PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
3.2. Những giải pháp chính để hoàn thiện quản lý tài chính tại Công ty Bảo Việt
3.2.2. Hoàn thiện quản lý doanh thu và chi phí
3.2.2.1. Hoàn thiện quản lý doanh thu.
Doanh thu là nguồn tài chính quan trọng bậc nhất của Cơng ty. Nó đảm bảo cho Cơng ty có nguồn tài chính thường xun để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Vì vậy để đảm bảo khơng bị thất thu thì cơng ty cần có những giải pháp đa dạng hóa lĩnh vực bảo hiểm và phân nhỏ đến lĩnh vực từng ngành.
Việc hạch toán doanh thu phải tôn trọng nguyên tắc đúng kỳ, đúng với số thực tế phát sinh đặc biệt là vào các ngày cuối tháng, quý, năm. Mặt khác cũng cần
quan tâm đến thời điểm ghi nhận doanh thu. Các yếu tố này rất quan trọng, nó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cơng ty cần phải có quy địnhcụ thểvề việc lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ, lậpbảng kê bán hàng, chế độ báo cáo cũng nhưviệctổchức đối chiếu hàng hố cơng nợ để kịp thời cập nhật doanh thu phát sinh. Đảm bảo doanh thu phải được quản lý hàng ngày theo từng loại hàng hoá dịch vụ. Đặc biệt là vào các thời điểm
cuối tháng, quý, nămphải tổchức kiểm kê hàng hố, cơng nợ, doanh thu phát sinh
ở tất cảc cá đơn vị trực thuộc. Tránh tình trạng các đơn vị bán hàng cho khách nợ
chưa thu đượctiền, khơng lập hố đơnbán hàng hoặc khơng báo cáo doanh thu làm phảiánh sai lệch kếtquảkinh doanh củaCông ty.
Định kỳ phân tích, đánh giá chỉ tiêu doanh thu theo từng mặt hàng, từng
đơn vị, từng phương thức bán hàng so sánh với kế hoạch, cùng kỳ để xem xét mức độ tăng trưởng, cũng như có các giải pháp thúc đẩy bán hàng khi doanh thu sút giảm.
Công ty áp dụng nguyên tắc phản ánh doanh thu theo quy định tại thơng tư
194/2014/TT-BTC của Bộtài chính, cụthể như sau:
Khi hợp đồng bảo hiểm đã giao kết, Cơng ty bảo hiểm có thỏa thuận với bên mua bảo hiểm về thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm (bao gồm cả thời gian gia hạn), cụthể :
- Trường hợp đóng phí bảo hiểm một lần: Thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm khơng vượt q 30 ngày kể từ ngày hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực. Trường hợp thời hạn bảo hiểm dưới 30 ngày, thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm khơng vượt quá thời hạn bảo hiểm. Đồng thời Công ty bảo hiểm hạch tốn doanh thu khoản phí bảo hiểm bên mua bảo hiểm phải đóng theo thỏa thuận tại hợp đồng bảo hiểm khi hợp
đồng bảo hiểm có hiệu lực.
- Trường hợp đóng phí bảo hiểm theo kỳ: Thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm
của kỳ đóng phí bảo hiểm đầu tiên không vượt quá 30 ngày kể từ ngày hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực và quy định này khơng áp dụng đối với các kỳ đóng phí tiếp theo.
Cơng ty bảo hiểm hạch tốn doanh thu khoản phí bảo hiểm của kỳ đóng phí bảo hiểm đầu tiên khi hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực và chỉ hạch tốn doanh thu khoản phí bảo hiểm của các kỳ đóng phí bảo hiểm tiếp theo khi bên mua bảo hiểm
- Trường hợp bên mua bảo hiểm khơng đóng đủ phí bảo hiểm theo thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm, hợp đồng bảo hiểm sẽ tự chấm dứt hiệu lực khi hết thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm.
Nếu khơng xảy ra sự kiện bảo hiểm trong thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm thì Cơng ty bảo hiểm được hưởng doanh thu phí bảo hiểm tương ứng với thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm, hạch toán giảm doanh thu tương ứng với thời gian hợp
đồng bảo hiểm không phát sinh trách nhiệm bảo hiểm.
Nếu xảy ra sựkiện bảo hiểm trong thời hạn thanh tốn phí bảo hiểm, Cơng ty bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường bảo hiểm, trả tiền bảo hiểm và được phép thu tồn bộsốphí bảo hiểm phải đóng theo thỏa thuận tại hợp đồng bảo hiểm.
3.2.2.2. Hoàn thiện quản lý chi phí.
Để tăng cường kiểm sốt chi phí quản lý đối với các phòng, phòng bảo hiểm
khu vực củng như công ty, Công ty đã có những biện pháp để hoàn thiện cơ chế quản lý chi phí, cụthể như sau:
- Hàng năm sau khi nhận được công văn giao kế hoạch kinh doanh từ Tổng
Công ty, căn cứ vào định mức được giao, điều kiện kinh tế- xã hội, định mức khai thác chung của thị trường. Công ty đã xây dựng kế hoạch sử dụng chi quản lý cho cả năm. Việc xây dựng kếhoạch chi quản lý chi phí được cơng ty xây dựng chi tiết cho từng khoản mục, nhóm chi phí trên cơ sở định mức chi phí được giao.
- Đối với các khoản mục chi phí quản lý mang tính cố định như: Tiền ăn ca,
cơng tác phí, trang phục làm việc, tiền thuê nhà, các khoản thuế và lệ phí...khoản mục chi phí này chỉ thay đổi sốtiền khi có sựbiến động vềsố lượng lao động, hoặc có sự thay đổi về các quy định vềcác khoản thuếvà lệphí của nhà nước.
-Đối với các khoản mục chi phí như: chi phí điện thoại cố định, điện thoại di động, chi phí nhiện liệu. Công ty cần đánh giá lại định mức ban hành, trên cơ sở đó
sẽ ban hành lại định mức căn cứ vào đặc tính kinh kế - kỹthuật như xăng xe, điên thoại, nhu cầu sửdụng của từng bộphận đểviệc giao định mức sát với thực tế.
- Đối với các khoản mục chi phí như chi phí tiếp khách,truyên truyền quảng
nămtheo tháng, quý và xác định thời gian triển khai khai thác bảo hiểm các mảng
nghiệp vụlớn đểlấy làm cơ sởtheo dỏi và quản lý.
- Trong quá trình sử dụng chi phí quản lý. Phịng tài chính - kế tốn thường xun theo dỏi và quản lý chi phí quản lý , định mức chi phí , theo dỏi thực chi với kế hoạch chi phí của cả năm, hàng tháng Phòng tài chính kế tốn thơng báo tình hình thực hiện định mức của các phòng, phòng bảo hiểm khu vực củng như Công ty cho Lãnhđạo công ty biết và điều hành trong các cuộc họp giao ban để có các biện pháp tối ưu trong việc sửdụng chi phí quản lý.
Về công tác bồi thường: khách hàng chỉ nhận thấy rõ tác dụng của bảo hiểm nhất là khi họ gặp rủi ro. Trách nhiệm của Công ty lúc này là phải bồi thường. Khẩu hiệu " Bồi thường nhanh chống chính xác và cơng bằng" phải hồn tồn tn theo trong mọi trường hợp và đây là lĩnh vực truyên truyền quảng cáo có hiệu quả nhất gây uy tín cho Cơng ty bằng sự việc cụ thể chứ khơng phải bằng mọi lời nói sng. Trong thực tế thủ tục về cơng tác bồi thường còn rất rườm rà và phức tạp và tốn khá nhiều thời gian. Vì vậy Cơng ty cần có những tài liệu hướng dẫn giải quyết bồi
thường cho khách hàng như hướng dẫn cụ thể khi yêu cầu bồi thường, khách hàng
câng thiết phải làm ngay những cơng việc gì, phải nộp ngay những giấy tờ gì. Đối
với cơng tác hạch tốn kế toán cần phải thực hiện theo đúng quy định sau:
Đối với hồ sơ bồi thường có số tiền từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán
qua ngân hàng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, những người thụ hưởng
khơng có tài khoản ngân hàng, Kế tốn Cơng ty phải hướng dẫn cho người thụ
hưởng biết số tiền sẽ chuyển đến ngânhàng nào và chuyển tiền theo tiêu thức nào. Một số phương thức chuyển tiền như sau:
+ Chuyển tiền theo số chứng minh thư nhân dân đến Ngânhàng gần nhất của
người thụ hưởng;
+ Chuyển tiền theo các giấy tờ khác tùy thân khác, hoặc chuyển tiền theo hệ thống ngân hàng chính sách, vì hầu hết các xã phường đều có mạng lưới điểm giao dịch của Ngân hàng này.
Rà soát vàđiều chỉnh lại quy trình luân chuyển chứng từ để đảm bảo tờ trình bồi thường đãđược duyệt chuyển đến bộphận kếtốn kịp thời và phản ánh chi bồi
thường kịp thời. Đối với bồi thường bảo hiểm con người, bảo hiểm học sinh, hàng
thánh có thể thanh tốn chi bồi thường theo thực chi, nhưng đến quyết tốn q,
các phịng phải lập bảng kê kèm theo tờ trình bồi thường chuyển về Phịng Tài chính - kếtoánđể phản ánh chi bồi thường.
Trong hồ sơ bồi thường u cầu phải có xác nhận tình trạng thanh tốn phí bảo hiểm của khách hàng của bộ phận tài chính kế tốn. Đối với các hồ sơ bồ
thường bảo hiểm con người, bảo hiểm học sinh, người xác nhận tình trạng thanh
tốn phí có thể là kế tốn phịng, cán bộ trình bồi thường. Người xác nhận tình trạng thanh tốn phí bảo hiểm chịu trách nhiệm trước pháp luật về xác nhận của mình.
Định kỳ hàng tháng, bộ phận nghiệp vụ và Phịng Tài chính - Kế toán phải
đối chiếu chi bồi thường và xác nhận trên bản đối chiếu sốliệu để đảm bảo chi phí bồi thường được phản ánh chính xác.
Đối với chi hoa hồng: Công ty cần căn cứ vào quy định hiện hành về hoa hồng bảo hiểm, điều kiện và đặc điểm cụthểcủa mìnhđể xây dựng quy chếchi hoa hồng bảo hiểm áp dụng thống nhất và công khai trong công ty.
Rà soát lại các hợp đồng đại lý trong công ty để bổ sung các phụ lục hợp
đồng vềbảng tỷlệhoa hồng, chi phí hổtrợ theo đúng quy định của pháp luật.
Hoa hồng và hổ trợ đại lý được thanh toán cho đại lý khi đủ các điều kiện sau:
+ Được đào tạo, cấp chứng chỉ, ký hợp đồng đại lý với Công ty.
+ Đã được cấp mã số thuế cá nhân; Có tài khoản cá nhân để chuyển tiền hoa
hồng và chi phí hổ trợ đai lý nếu có.
Các chứng từ thanh tốn và các giấy tờ liên quan đúng, đủ, hợp pháp theo quy
định, cụ thể: Phiếu thu/Chuyển khoản, biên thanh toán hoa hồng, biên thanh toán
hổ trợ, giấy ủy quyền và biên nhận tiền ( nếu có), bảng kê thanh tốn hoa hồng, Bản phô tô chứng từ gốc một trong các giấy tờ sau để chứng minh đại lý khai thác BH,
như: Giấy yêu cầu bảo hiểm, bảng kê thu phí, danh sách bảo hiểm.