PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.5. Những tồn tại và nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong quản lý tài chính
Quảng Bình nói riêng, thểhiệnởmức điểm 3,63.
Tuy nhiên, cơng ty vẫn chưa áp dụng tốt các ứng dụng công nghệ thơng tin vào việc quản lý tài chính, đó là lý do các chuyên gia đánh giá tiêu chí này chỉ ở
mức tạm được (3,40). Từ đó, ban lãnh đạo doanh nghiệp nên chú trọng đầu tư vào
hệthống cơ sởvật chất, công nghệthông tin nhằm nâng cao hiệu quảcủa hoạt động quản lý tài chính của cơng ty.
2.5. Những tồn tại và nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trongquản lý tài chính quản lý tài chính
2.5.1. Nhữ ng tồ n tạ i trong quả n lý tài chính
2.5.1.1. Những tồn tại trong quá trình sửdụng vốn
* Những tồn tại trong quá trình sử dụng vốn bằng tiền
Thực tế hiện nay Công ty Bảo Việt Quảng Bình thực hiện khá tốt việc sử dụng vốn bằng tiền. Tuy nhiên đối với các khoản tạm ứng về chi phí của cán bộ
chưa được chặt chẽ. Nhiều cán bộ chưa quyết toán xong các khoản tạm ứng trước
vẫn thực hiện tạm ứng mới. Đối với tài khoản chuyên thu mở tại các ngân hàng. Công ty vẫn chưa thực hiện đúng theo quy định của Tổng công ty, việc chuyển tiền từ tài khoản chuyên thu vềtài khoản thanh tốn cịn chậm dẫn đến tình trạng số dư vốn bằng tiền của Cơng ty vượt định mức quy định. Điều này ảnh hưởng đến hiệu
quảkinh doanh của Công ty.
* Những tồn tại trong quá trình quản lý và sử dụng tài sản cố định
Thực hiện đầu tư tài sản chưa đúng theo kế hoạch được giao, đôi khi đầu tư mua sắm vượt kếhoạch, hồ sơ mua sắm tài sản chưa tuân thủ đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Tài sản chưa được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, và thực hiện quản lý
2.5.1.2 Những tồn tại trong quá trình quản lý doanh thu và chi phí
* Những tồn tại trong q trình quản lý doanh thu
Hiện nay, phần lớn Công ty Bảo Việt Quảng Bình đã tuân thủ và thực hiện khá tốt các quy định vềtheo dõi hạch toán doanh thu và nợ phí. Bên cạnh Cơng ty cịn chưa thực hiện và tuân thủ triệt để các quy định về theo dõi, hạch tốn doanh thu của Tổng Cơng ty. Một sốtồn tại chủ yếu trong quá trình theo dõi và phản ánh doanh thu phí bảo hiểm như sau:
Hợp đồng bảo hiểm chưa phát sinh trách nhiệm nhưng Cơng ty đã xuất hố
đơn và hạch tốn doanh thu.
Cơng ty đã phát hành hoá đơn thu phí bảo hiểm nhưng chưa thực hiện hạch
tốn doanh thu phí bảo hiểm phát sinh trong kỳ. Phát hành hố đơn thu phí bảo hiểm chưa phù hợp với thời hạn hợp đồng có hiệu lực hoặc các kỳ thanh tốn phí bảo hiểm đã cam kết trong hợp đồng bảo hiểm.
Công ty vẫn chưa tuân thủ về việc chia kỳ và phí bảo hiểm thanh toán từng kỳ đối với hợp đồng bảo hiểm thanh tốn nhiều kỳ.
Việc thơng báo phí bảo hiểm đến kỳ cho khách hàng chưa thực hiện thường xuyên. Nợ phí của khách hàng đã quá thời hạn thanh tốn nhưng khơng có thơng
báo thu phí đến khách hàng.
* Những tồn tại trong qn trình quản lý chi phí
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý chi phí quản lý cịn một sốtồn tại chủyếu sau:
Cơng ty Bảo Việt Quảng Bình cịn chưa chấp hành nghiêm túc định mức chi quản lý, sửdụng chi phí quản lý cịn thiếu tính kếhoạch dẫn tới việc Cơng ty vượt
định mức chi quản lý, Công ty đãđược bổ sung định mức nhưng vẫn vượt chi quản
lý với tiền lớn và tỷlệtrên doanh thu lớn.
Tính kếhoạch và thực hiện kế hoạch sửdụng chi phí quản lý chưa cao, việc xây dựng kế hoạch sử dụng chi phí mang tính chống đối, chưa điểu chỉnh kịp thời theo xu thếcủa thị trường.
Phịng Tài chính - Kế tốn vẫn chưa thể hiện rõ được vai trị là người tham mưu cho Lãnh đạo công ty về lĩnh vực tài chính của đơn vị. Tính tham mưu cho Lãnhđạo Cơng ty cịn chưa cao, cịn bị động trước những diễn biến của thị trường, thường bị cuốn theo hướng những báo cáo của các phòng nghiệp, phịng bảo hiểm khu vực mà ít có xem xét đến mức chi phí khai thác chung của thị trường, nhiều
trường hợp chỉ là những người thừa hành, ghi chép và làm theo những chỉ đạo của Lãnhđạo Công ty như mệnh lệnh.
Lãnh đạo cơng ty cịn coi kế tốn là cơng cụ ghi chép, chưa đặt Phòng Tài chính - Kế tốn đúng chức năng nhiệm vụtheo phân cấp đã ban hành. Dẫn đến chưa chú trọng đến việc quản lý chi phí quản lý, chưa theo dõi định mức chi quản lý đã
giao cho các phòng, phòng bảo hiểm khu vực . Việc tính tốn và theo dõiđịnh mức
chi phí quản lý cịn chưa chính xác, chưa biết thời điểm vượt định mức chi quản lý, khi phát hiện vượt chi quản lý cịn chưa thơng báo cho lãnh đạo Công ty biết để
kiềm chếhoặc điều chỉnh cách thức sửdụng chi phí.
Cơng ty coi việc sửdụng tăng chi phí là một cơng cụcạnh tranh duy nhất mà
chưa tìm hiểu chi phí khai thác của đối thủ trên cùng địa bàn, đồng thời việc sử
dụng chi phí chưa đi đơi với lựa chọn các nghiệp vụcó hiệu quả.
Cơng ty đã giao định mức chi phí cho các phịng, phịng bảo hiểm khu vực, nhưng khi thanh toán lại chưa bám sát, đối chiếu với định mức đã giao. Thực trạng
này dẫn đến các phòng, phòng bảo hiểm khu vực bị động trong q trình khai thác; tình trạng “xin cho” chi phí giữa các phịng nghiệp vụ và Công ty, đồng thời Cơng ty cũng bị động trong việc sử dụng chi phí. Việc giao định mức và quyết toán theo thực chi không công khai dẫn đến nghi ngờ lẫn nhau giữa các phòng nghiệp vụ, giữa bộphận quản lý và bộphận kinh doanh.
Trong quá trình sử dụng chi phí để khai thác, Công ty đã cân nhắc việc sử dụng chi phí khai thác và tỷlệbồi thường. Tuy nhiên khi cần sử dụng chi phí khai
thác vượt định mức Tổng Công ty đã giao, Công tyđã khơng báo cáo Tổng Cơng ty
Đối với chi phí bồi thường: Công ty đã tuân thủ theo quy định của Tổng cơng
ty. Tuy nhiên trong q trình theo dỏi và ghi nhận bồi thường Cơng ty vẫn cịn một số tồn tại, gâyảnh hưởng tới kết quảkinh doanh, chất lượng của báo cáo tài chính. Một sốtồn tại chủyếu sau:
Sau khi hồ sơ bồi thường đãđược duyệt bởi người có thẩm quyền, các Phịng
nghiệp vụ chưa chuyển tờ trình bồi thường tới Phịng Tài chính - Kế tốn để phản ánh chi bồi thường theo chế độ quy định. Đặc biệt một số trường hợp không được khấu trừthuế giá trị gia tăng đầu vào do chuyển hồ sơ vềPhịng Tài chính - kếtốn
vượt quá thời gian hóa đơn thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
Đối với một số khoản chi bồi thường có số tiền trên 20 triệu đồng, đủ điều kiện khấu trừ thuế thuế giá trị gia tăng đầu vào nhưng khơng thanh tốn qua ngân
hàng để thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, dẫn đến làm gia tăng chi phí bồi thường.
Việc thu thập chứng từcịn kéo dài, thời gian giải quyết bồi thường vượt qua thời gian quy định theo quy tắc bảo hiểm.
Đối với các hồ sơ bồi thường đã được duyệt và đã phản ánh chi bồi thường
trong thời gian dài, nhưng chưa thanh toán cho người thụ hưởng, Cơng ty chưa có biện pháp đểchuyển tiền đến người thụ hưởng.
Một sốhồ sơ bồi thường thiếu xác nhận thanh tốn phí bảo hiểm của Phịng Tài chính - kếtốn.
Cơng ty duyệt chi bồi thường vượt phân cấp của Tổng Công ty, duyệt chi bồi
thường thương mại, bồi thường thiện chí.
Định kỳ chưa đối chiếu chi bồi thường, số tiền còn phải trả người được thụ
hưởng giữa các phịng nghiệp vụvà Phịng Tài chính - Kếtoán. Một số trường hợp
đãđối chiếu nhưng chưa ký xác nhận đãđối chiếu.
Đối với chi hoa hồng đại lý, Công ty cịn có một sốtồn tại sau:
Chi hoa hồng cho cá nhân chưa đủ điều kiện làm đại lý, chưa có chứng chỉ
đại lý của người có thẩm quyền cấp, chưa có phụ lục hợp đồng đối với bảng tỷ lệ hoa hồng được hưởng.
Chữ ký của đại lý trên hợp đồng bảo hiểm và trên phiếu thanh toán tiền hoa hồng chưa khớp nhau. Trên phiếu thanh toán tiền bảo hiểm không điền tên đại lý, số hợp đồng đại lý, ngày tháng năm cấp, thiếu chữký.
Cịn tồn tại trình trạng cán bộ công ty đứng ra nhận tiền hoa hồng hộ đại lý tuy nhiên trên phiếu thanh toán tiền hoa hồng bảo hiểm lại thiếu chữ ký của người nhận tiền, người nhận tiền.
2.5.2. Nguyên nhân dẫ n đế n nhữ ng tồ n tạ i trong quả n lý tài chính
Nguyên nhân dẫn đến các tồn tại trên là do công ty chưa nghiêm túc trong việc quản lý tài chính theo quyđịnh của Tổng cơng ty, mặt khác việc xây dựng một
hệ thống các phương pháp quản lý tài chính phù hợp với loại hình bảo hiểm là rất
khó khăn, các quy định pháp lý vềquản lý tài chính về vốn, tài sản, doanh thu, chi phí hiện hành chưa phản ánh được đặc trưng của hoạt động kinh doanh bảo hiểm.
Do đó hoạt động phân tích, quản lý tài chính tại Cơng ty thụ động chỉ mang tính chất báo cáo mà bỏ qua nhiều khâu quan trọng trong quá trình quản lý tài chính. Cơng ty xem việc quản lý tài chính là nhiệm vụ đơn thuần của Phịng tài chính - kế tốn mà qn rằng quản lý tài chính là một q trình nghiên cứu, có tổ chức khoa học, có sựphối hợp của nhiều phịng ban trong cơng ty, là cơ sởquan trọng cho việc ra mọi quyết định.
Ngoài ra nhà quản trị doanh nghiệp còn thiếu kinh nghiệm trong quá trình quản lý tài chính, dođó các u cầu vềcung cấp thơng tin quản lý, kiểm sốt rủi ro, dựbáo vềkhả năng thanh toán chưa được chú trọng.
Hiện tại Cơngty chưa có bộphận quản lý tài chínhđộc lập nên việc phân tích
và quản lý tài chính chỉ được thực hiện tại Phịng tài chính - kế tốn, do đó cán bộ Phịng Tài chính - kế tốn khơng có điều kiện để xây dựng, nghiên cứu các phương pháp quản lý phù hợp để áp dụng nhằm đánh giá được chính xác tình hình quản lý tài chính của cơng ty, đáp ứng được mục đích của nhà quản trị.
Hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, thông tin phục vụ công tác quản lý tài
chính chưa hồn thiện,ảnh hưởng đến việc thiết lập các báo cáo tài chính, báo cáo
vụ được yêu cầu quản trịdoanh nghiệp nên không đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách kịp thời. Trong một số trường hợp, Cơng ty có thể mắc các sai lầm trong việc ra các quyết định quản lý tài chính và bỏ qua các cơ hội tốt trong kinh doanh do các báo cáo tài chính yếu kém
Mặc dù các nguyên nhân yếu kém của cơ chế quản lý tài chính của Cơng ty có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hay khách quan, nhưng trong vai trò là chủ thể quản lý vốn và tài sản, Công ty phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng cơng ty Bảo hiểm Bảo Việt. Do đó cần phải nghiêm khắc xem xét các mặt còn yếu trong cơ chế quản lý tài chính để có những giải pháp khắc phục những tồn tại hiện hành và đặc biệt là phải xác định được những định hướng cụthể cho tương lai trong bối cảnh ngành bảo hiểm có những thay đổi lớn về chất, hướng đến một thị
Chương 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY BẢO VIỆT QUẢNG BÌNH
3.1. Phương hướng, mục tiêu hoàn thiện quản lý tài chính tại Cơng ty Bảo Việt Quảng Bình trong thời gian tới
Trong bối cảnh nền kinh tế cịn nhiều khó khăn, Nhà nước thắt chặt đầu tư cơng nên việc kinh doanh của công ty cũngkhông tránh khỏi những khó khăn. Hơn nữa mặt hàng kinh doanh bảo hiểm trên thị trường đang có nhiều đối thủ cạnh tranh kể cả trong nước và nước ngồi. Tuy nhiên để kinh doanh có hiệu quảCơng ty Bảo ViệtQuảng Bình cần:
- Rà sốt, sắp xếp lại mơ hình tổ chức sản xuất kinh doanh đảm bảo tính tinh gọn, phát huy hiệu quả, hạn chế đến mức thấp nhất các vụ việc vi phạm nội quy lao
động, khơng để xẩy ra sự cố tài chính, mất an tồn trong phịng chống cháy nổ và
bảo vệ môi trường; cải thiện điều kiện làm việc, tăng thu nhập cho người lao động. - Công ty phải tăng cường mở rộng việc tiếp thị khách hàng. Đồng thời, tiếp tục thực hiện chủ trương đa dạng hoá phương thức bán hàng, khuyến khích ưu tiên, bảo hành, chăm sóc khách hàng sau khâu bán hàng.
- Trong thời gian tới công ty cần nghiên cứu một số sản phẩm mới cho ra thị
trường đáp ứng được nhu cầu của người tham gia bảo hiểm.
- Mặt khác công ty phải nâng cao chất lượng cơng tác quản lý tài chính, sử dụng vốn, đảm bảo an tồn tài chính, tiếp tục phát huy và hoàn thiện các giải pháp về quản lý, sử dụng vốn; tăng cường các biện pháp thu hồi công nợ; lưu ý đến các biện pháp nhằm tăng nhanh chu kỳ luân chuyển vốn trên các mặt: chiến lược cơng nợ, quy trình luân chuyển tiền tại các đơn vị, xử lý nhanh cơng nợ dây dưa khó địi, bảo tồn và phát triển vốn.
3.2. Những giải pháp chính để hồn thiện quản lý tài chính tại Cơng ty Bảo Việt Quảng Bình
Người quản lý tài chính tại cơng ty cần được đào tạo để nâng cao trình độ để:
- Thực hiện phân tích hoạt động kinh doanh, tài chính của cơng ty để thấy
được thực trạng tình hình tài chính. Nhận ra được những điểm yếu, mạnh, cơ hội, thách thứcvà biếttậndụngnhững cơhội,phát huyđiểmmạnh,hạn chế điểmyếuvà
vượtquađượcnhữngthách thức.
- Lập kế hoạch tài chính, có biện pháp phịng ngừa những rủi ro tiềm năng. -Huy động vốn với chi phí thấp nhất và sử dụng vốn hiệu quả.
- Biết đầu tư hợp lý, đem lại lợi nhuận cho công ty.
Nâng cao năng lực và trình độ cho cán bộ quản lý nói chung và cán bộ tài chính nói riêng, cán bộ quản lý tài chính là người dựa trên cơ sở các báo cáo tài chính phải kiểmsốt được ngân sách của doanh nghiệp, nắm rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh, điểm yếu để điều chỉnh, hoạch địnhkế hoạchtrongtươnglai.
Đểcó được phân tích chun sâu cho từng hoạt động, từng khách hàng, từng chỉ tiêu cụthể... thìđiềukiệntiên quyếtlàngườiphân tích phảinắm được các thơng tin chi tiết,cậpnhật.
Để có thể nâng cao chất lượng của cơng tác phân tích tài chính thì việc chun mơn hóa cơng tác phân tích tài chính là mộtviệc làm hết sức cần thiết.Nếu cần cơng ty nên tách phịng tài chính và phịng kế tốn thành hai phịng riêng biệt. Phịng kế tốn sẽ thực hiện các nghiệp vụ ghi chép phản ánh hàng ngày. Phịng tài chính sẽ đứng ra chuyên trách phân tích tài chính, dự đốn nhu cầu vốn, dịng tiền.... Hai bộ phận này sẽ kết hợp và bổ trơ thông tin cho nhau. Làm như
vậy, cơng việc phân tích tài chính sẽ được chuyên sâu hơn, phân tích chi tiết và nhanhhơnso với đểnhân viên kếtốn kiêm nhiệm.
Cơng ty cũng đặt ra các mục tiêu cụ thể cho việc phân tích tài chính, việc