yêu cầu về nhân sự vận hành giải pháp.
Tổng chi phí mua sắm cơng nghệ thiết bị ban đầu và chi phí duy trì của phƣơng án đã chọn.
1.2.7. Năng lực quản trị chất lƣợng dự án
1.2.7.1. Khái niệm chất lƣợng và quản trị chất lƣợng dự án
a) Khái niệm về chất lƣợng dự án
Có nhiều cách hiểu về chất lƣợng. Tuy nhiên trong phạm vi dự án này, tác giả xin đề cập khái niệm về chất lƣợng dự án đứng trên góc độ của nhà sản xuất nhƣ sau:
Chất lƣợng dự án đƣợc xem là mức độ hồn thành của dự án so với các tiêu chí đã đƣợc đặt ra ban đầu. Nhƣ vậy, sẽ tồn tại dung sai của các chỉ tiêu để đánh giá mức độ hoàn thành chất lƣợng.
b) Quản trị chất lƣợng dự án
Quản trị chất lƣợng dự án là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu chiếc lƣợc đã đề ra. Quản trị chất lƣợng dự án bao gồm việc xác định các chính sách chất lƣợng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động: Lập kế hoạch chất lƣợng, kiểm soát và bảo đảm chất lƣợng trong hệ thống.
Một số điểm cần chú ý trong quá trình quản trị chất lƣợng dự án:
Quản trị chất lƣợng dự án phải đƣợc thực hiện trong suốt chu kỳ dự án từ giai đoạn hình thành cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành, thực hiện trong mọi q trình, mọi khâu cơng việc.
Quản trị chất lƣợng dự án là quá trình tác động qua lại giữa yếu tố bên trong và bên ngoài. Sự tác động qua lại giữa các yếu tố đó hình thành mơi trƣờng nội dung, u cầu và các biện pháp quản trị chất lƣợng dự án.
Quản trị chất lƣợng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm chung của các cơ quan có liên quan đến dự án bao gồm chủ đầu tƣ, nhà thầu, các nhà tƣ vấn, những ngƣời hƣởng lợi.
1.2.7.2. Đảm bảo và kiểm soát chất lƣợng dự án.a) Đảm bảo chất lƣợng dự án a) Đảm bảo chất lƣợng dự án
Đảm bảo chất lƣợng là việc đánh giá thƣờng xun tình hình hồn thiện để đảm bảo dự án sẽ thỏa mãn các tiêu chuẩn chất lƣợng đã định. Đảm bảo chất lƣợng dự án đòi hỏi dự án phải đƣợc xây dựng theo những hƣớng dẫn quy định, tiến hành theo các quy trình đƣợc duyệt, trên cơ sở những tính tốn khoa học, theo lịch trình, tiến độ, kế hoạch.
b) Kiểm soát chất lƣợng dự án
Kiểm soát chất lƣợng là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng đã tuân thủ các tiêu chuẩn chất lƣợng hay chƣa và tìm các biện pháp để loại bỏ những ngun nhân khơng hồn thiện.
Xây dựng hệ thống kiểm sốt chất lƣợng rất cần thiết vì nó tạo ra một hệ thống chính thức trong cơ cấu dự án để đảm bảo đáp ứng liên tục nhu cầu của khách hàng.
Kiểm soát chất lƣợng đƣợc thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án.
1.2.7.3. Các bƣớc cơ bản lập kế hoạch chất lƣợng dự án
Bƣớc 1: Xây dựng chƣơng trình, chiến lƣợc, chính sách và kế hoạch hóa chất lƣợng.
Bƣớc 2: Xác định những yêu cầu chất lƣợng phải đạt tới trong từng thời kỳ, từng giai đoạn của quá trình thực hiện dự án.
Bƣớc 3: Phân tích tác động của các nhân tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng dự án. Bƣớc 4: Đƣa ra phƣơng hƣớng kế hoạch cụ thể, xây dựng các biện pháp để thực hiện thành công kế hoạch quản trị chất lƣợng dự án.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong chƣơng 1 của luận văn, tác giả đã thực hiện nghiên cứu những lý luận cơ bản về quản trị dự án, quản trị dự án đầu tƣ công nghệ và năng lực quản trị dự án đầu tƣ công nghệ.
Năng lực quản trị dự án đầu tƣ công nghệ là tổ hợp các cấu phần năng lực gồm:
(i) Năng lực nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi dự án
(ii) Năng lực lập và quản trị kế hoạch
(iii) Năng lực điều phối và quản trị nhân sự
(iv) Năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
(v) Năng lực quản trị chất lƣợng dự án
Trong mỗi cấu phần năng lực quản trị dự án đầu tƣ công nghệ, tác giả đã tiến hành nghiên cứu các cơ sở lý thuyết sau:
(i) Năng lực nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi: Tác giả nghiên cứu