- Kinh doanh thương
4.2.4.1. Quản lý các khoản phải thu
* Phải thu khách hàng
Trong những năm gần đây nợ phải thu của người mua đã có chiều hướng giảm song vẫn là cịn cao so với trung bình ngành và cao so với định mức của công ty làm giảm hiệu quả kinh doanh, tăng nguy cơ, dễ mất an toàn tài chính và tiềm ẩn rủi ro kinh doanh. Trong thực tế đã xuất hiện một số khoản cơng nợ khó địi và đã đưa ra phương pháp xử lý hoặc có cửa hàng đã lợi dụng ghi khống công nợ của khách hàng để rút tiền sử dụng vào mục đích cá nhân. Để ngăn chặn thực trạng này Cơng ty cần hồn thiện cơ chế quản lý công nợ theo hướng sau:
Xác định quản lý công nợ là một trong những công tác quan trọng hàng đầu trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Thủ trưởng các đơn vị phải thường xuyên quan tâm đến quản lý công nợ, ưu tiên và tập trung chỉ đạo thực hiện tốt công tác này. Bộ phận kế toán phải kiểm soát chặt chẽ và cần phải theo dõi dựa trên tính tốn các chỉ tiêu định lượng như: kỳ thanh toán các đơn hàng, đơn hàng đến hạn, đơn hàng quá hạn, đơn hàng cần phải xử lý… và từ đó cơ biện pháp xử lý như: Đối chiếu cơng nợ, thơng báo cơng nợ, tính lãi suất cho đơn hàng quá hạn theo quy định…
Trong công tác quản trị, Công ty cần xác định để có thể tăng được sản lượng bán, tăng khả năng cạnh tranh và chiếm lĩnh thị phần phải có cơng nợ. Nhưng cơng nợ đó chính là sự đánh đổi giữa sản lượng, doanh thu, lợi nhuận với chi phí và rủi ro. Mục tiêu là phải quản lý tốt công nợ bán hàng.
Gắn công tác bán hàng với hiệu quả kinh doanh, với công nợ, và an tồn tài chính. Phân định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận, tập thể trong quá trình tổ chức bán hàng và cơng nợ. Cụ thể, đối với đơn hàng kinh tế, yêu cầu phòng kinh doanh, cán bộ nhân viên kinh doanh phải có trách nhiệm thu hồi công nợ đối với khách hàng cá nhân phụ trách. Cơng ty cần đưa ra các quy định như: Thưởng nóng cho nhân viên kinh doanh nếu hối thúc khách hàng thanh toán nhanh, trước hạn và ngược lại cắt, giảm thưởng doanh số bán hàng của nhân viên nếu tỷ lệ công nợ quá hạn lớn, không cho xuất đơn hàng kế tiếp đến với khách hàng nếu có tỷ lệ nợ quá hạn cao…
Khi hoạch định chính sách nợ phải biết phát huy thế mạnh vốn có của Cơng ty về uy tín, kinh nghiệm chuyên ngành, về khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật đồng bộ, chất lượng phục vụ tốt hơn hẳn các đối tác khác cùng kinh doanh trên thị trường để hạn chế phương thức bán hàng cho nợ. Việc bán hàng cho khách nợ phải có tài sản đảm bảo và thực hiện thế chấp, bảo lãnh, cầm cố; mặt khác Công ty phải kiểm tra, kiểm sốt thường xun để đơn đốc thu hồi nợ, hạn chế tối đa việc phát sinh công nợ q hạn, cơng nợ khó địi và cơng nợ khơng có khả năng thanh tốn gây thất thốt vốn. Đặc biệt, việc đối chiếu cơng nợ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục; số dư nợ phải được khách hàng ký nhận đầy đủ. Đối với khách hàng là tổ chức, đơn vị thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của người có thẩm quyền.
Đối với bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng phải thu tiền ngay, không bán nợ. Đối với bán buôn và bán dịch vụ tại cửa hàng phải ký hợp đồng và phải phân loại đối tượng khách hàng, khơng bán cho khách nợ nhằm chỉ lấy thành tích về sản lượng bán tại một số đơn vị như hiện nay. Cần thiết các đơn vị phải xây dựng tiêu chuẩn, điều kiện cho nợ đối với khách hàng và tiêu chuẩn này cần phải được định lượng bằng các chỉ tiêu cụ thể: Đó có thể là các tiêu chuẩn
tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để có thể được Cơng ty cho mua hàng hố và chậm trả tiền hàng hoặc phải chi tiết bằng tỷ lệ thanh toán trên tổng số nợ, tỷ lệ nợ đến hạn, quá hạn trên tổng số nợ… Khi đã quyết định cho khách hàng nợ phải quy định rõ thời gian khách hàng được nợ tối đa là bao nhiêu ngày, đồng thời phải quy định mức giá bán tương ứng với thời gian mà khách hàng đó được nợ. Giá bán hàng hố trả chậm phải bao gồm cả chi phí vốn khi khách hàng đó sử dụng vốn của Cơng ty. Nếu khách hàng thanh tốn ngay, thanh tốn trước thời hạn có thể được giảm giá hoặc được chiết khấu thanh tốn theo một tỷ lệ thích hợp tương ứng với mức lãi suất vay ngắn hạn của ngân hàng. Nếu quá hạn thanh toán phải quy định thu lãi trả chậm. Tất cả các quy định nêu trên cần phải được thể hiện trên hợp đồng mua bán giữa hai bên để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong q trình thực hiện.
Về quản lý, theo dõi, đơn đốc thu nợ: Để đảm bảo an tồn về tài chính, khi bán hàng cho nợ, tránh sự cố phát sinh nợ phải thu khó địi, dây dưa chậm trả, khách hàng khơng có khả năng thanh tốn hoặc cố tình chiếm dụng vốn, Cơng ty cần phải có quy định cụ thể đối với các bộ phận bán hàng, quản lý công nợ về trách nhiệm, quyền hạn được quyết định bán hàng, cho nợ; gắn công tác tiếp thị tìm hiểu thơng tin về khách hàng với cơng tác hoạch định chính sách nợ và quản lý theo dõi đơn đốc thu nợ thành một cơng nghệ khép kín. Tức là cán bộ tiếp thị, phòng kinh doanh, cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm tìm hiểu cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, khả năng thanh tốn của tất cả các đối tượng khách nợ cơng ty. Phịng Tài chính kế tốn (cụ thể là kế tốn theo dõi cơng nợ) chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác kịp thời các thông tin về khách nợ, số dư nợ và thời hạn nợ. Những thông tin này phải được đưa lên mạng máy tính nội bộ hàng ngày, hàng giờ để giúp cho công tác quản lý thu hồi nợ được kịp thời. Mặt khác, Cơng ty cần phải thiết lập một chương trình tin học để quản lý nợ được chặt chẽ hơn. Ví dụ: khi có
đối tượng khách hàng đến thời hạn phải thanh tốn tiền hàng, máy tính sẽ tự động thơng báo trên mạng máy tính, như thế giúp cho kế tốn cơng nợ cũng như cán bộ quản lý có liên quan nắm bắt thơng tin để có biện pháp xử lý kịp thời trước khi có quyết định bán hàng hay khơng, hoặc cho khách nợ tiếp hay phải thu hồi nợ ngay,...
* Phải thu khác
Các khoản phải thu khác bao gồm: Phải thu tạm ứng của cán bộ, nhân viên: lương, cơng tác phí,...Cơng ty cần có những quy định chặt chẽ về các khoản công nợ này. Cụ thể:
Đối với công nợ tạm ứng: Chỉ chi tạm ứng cho cán bộ, nhân viên đi giải quyết công việc chung của Công ty và chỉ giải quyết cho tạm ứng khi đã trả hết số dư tạm ứng của các lần tạm ứng trước đó, tránh gây lãng phí vốn trong khi Cơng ty đang phải đi vay vốn. Giấy xin tạm ứng phải ghi rõ lý do tạm ứng, thời gian hoàn ứng và phải được lãnh đạo Công ty phê duyệt.
Đối với cơng nợ khác: Cơng ty cần có biện pháp mạnh, thu hồi dứt điểm số dư nợ khác, đặc biệt là công nợ của một số cán bộ, nhân viên có số dư nợ đã lâu mà tiến độ trả nợ chậm. Giải pháp có thể là tính lãi suất dư nợ cao hoặc cho dừng công việc để thu hồi nợ,...