Đơn vị: triệu đồng
STT Đơn vị 2014 2015 2016
1 Văn phịng Cơng ty 150.000 150.000 150.000 2 Phòng bảo hiểm Lệ Thủy 40.000 40.000 40.000 3 Phòng bảo hiểm Quảng Ninh 20.000 20.000 20.000 4 Phòng bảo hiểm Bố Trạch 20.000 20.000 20.000 5 Phòng bảo hiểm Quảng Trạch 20.000 20.000 20.000 6 Phòng bảo hiểm Tuyên Hóa - Minh Hóa 10.000 10.000 10.000
Khi có số dư tiền mặt vượt quá hạn mức cho phép, thủquỹ cơng ty và các văn phịng bảo hiểm khu vực phải nộp ngay vào ngân hàng phần vượt hạn mức, trong
trường hợp các văn phịng khu vực có nhu cầu sử dụng lượng tiền mặt mà số tiền tồn trên sổquỹ khơng đáp ứng được nhu cầu thì làm thủtục đềnghịtạmứng, Phịng
tài chính - kếtốn kiểm tra và ký trình Lãnhđạo cơng ty phê duyệt, sốtiền tạm ứng được Phịng tài chính – kếtốn chuyển vào tài khoản của các văn phịng nhằm đảm bảo an toàn và hạn chếvận chuyển tiền trên đường.
+ Quản lý vốn tiền gửi ngân hàng: Hiện nay Công ty sử dụng tài khoản thấu chi tại ngân hàng Vietcombank để quản lý vốn tập trung theo quy định của Tổng công ty nên các hoạt động kinh kế phát sinh tại Công ty liên quan đến giao dịch chuyển khoản đều được thực hiện tại ngân hàng Vietcombank.
2.3.1.3. Tình hình quản lý và sửdụng tài sản cố định
Theo quyết định số604 ngày 07/4/2016 của Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt ban hành phân cấp quyền hạn về việc sử dụng vốn tài sản thì căn cứ vào kế hoạch
được Tổng cơng ty phê duyệt Công ty được chủ động mua sắm trang thiết bị thuộc tài sản cố định (trừcác thiết bị Tổng cơng ty có chủ trương mua trọn gói cho cảhệ thống) như máy photocopy, máy in, máy phát điện...Công ty không được phép sử dụng tài sản cố định để cho thuê, cầm cố, thế chấp trừ trường hợp được Tổng công ty cho phép.
Công ty được phép thanh lý những tài sản khơng cịn nhu cầu sử dụng, đã khấu hao hết và có nguyên giá ban đầu dưới 15 triệu đồng. Các tài sản cố định còn
lại trước khi thanh lý phải báo cáo với Tổng công ty và chỉ được thanh lý khi được Tổng công ty đồng ý bằng văn bản.
Mọi tài sản cố định trong Cơng ty đều được quản lý có bộ hồ sơ riêng (bao gồm biên bản giao nhận tài sản cố định, hợp đồng, hoá đơn mua tài sản cố định và các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan). Mỗi tài sản cố định được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định và
- Bộhồ sơ tài sản là quyền sửdụng đất gắn liền với nhà cửa, gồm: Quyết định
giao đất của Nhà nước, hợp đồng chuyển nhượng, giấy nộp tiền, Giấy chứng nhận
quyền sửdụng đất, biên bản bàn giao nhà cửa, đất...
- Bộ hồ sơ nhà cửa do xây dựng: Thông tin phê duyệt quyết tốn cơng trình xây dựng hồn thành đính kèm theo các văn bản pháp lý từ khâu lập dự án, triển khai và kết thúc dự án; biên bản nghiệm thu thanh toán nhà thầu, chi phí của Ban quản lý dự án... đểhình thành lên tài sản cố định.
Đối với những tài sản cố định không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, Công ty đều thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản và trích khấu hao theo
quy định hiện hành. Những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào
hoạt động kinh doanh như những tài sản cố định thông thường.
Cuối năm Công ty đều tiến hành kiểm kê, xác định số lượng, chất lượng tài sản cố định trước khi khóa sổkế tốn để lập báo cáo tài chính năm.
2.3.2. Tình hình quả n lý doanh thu và chi phí
2.3.2.1. Tình hình quản lý doanh thu
Sốliệu vềdoanh thu của Công ty trong năm là một chỉ sốtổng hợp phản ánh thực trạng tình hình kinh doanh của Cơng ty trên địa bàn (tình hình phát triển kinh tế xã hội; tình hình cạnh tranh trên thị trường; tình hình quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp...). Do vậy, sốliệu về doanh thu được Công ty ghi nhận một cách đầy
đủ, chính xác và kịp thời nhằm giúp cho Tổng Cơng ty có những định hướng đúng đắn, kịp thời trong việc xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh doanh cũng như trong việc ban hành các quyết định quản lý.
Vì vậy tình hình quản lý doanh thu tại Cơng ty được thực hiện trên ngun tắc sau:
Phí bảo hiểm được hạch tốn vào doanh thu phí bảo hiểm gốc khi phát sinh trách nhiệm bảo hiểm của Công ty bảo hiểm đối với bên mua bảo hiểm, cụthể như sau:
- Khi hợp đồng bảo hiểm đãđược giao kết giữa Công ty bảo hiểm và bên mua
- Có bằng chứng Cơng ty bảo hiểm đã chấp nhận bảo hiểm và bên mua bảo hiểm đãđóng đủphí bảo hiểm.
- Hợp đồng bảo hiểm đã được giao kết và Cơng ty bảo hiểm có thỏa thuận
cho bên mua bảo hiểm nợphí bảo hiểm trong hợp đồng bảo hiểm.
Ngoài ra, để phù hợp với bản chất của hoạt động bảo hiểm cũng như chuẩn mực kếtốn thì một điều kiện phải thỏa mãn nữa là Công ty bảo hiểm bắt đầu cung cấp dịch vụbảo hiểm, nghĩa là bắt đầu thời hạn bảo hiểm quy định trong hợp đồng bảo hiểm. Lý do là vì hợp đồng bảo hiểm thường được giao kết tại thời điểm trước khi bắt đầu thời hạn bảo hiểm.
Trường hợp các đơn vị có thoảthuận với bên mua bảo hiểm vềviệc đóng phí bảo hiểm theo nhiều kỳ, thì Cơng ty phải hạch tốn vào thu nhập tương ứng với kỳ hoặc các kỳ phí bảo hiểm đã cam kết trong hợp đồng bảo hiểm tại thời điểm thanh tốn, khơng hạch tốn vào doanh thu phần phí bảo hiểm chưa đến kỳ bên mua bảo hiểm phải thanh toán như đã thoảthuận.
Doanh thu thực tếphát sinh của kỳ nào đều được ghi nhận, phản ánh vào thu nhập của kỳ đó. Việc hạch tốn đầy đủ, chính xác và kịp thời doanh thu phí bảo hiểm là cơ sở để Công ty thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với khách hàng cũng
như các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý tài chính, kế tốn và ln chuyển chứng từ của Cơng ty luôn đảm bảo các yêu cầu sau :
+ Kế tốn Cơng ty ln tn thủ nguyên tắc hạch toán doanh thu phí bảo hiểm theo đúng quy định của Nhà nước, đó là ngun tắc hạch tốn theo doanh thu phải thu.
+ Việc theo dõi và hạch toán doanh thu phải đảm bảo sựphù hợp với những thoảthuận đã giao kết với khách hàng trong hợp đồng bảo hiểm, cũng như các thoả thuận khác ngồi hợp đồng (nếu có).
+ Quản lý chặt chẽviệc cấp sửa đổi bổsung hợp đồng và theo dõi thu phí sửa
Quy trình ln chuyển chứng từ, quản lý phí bảo hiểm có sự khác nhau tùy thuộc vào nghiệp vụ và đối tượng khách hàng.
Đối với trường hợp bán lẻ, các nghiệp vụbảo hiểm cá nhân, các nghiệp vụcó thời hạn ngắn như: bảo hiểm xe máy, ơ tô tư nhân, bảo hiểm con người, tàu sông, tàu cá, nhà tư nhân, bảo hiểm du lịch, bảo hiểm hàng hóa theo chuyển, … Cán bộ
cơng ty thu tiền ngay khi cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm, viết hóa đơn và lập bảng
kê thu phí đồng thời chuyển các chứng từcần thiết cho Phịng tài chính- kế tốn để phản ánh vào doanh thu theo quy định.
Trường hợp bảo hiểm cho các khách hàng tổ chức, các nghiệp vụ bảo hiểm: tàu thủy, hàng hóa, kỹthuật, cháy và tài sản,… ngay sau khi giao kết hợp đồng bảo hiểm (cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, đơn bảo hiểm), thì cán bộ Cơng ty phải gửi thơng báo thu phí cho khách hàng và chuyển cho Phịng tài chính - kếtốn một bản hợp đồng bảo hiểm và thơng báo thu phíđể theo dõi.
Hàng tháng Phịng tài chính - kếtốn chủ động trong việc phối hợp với các Phòng nghiệp vụ, phòng bảo hiểm khu vực trong Cơng ty, thường xun đối chiếu doanh thu, nợphí bảo hiểm và đơn đốc khách hàng đểthu nợphí bảo hiểm kịp thời.
2.3.2.2. Tình hình quản lý chi phí
Quản lý chi phí là một vấn đề rất quan trọng liên quan đến xác định kết quản kinh doanh (Lãi, lỗ) của Cơng ty. Vì vậy Tổng cơng ty Bảo hiểm Bảo Việt đã có nhiều văn bản hướng dẫn trong cơng tác quản lý và kiểm sốt chi phí quản lý.
Căn cứ vào tình hình kinh doanh của năm trước, khi giao kế hoạch kinh doanh cho Công ty, Tổng công ty xem xét đến tình hình phát triển kinh tế xã hội; tình hình cạnh tranh trên thị trường; tình hình quản lý kinh doanh tại Công ty...để
giao định mức chi phí cho Cơng ty. Trên cơ sở định mức mà Tổng công ty giao,
Công ty xây dựng quy chếchi tiêu nội bộ. Cụthể như sau:
a. Chi phí kinh doanh: bao gồm chi phí hoạt động và chi phí bán hàng.
- Chi phí hoạt động là các khoản chi như tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, cơng tác phí, trang phục... Chi phí này hàng năm Công ty chi theo thực tếvà theo mức cố định.
- Chi phí bán hàng là các khoản chi như chi bồi thường, chi giám định, chi hoa hồng, chi bán hàng ( giao dịch, hỗ trợ đại lý, hội nghị khách hàng, th ngồi khác)...
Chi phí này hàng năm Công ty giao kế hoạch kinh doanh cho các phòng nghiệp vụ, phòng bảo hiểm khu vực theo định mức bằng tỷlệ% trên doanh thu phí bảo hiểm phát sinh.
Đây là khoản chi tương đối lớn với nhiều khoản mục chi phí khác nhau, do đó khi thanh tốn phải có đầy đủchứng từhợp lý, hợp lệthểhiện rõ nội dung khoản mục chi phí để kiểm sốt đúng nội dung chi. Đối với khoản chi phí hội nghị, giao dịch bắt buộc phải lập tờtrình trước khi thực hiện.
Căn cứkếhoạch kinh doanh và định mức Cơng ty giao, các phịng nghiệp vụ, phịng bảo hiểm khu vực lập phương án sử dụng chi phí phải theo kế hoạch kinh
doanh và định mức Cơng ty giao. Trong q trình thực hiện không được vượt định được mức giao, các vấn đề phát sinh vượt quy định, phải báo cáo xin ý kiến của Lãnhđạo công ty trước khi thực hiện.
Phịng tài chính kếtốn của cơng ty chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý định mức chi phí kinh doanh, có trách nhiệm xác nhận chi phí các phịng sử dụng trong
định mức hay vượt định mức, báo cáo Lãnh đạo công ty trong trường hợp các
phịng sửdụng vượt định mức để có phương án xửlý kịp thời.
Hàng tháng cơng ty so sánh chi phí thực tếso với định mức đã giao, so với kếhoạch và thơng báo cơng khai tình hình sử dụng định mức của các Phịng để có
phương án điều chỉnh kếhoạch chi phí đã giao.
b. Chi phí bồi thường: được quản lý và ghi nhận theo nguyên tắc sau:
Các hồ sơ bồi thường khi được duyệt bởi những người có thẩm quyền trong Cơng ty thì khơng phân biệt đã thanh tốn tiền cho khách hàng hay chưa đều phải
hạch toán kịp thời vào chi phí bồi thường. Đối với các vụ bồi thường mà đã xác
định chắc chắn thuộc trách nhiệm bảo hiểm mà thời gian giải quyết có thể kéo dài,
khi đã thu thập được các tài liệu, hồ sơ cần thiết chứng minh cho thiệt hại thuộc
bồi thường từng phần cho khách hàng thì số tiền bồi thường từng phần được hạch tốn vào chi phí bồi thường. Số lần giải quyết bồi thường từng phần trong một vụ
không được vượt quá 70% tổn thất ước tính thuộc trách nhiệm bảo hiểm.
Đối với các vụ bồi thường trên phân cấp từ 500 triệu đồng trở lên Công ty không giải quyết mà do Tổng công ty giải quyết và chi trả cho khách hàng, trong
trường hợp Công ty muốn chi trả trực tiếp chi khách hàng thì phải có văn bản đề xuất Tổng cơng ty và chỉ được thực hiện khi được sự đồng ý bằng văn bản của Tổng công ty. Các vụbồi thường trên phân cấp mà được chi trảnhiều lần, sau mỗi lần chi trả Tổng công ty gửi thông báo chi hộ cho Công ty để hạch tốn vào chi phí bồi
thường và theo dơi tình hình giải quyết bồi thường cho khách hàng.
Hàng tháng các Phòng, phòng bảo hiểm khu vực lập bảng đối chiếu vềsốvụ bồi thường, số tiền bồi thường của các nghiệp vụ bảo hiểm với Phịng tài chính kế
tốn trước khi tổng hợp tồn bộdữliệu và gửi Tổng công ty trước ngày 05 tháng kế tiếp đểphục vụcho yêu cầu quản lý.
c. Chi phí hoa hồng và hổtrợ đại lý: là các khoản chi phí mà Cơng ty trảcho
đại lý bảo hiểm sau khi đại lý này mang lại cho dịch vụ cho Công ty bảo hiểm.
Công ty được chủ động sử dụng hoa hồng và các khoản hổ trợ cho các nội dung sau:
-Chi phí khai thác ban đầu
- Chi phí thu phí bảo hiểm
- Chi phí theo dõi hợp đồng bảo hiểm và thuyết phúc khách hàng duy trì hợp
đồng
Việc thanh toán hoa hồng và hổ trợ đại lý được thanh tốn theo từng nghiệp vụ, đại lý các Phịng nghiệp vụ, phòng bảo hiểm khu vực và Phịng tài chính kếtốn
đều thực hiện theo Thơng tư 155/2007/TT-BTC ngày 20 tháng 12 năm 2007 của Bộ tài chính và cơng văn hướng dẫn của Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt.
Hoa hồng và hổ trợ đại lý được thanh toán cho đại lý bảo hiểm khi đủ các
điều kiện sau:
-Đãđược cấp mã sốthuếcá nhân;
Đối với chi hoa hồng môi giới bảo hiểm: được thỏa thuận giữa Công ty bảo
hiểm và môi giới bảo hiểm phù hợp với luật pháp Việt Nam và tập quán Quốc tế. Tùy thuộc vào phạm vi, mức độ và nội dụng đối với các hợp đồng bảo hiểm được cung cấp, hoa hồng môi giới bảo hiểm được trảtối đa bằng 15% phí bảo hiểm thực tế thu được.
d. Chi đềphịng hạn chếtổn thất: Cơng ty được áp dụng các biện pháp phịng ngừa khi có sự đồng ý của bên mua bảo hiểm. Các biện pháp phòng đề phòng hạn chếtổn thất bao gồm:
- Tổchức tuyên truyền, giáo dục
- Tài trợ, hổtrợ các phương tiện, vật chất để đềphòng hạn chếrủi ro
- Hổtrợ xây dựng các cơng trình nhằm mục đích đềphịng, giảm nhẹmức độ rủi ro cho các đối tượng bảo hiểm...
2.3.2.3. Tình hình phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ
Cơng ty Bảo Việt Quảng Bình là đơn vị trực thuộc nên việc xác định lợi nhuận (Lãi, lỗ) từ hoạt động sản xuất kinh doanh là do Tổng cơng ty tính tốn và phân phối. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt hạch tốn tập trung, do đó Tổng cơng ty củng quản lý tập trung các nguồn quỹ của khối đơn vị hạch toán phụ thuộc gồm quỹ đầu tư phát triển sản xuất, quỹdựphịng tài chính, quỹdựphịng trợ cấp mất việc làm, quỹ khen thưởng phúc lợi. Sau đó Tổng cơng ty thực hiện phân phối các quỹnày theo quy chế phân phối nội bộ. Chẳng hạn như đối với quỹ khen thưởng phúc lợi, sau khi cân đối, Tổng công ty sẽchuyển cho Công ty một lượng nhất định để Công ty ghi nhận quỹ
khen thưởng phúc lợi tại Công ty. Việc chi tiêu quỹnày tại Công ty thực hiện theo