1.2.5.1 .Vai trò của công tác điều phối và quản trị dự án đầu tƣ
1.2.5.2. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Mục đích của việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị dự án là nhằm sử dụng nhân lực trong dự án một cách có hiệu quả nhất. Cơ cấu tổ chức dự án sẽ bao gồm các bên có liên quan nhƣ: Bảo trợ dự án, Ban chỉ đạo dự án, đơn vị hƣởng lợi dự án, đối tác, nhân sự của các đơn vị khác có liên quan trong dự án.
Cơ cấu tổ chức quản trị dự án đƣợc đặc trƣng bởi thành phần, số lƣợng các bộ phận quản trị và cả hệ thống quy chế quy định nhiệm vụ, quyền hạn và những mối liên hệ tác động qua lại giữa các bộ phận trong nội bộ cơ cấu tổ chức của dự án.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức dự án cần dựa trên cơ sở nắm vững mục tiêu của dự án, quy mô của các hoạt động trong quá trình vận hành dự án và hình thức tổ chức dự án đã đƣợc chọn.
Cơ cấu tổ chức quản trị dự án thƣờng đƣợc chia làm 3 cấp độ: Cấp lãnh đạo, cấp điều hành và cấp thực hiện.
Cấp lãnh đạo: Thƣờng là thành viên Hội đồng quản trị. Cấp lãnh đạo là đơn vị đại diện cho quyền sở hữu vốn đầu tƣ nên có thể thực hiện cơng tác tổ chức, quản lý mọi hoạt động vận hành dự án. Chức năng chính của cấp lãnh đạo là những chỉ đạo mang tính chiến lƣợc nhƣ chỉ đạo về kế hoạch tài chính và các vấn đề liên quan đến tài chính, chỉ đạo công tác tổ chức chức nhân sự và ra những quyết định xây dựng phƣơng án đầu tƣ.
Cấp điều hành: Thƣờng là ban giám đốc hoặc tổng giám đốc. Ban giám đốc hoặc tổng giám đốc là cấp điều hành trực tiếp mọi công việc quản lý trên các mặt hoạt động của dự án và ứng phó kịp thời với mọi tình huống thay đổi
trong mơi trƣờng kinh doanh. Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ đối với sự phát triển của dự án trƣớc Hội đồng quản trị.
Cấp thực hiện: Đây là cấp trực tiếp thực hiện mọi ý kiến chỉ đạo trong hoạt
động của dự án theo tƣ tƣởng chỉ đạo của cấp lãnh đạo và cấp điều hành bằng những nghiệp vụ quản lý cụ thể để đƣa đến những kết quả cụ thể theo mục
tiêu của dự án. Cấp thực hiện bao gồm các phòng ban chức năng liên quan mật thiết với nhau trong dự án.
Để xây dựng cơ cấu tổ chức dự án, cần phải tiến hành qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định khối lƣợng công việc, xác định số lƣợng các phịng, ban chức
năng cần có ở một dự án cũng nhƣ số lƣợng nhân viên cần thiết ở mỗi phịng, ban chức năng. Khi xác định khối lƣợng cơng việc cần đặc biệt chú ý đến mối tƣơng quan giữa khối lƣợng công việc với quỹ thời gian làm việc trong ngày của họ.
Bƣớc 2: Xác định phạm vi công việc cho từng thành viên cụ thể trong mỗi phòng
ban chức năng. Việc xác định này nhằm định rõ phần việc cụ thể cho từng phịng ban, tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót cơng việc.
Bƣớc 3: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể, mối quan hệ giữa các phòng, ban
chức năng, giữa các nhân viên ..v..v. Việc xác định này sẽ giúp phát hiện những trƣờng hợp có việc khơng có nhân sự thực hiện, khơng có phịng, ban nào phụ trách hoặc chỉ một việc mà nhiều nhân sự thực hiện, nhiều phịng, ban phụ trách.
Trong q trình thực hiện dự án, cần tiến hành kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện của dự án, phân tích tình hình thực hiện để nắm bắt đƣợc hiện trạng và có biện pháp giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Song song với quá trình giám sát, cần tiến hành đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ để tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.
Nhƣ vậy, trong quá trình thực hiện dự án. Các nhiệm vụ: Lập kế hoạch, điều phối nguồn lực và giám sát ln có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
Hình 1.4: Mối quan hệ giữa Lập kế hoạch – Điều phối – Giám sát