II. Tỷ lệ vốn chiếm dụng/ Tổng nguồn vốn (%)
3.2.1.4. Quản lý tài chính ngắn hạn
* Chính sách bán chịu và quản trị khoản phải thu
Cơng ty đã xác định trong KD thì việc phát sinh cơng nợ, các khoản phải thu là một tất yếu. Khả năng cho nợ, chính sách bán chịu hay nói cách khác đó là cơng nợ cũng là một yếu tố quan trọng để tăng khả năng cạnh tranh của Công ty. Tình hình các khoản phải thu ngắn hạn được thể hiện như sau:
Bảng 3.12: Tình hình các khoản phải thu ngắn hạn
Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Giá trị2012Tỷ trọng 2013 2014 (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%)
Các khoản phải thu
ngắn hạn 193.082,7 100 162.823,9 100 90.534,8 100
Phải thu khách hàng 163.591,5 84,73 146.494,2 89,97 65.989,4 72,89
Trả trước cho người bán 30.035,3 15,56 14.205,2 8,72 25.820,2 28,52
Phải thu nội bộ 0 0 0 0 0 0
Các khoản phải thu khác 5.459,6 2,83 7.106,2 4,36 3.336,9 3,69
Dự phịng KPT khó địi (6.003,7) -3,11 (4.981,6) -3,06 (4.611,7) -5,9
Trong q trình quản lý cơng nợ, Cơng ty có đặt ra quy trình thanh tốn như: Phịng kế tốn sau khi nhận được phiếu xuất kho của bộ phận kho vận và phiếu đề nghị xuất hàng của phịng kinh doanh (đã có đầy đủ chữ ký xác nhận của trưởng các phịng ban) thì ghi nhận cơng nợ. Khách hàng có thể lựa chọn một trong hai hình thức: thanh tốn tiền ngay và thanh tốn chậm có điều khoản.
Thanh tốn chậm được áp dụng với điều kiện như sau:
- Khách hàng quen thuộc, có uy tín, tồn cơng nợ của các đơn hàng trước ít… Được thanh tốn chậm trong vịng 60 ngày kể từ ngày xuất đơn hàng.
- Khách hàng quen thuộc, có uy tín, tồn cơng nợ của các đơn hàng trước nhiều… Được thanh tốn chậm trong vịng 45 ngày kể từ ngày xuất đơn hàng.
- Khách hàng có cơng nợ q hạn, chỉ được xuất hàng và trả chậm khi có sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan.
Từ số liệu trên, phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng cao trong các khoản phải thu ngắn hạn. Đặc biệt là năm 2013 là năm phải thu khách hàng chiếm đến 89,97% tổng các khoản phải thu. Bên cạnh đó, căn cứ vào bảng 3.4 Số ngày thu tiền bình quân: Chỉ tiêu này cao nhất là vào năm 2012 bình qn một món nợ phải mất 106,2 ngày để thu được nợ. Chỉ tiêu này có xu hướng giảm mạnh, đến năm 2011 là 81,6 ngày và đến năm 2012 là 52,3 ngày. Chỉ tiêu này cho thấy công tác quản lý nợ của Cơng ty tuy có cải thiện nhưng đây vẫn là một chỉ tiêu cao so với chỉ tiêu ngành là 30 ngày. Nguyên nhân chính là bởi chính sách quản lý cơng nợ của Cơng ty cịn lỏng lẻo, chưa có chính sách cơng nợ rõ ràng. Ví dụ, khơng có tiêu chí định lượng nào về mức độ quen thuộc, uy tín của khách hàng và tỷ lệ cơng nợ cao hay thấp… Bên cạnh đó, cơng tác theo dõi cơng nợ, đối chiếu công nợ chưa chặt chẽ: Chỉ đối chiếu công nợ theo quý, chưa đối chiếu cơng nợ theo tháng, chưa có điều khoản cụ thể trong hợp đồng kinh tế về các khoản nợ quá hạn…
Nhận thức được hạn chế trong công tác quản lý công nợ, thu hồi cơng nợ và chính sách liên quan đến cơng nợ… Cơng ty đã đưa ra một số quyết định liên
quan đến công nợ vào năm 2014 cụ thể: Cơng ty tổng rà sốt tồn bộ cơng nợ, theo dõi công nợ quá hạn, các khách hàng công nợ xấu như bảng sau:
Bảng 3.13: Tổng hợp công nợ quá hạn của cơng ty giai đoạn 2012-2014
Đơn vị tính: Triệu đồng
TT Tên khách hàng Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1 Công ty cổ phần thương binh27/7 Ninh Bình 769 769 769
2 TT dạy nghề phụ hồi CN BắcNinh 1.016 966 866
3 Công ty cổ phần Cái Mép 8.120 6.823 5.950
4 Công ty Dệt nhuộm Trung Thư 1.341 907 907
5 Công ty TNHH Dịu Tâm 2.538 2.140 1.250
6 Công ty TNHH Vạn Phú 664 464 364
Tổng cộng 14.448 12.069 10.106
(Nguồn: Bảng theo dõi công nợ của Công ty giai đoạn 2012-2014)
Trong nhiều năm qua, công nợ đã tác động làm tăng sản lượng, doanh thu bán hàng của Cơng ty, nhưng nó cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro tài chính. Để quản lý cơng nợ Cơng ty đã có nhiều qui định như: Qui chế quản lý công nợ, định mức cơng nợ cho các đơn vị và xí nghiệp,... Song chưa phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận, tập thể trong quá trình tổ chức bán hàng và thu hồi công nợ chưa theo dõi công nợ chặt chẽ dẫn đến tồn tại nhiều cơng nợ q hạn và tình trạng bị chiếm dụng vốn vẫn diễn ra.
* Tình hình tồn kho và quản lý tồn kho
Thời gian qua, Công ty chưa quan tâm nhiều đến việc phải huy động và sử dụng thật hiệu quả nguồn vốn lưu động hàng hố. Tại các đơn vị chưa có định mức tồn kho, chưa chú ý đến mức dự trữ tồn kho hợp lý, việc nhập hàng hoá chủ yếu dựa trên quan điểm không để hết hàng bán cho người tiêu dùng.
Hơn nữa, Cơng ty khơng có kho tổng, phần lớn vật tư chính, thành phẩm, hàng hóa cho hàng quốc phòng được gửi tại kho K205 của Cục Quân nhu, các loại nguyên liệu sợi cho ngành dệt, hàng hóa xuất khẩu và hàng kinh tế được gửi tại kho xí nghiệp. Đây là những bất cập trong cơng tác quản lý - đối chiếu - thanh tốn giữa Cơng ty và xí nghiệp. Vì vậy, tại nhiều thời điểm lượng hàng hố tồn kho của Cơng ty rất lớn, vượt nhiều so với mức dự trữ cần thiết đã làm tăng số tiền phải trả lãi suất do sử dụng vốn quá hạn với Cơng ty, tăng chi phí bảo quản, chi phí hao hụt và vận chuyển hàng hố. Bên cạnh đó, cơng tác thanh, xử lý vật tư, hàng hóa tồn đọng của Cơng ty cịn chậm.
Bảng 3.14: Tình hình hàng tồn kho của Công ty
Đơn vị: Triệu đồng, Tỷ trọng: %
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Hàng tồn kho 109.570, 5 100 176.700,8 100 232.159,5 100
1. Hàng mua đang đi đường 0 0 0 0 0 0
2. Nguyên liệu, vật liệu 25.833,5 23,58 30.528,1 17,28 50.486,5 21,753. Công cụ, dụng cụ 132,2 0,12 160,9 0,09 190,8 0,08 3. Công cụ, dụng cụ 132,2 0,12 160,9 0,09 190,8 0,08 4. Chi phí SXKD dở dang 20.789,6 18,97 30.098,7 17,03 50.021,9 21,55 5. Thành phẩm 50.320,1 45,92 89.540,2 50,67 94.449,0 40,68 6. Hàng hóa 12.129,3 11,07 25.903,3 14,66 36.402,8 15,68 7. Hàng gửi bán 365,8 0,33 469,6 0,27 608,5 0,26
Qua việc phân tích các số liệu trên ta có thể thấy rằng: giá trị hàng tồn kho ngày càng tăng cùng với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty cụ thể: chiếm 19,34% năm 2012, năm 2013 là 27,39% và tăng lên 30,85% năm 2014.
Hơn nữa, số vòng quay hàng lưu kho của Cơng ty theo bảng 3.4 có chỉ số thấp chỉ từ 3,93 vòng đến 5,35 vòng đây là chỉ tiêu thấp so với ngành điều này cho thấy việc lưu kho thừa, khơng hiệu quả và q trình ln chuyển hàng hóa của Cơng ty ít. Điều này là do Cơng ty sản xuất hàng hóa chủ yếu theo đơn đặt hàng của Quân đội, hạn chế trong việc lưu kho bãi và việc phát triển hàng hóa ra thị trường bên ngồi chưa được coi trọng nên số lượng hàng quay vịng có phần hạn chế.
Điều này gây ra khơng ít khó khăn về tài chính cho Cơng ty bởi nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh thì ngày một tăng, trong khi nguồn vốn vay chỉ có giới hạn nhất định. Vì vậy u cầu đặt ra cho Cơng ty phải xây dựng được một quy chế quản lý hàng tồn kho thích hợp để giảm số tiền bị chiếm dụng này, nhanh chóng đưa số tiền bị chiếm dụng vào lưu thông đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
* Quyết định tồn quỹ
Tại văn phịng Cơng ty, xí nghiệp chưa xây dựng được kế hoạch thu chi tiền mặt và chưa có định mức tồn quĩ cụ thể. Vì thế, theo số liệu bảng 3.3 Thì
tình hình tồn quỹ của cơng ty không cân đối, lúc cao lúc thấp và chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn. Đối với các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc, Cơng ty đã có yêu cầu phải nộp đầy đủ số tiền bán hàng hàng ngày và không để số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng nhưng trên thực tế đa số các đơn vị đều chưa thực hiện đúng qui định.
Bảng 3.15: Tình hình tồn quỹ của Cơng ty giai đoạn 2012-2014
Đơn vị: Triệu đồng
Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tiền 173.496,8 121.127,1 318.543,4