- Kinh doanh thương
4.2.4.3. Quản trị vốn bằng tiền
Hiện tại dịng tiền ra vào Cơng ty thường xun, liên tục và luôn gia tăng với số lượng ngày càng nhiều. Tuy lượng tiền rất lớn nhưng lại phân tán vì các đơn vị trực thuộc nằm rải rác. Vì vậy, cơng ty cần có quy định cụ thể chặt chẽ hơn nữa về việc thu, nộp tiền, chuyển tiền của các đơn vị; yêu cầu các xí nghiệp, trung tâm, cửa hàng phải nộp tiền, chuyển tiền thường xuyên
hàng ngày, theo nguyên tắc nộp hết số dư, khơng để tiền tồn quỹ (tại xí nghiệp, trung tâm, cửa hàng cũng chỉ để tồn quĩ ở mức tối thiểu cần thiết) gây ứ đọng vốn và mất an tồn; khơng để số dư trên tài khoản, tránh hiện tượng bị ngân hàng chiếm dụng vốn.
Hoàn thiện, đổi mới qui trình, phương thức thu nộp, chuyển tiền phù hợp trong từng thời kỳ nhằm rút ngắn thời gian, số tiền đang chuyển trên đường và giảm thiểu chi phí chuyển tiền. Cần quy định tất cả các đơn vị trực thuộc phải mở tài khoản giao dịch ở các ngân hàng trong cùng hệ thống (cụ thể là hệ thống Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội). Như thế thì các món tiền được chuyển từ các chi nhánh ngân hàng các thành phố, tỉnh, huyện về ngân hàng trung tâm được thực hiện rất nhanh qua hệ thống điện toán của ngân hàng. Tuy nhiên, đối với các cửa hàng lượng tiền phát sinh ít thì chỉ nên mở tài khoản vãng lai hoặc chuyên thu để nộp thẳng vào tài khoản của Cơng ty, xí nghiệp ở ngân hàng trung tâm.
Tổ chức thực hiện thường xuyên, (đặc biệt vào cuối tháng cuối quí) bố trí xe ơ tơ đi thu tiền tại các đơn vị ở gần văn phịng Cơng ty, xí nghiệp. Đối với các cửa hàng ở xa, nếu khơng có điều kiện đến thu thì để đảm bảo an tồn cũng cần quy định khi đơn vị đi nộp tiền phải có ít nhất hai người cùng đi.
Đối các ngày cuối tuần, cuối tháng, cuối quí hoặc khi thu được một món tiền lớn, tại xí nghiệp, trung tâm hạch tốn nên thực hiện biện pháp sử dụng ô tô chở tiền nộp thẳng vào tài khoản của công ty (Tại ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội - Hà Nội). Như vậy vừa khơng mất lệ phí chuyển tiền đồng thời tiền về tài khoản của cơng ty được nhanh chóng, kịp thời.
Các đơn vị cũng nên xem xét, tính tốn để với mức chi phí hợp lý có thể hợp đồng với Ngân hàng trực tiếp đi thu tiền tại một số cửa hàng, hoặc thu
tiền tại văn phịng Cơng ty, trung tâm, xí nghiệp hàng ngày nhằm đảm bảo an tồn và ln chuyển nhanh tiền hàng.
Xây dựng kế hoạch về thu, chi, kiểm kê vốn bằng tiền chi tiết theo tháng, tuần, ngày; đặc biệt lưu ý các thời điểm cuối tuần, tháng, quí, năm đảm bảo tận thu và chuyển tiền kịp thời, an tồn về Tổng cơng ty.
Cần có sự phân định trách nhiệm rõ ràng trong qui trình quản lý, lưu giữ, thu nộp, vận chuyển tiền mặt giữa thủ quĩ, nhân viên kế toán tiền mặt, cửa hàng trưởng, nhân viên nghiệp vụ, các nhân viên bán hàng và người bảo vệ.