6. Kết cấu đề tài nghiên cứu
1.2. Vai trò của Ban quản lý các dự án đầu tư cấp tỉnh và Quản lý chi phí dự
1.2.2. Khái niệm, mục tiêu và nguyên tắc quản lý
1.2.2.1 Khái niệm
Quản lý chi phí dự án là quản lý tồn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng cơng trình xây dựng nhằm đảm bảo dự án được thực hiện thành cơng thỏa mãn ràng buộc về chi phí.
Quản lý chi phí của dự án đầu tư xây dựng cơng trình bao gồm: quản lý tổng mức đầu tư; quản lý dự tốn cơng trình; quản lý định mức xây dựng và giá xây dựng cơng trình; quản lý thanh tốn, quyết tốn vốn đầu tư xây dựng cơng trình; quản lý kiểm sốt chi phí đầu tư xây dựng cơng trình.
Theo cuốn “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện Quản lý dự án Mỹ (PMI) thì quản lý chi phí dự án “bao gồm các q trình dự tốn chi phí,
thiết lập ngân sách và kiểm sốt chi phí nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành trong phạm vi ngân sách được duyệt”
Mỗi giai đoạn của của dự án thì chi phí dự án xuất hiện ở mỗi thành phần và tên gọi khác nhau tùy thuộc vào chức năng của nó: ở giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình thì chi phí của dự án đầu tư xây dựng cơng trình biểu thị thơng qua chỉ tiêu tổng mức đầu tư; ở giai đoạn thực hiện dự án đầu tư xây dựng cơng trình thì biểu hiện thơng qua chỉ tiêu dự tốn xây dựng cơng trình; khi kết thúc xây dựng đưa cơng trình vào khai thác sử dụng thì được biểu thị thơng qua chỉ tiêu thanh, quyết tốn vốn đầu tư xây dựng cơng trình.
Một quá trình “lập kế hoạch quản lý chi phí” có thể phải được tiến hành nhằm quản lý thực hiện ba q trình nói trên được tốt (Hình 1.2 dưới đây)
Hình 1.2. Hoạt động quản lý chi phí theo PMI
(Nguồn : Giáo trình quản lý dự án – PGS.TS. Từ Quang Phương )
Dự tốn chi phí: Là q trình dự tính nguồn lực bằng tiền cần thiết để hồn
thành các công việc của dự án.
Thiết lập ngân sách: Là quá trình tổng hợp các chi phí dự tốn của mỗi hoạt
động hoặc gói cơng việc để xây dựng một hệ chi phí cơ sở (ngân sách theo thời gian) được chấp nhận.
Kiểm sốt chi phí: Là quá trình theo dõi trạng thái của dự án để cập nhật
ngân sách dự án và quản lý các thay đổi đối với hệ chi phí cơ sở.
Các văn bản quy phạm pháp luật có quy định rõ rằng: “Chi phí cho dự án
ĐTXD cơng trình phải được tính tốn và quản lý để bảo đảm hiệu quả của dự án”
và “Việc quản lý chi phí dự án ĐTXD cơng trình có sử dụng nguồn vốn nhà nước
phải căn cứ vào các định mức kinh tế - kỹ thuật và các quy định có liên quan khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.” Quy định có liên quan quan trọng
nhất là Nghị định số 68/2019/NĐ-CP ngày 14/8/2019 về quản lý chi phí ĐTXD quy định việc quản lý các hoạt động có liên quan đến q trình hình thành chi phí trong các dự án ĐTXD và Thơng tư số 09/2019/TT-BXD do Bộ Xây dựng ban hành ngày 26 tháng 12 năm 2019 về hướng dẫn xác định và quản lý chi phí ĐTXD.
DỰ TỐN CHI PHÍ THIẾT LẬP NGÂN SÁCH KIỂM SỐT CHI PHÍ
1.2.2.2 Mục tiêu quản lý
Mục tiêu quản lý chi phí dự án là đảm bảo việc chi tiêu cho dự án đúng kế hoạch ngân sách của dự án, đảm bảo hồn thành dự án khơng vượt quá mức kinh phí đã được phê duyệt ban đầu và tiết kiệm tối đa chi phí góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư.
Nhiệm vụ cơ bản để đạt được mục tiêu đó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính và khống chế chi phí. Kiểm sốt các chi phí hình thành khơng vượt quá ngân sách đã được phê duyệt, đồng thời xử lý các phát sinh có thể xảy ra trong quỹ dự phịng, thanh quyết tốn vốn đúng giá trị thực tế và chuyển đổi giá trị thực hiện trong quá trình ĐTXD về thời điểm đưa vào cơng trình vào khai thác sử dụng để xác định tài sản của dự án.
1.2.2.3 Nguyên tắc quản lý
Theo điều 3 chương 1 của Nghị định số 68/NĐ-CP, quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng thuộc chức năng của Ban quản lý các dự án đầu tư cấp tỉnh phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc như sau:
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải bảo đảm mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án đã được phê duyệt, phù hợp với trình tự đầu tư xây dựng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật xây dựng, nguồn vốn sử dụng và hình thức đầu tư của dự án, phương thức thực hiện của dự án. Chi phí đầu tư xây dựng phải được tính đúng, tính đủ cho từng dự án, cơng trình, gói thầu xây dựng, phù hợp với yêu cầu thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện xây dựng, kế hoạch thực hiện dự án, mặt bằng giá thị trường tại khu vực xây dựng cơng trình và các biến động giá dự kiến trong quá trình đầu tư xây dựng.
BQL thực hiện quản lý chi phí đầu tư xây dựng thông qua việc chấp hành các quy định pháp luật; hướng dẫn phương pháp lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng. BQL chịu trách nhiệm quản lý chi phí đầu tư xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc xây dựng đưa cơng trình của dự án vào khai thác sử dụng và quyết toán vốn đầu tư xây dựng trong phạm vi tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt gồm cả trường hợp tổng mức đầu tư được điều chỉnh theo quy định. Chủ đầu tư được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực theo quy định tại Nghị định về quản lý dự án đầu tư xây dựng để lập, thẩm tra, kiểm soát và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Việc thanh tra, kiểm tra, kiểm tốn chi phí đầu tư xây dựng phải được thực hiện theo các căn cứ, nội dung, cách thức, thời điểm xác định, phương pháp xác
định các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư xây dựng, dự toán xây dựng, giá gói thầu xây dựng, hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng, chỉ số giá xây dựng của cơng trình đã được người quyết định đầu tư, chủ đầu tư thống nhất sử dụng phù hợp với các giai đoạn của q trình hình thành chi phí theo quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Quản lý chi phí dự án ĐTXD sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước của BQL các dự án đầu tư xây dựng cấp tỉnh phải dựa trên các quy định của nhà nước về cơng tác quản lý vốn đầu tư nói chung và quản lý dự án ĐTXD nói riêng; ngồi việc phải tuân thủ theo quy định của Luật Xây dựng còn phải tuân thủ các quy định của Luật Đầu tư, Luật Đầu tư công, Luật Ngân sách nhà nước....