Ban quản lý dự án trong giai đoạn 2020-2025
Năm đào tạo Chương trình đào tạo Số lượng cán bộ Nguồn kinh phí đào tạo 2020 + Kỹ sư định giá + Thẩm định giá 20%-30% Ban QLDA hỗ trợ 100% 2021 + Quản lý dự án + Kỹ sư định giá 10%-20% 2022 + Kỹ sư định giá 10%-20% 2023 + Kỹ sư định giá 10%-20% 2024 + Kỹ sư định giá 10%-20% 2025 + Kỹ sư định giá 10%-20%
b. Quan tâm tới lợi ích của cán bộ trong cơ quan
Đảm bảo điều kiện vật chất, tinh thần để cán bộ yên tâm công tác thông qua việc giải quyết thỏa đáng về chế độ tiền lương, thưởng. Việc trả lương có thể theo trình độ chun mơn, vị trí cơng việc, trách nhiệm để tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết năng lực của cá nhân, hạn chế việc tiêu cực trong các cán bộ làm công tác quản lý nhà nước.
Có chế độ thưởng phạt nghiêm minh, rõ ràng và công khai đồng thời tuyên dương các cá nhân, tập thể xuất sắc trong công việc.
c. Cập nhật thường xuyên kịp thời các văn bản nhà nước trong quản lý dự án nói chung và quản lý chi phí nói riêng
Đây là cơng việc rất quan trọng trong cơng tác quản lý dự án nói chung và quản lý chi phí nói riêng của Ban QLDA. Hệ thống hóa các văn bản đó và phổ biến rộng rãi cho các cán bộ nhân viên trong cơ quan để có thể áp dụng đúng và kịp thời.
Sử dụng, cung cấp các công cụ phục vụ hỗ trợ như máy móc, phần mềm quản lý, công nghệ thông tin hiện đại để giảm bớt sức lao động cho cán bộ nhân viên.
d. Xây dựng văn hóa làm việc của Ban quản lý dự án
Xây dựng văn hóa làm việc của Ban QLDA hướng tới các nội dung sau: + Trụ sở làm việc của Ban QLDA phải luôn sạch sẽ, văn minh ngăn nắp. Khơng khí trong cơ quan phải cởi mở, hịa đồng và thân thiện.
+ Xây dựng phong cách làm việc, phong cách lãnh đạo một cách khoa học, hiệu quả của lãnh đạo Ban cùng từng thành viên trong Ban Quản lý dự án.
+ Các cán bộ trong cơ quan cần phải đoàn kết, sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau trong công tác, biết lắng nghe, sẵn sàng nhận nhiệm vụ mới, khơng nề hà, né tránh cơng việc khó khăn và phức tạp.
+ Khuyến khích, động viên mỗi thành viên trong Ban QLDA biết trau dồi kiến thức, nghiệp vụ, biết tu dưỡng phẩm chất đạo đức, chịu khó học hỏi nâng cao trình độ chun mơn.
3.2.2. Nhóm giải pháp hồn thiện quy trình quản lý chi phí tại Ban QLDA
Hiện nay, Ban QLDA đã có mơ hình quản lý chi phí, tuy nhiên mơ hình này vẫn chưa hồn thiện vì quy trình quản lý hợp đồng xây dựng và mơ hình quản lý thanh tốn, quyết tốn hợp đồng tuy đã có nhưng chưa cụ thể, chưa chi tiết khiến cơng tác quản lý chi phí gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý.
Trong phạm vi đề tài luận văn này, tác giả đề xuất hồn thiện thêm quy trình kiểm sốt tổng mức đầu tư, quy trình kiểm tra dự toán khi thẩm tra thẩm định, quy trình quản lý hợp đồng và quản lý thanh tốn, quyết toán hợp đồng xây dựng như sau:
3.2.2.1. Đề xuất hồn thiện quy trình kiểm sốt tổng mức đầu tư:
Trình tự kiểm tra TMĐT như sau:
- Kiểm tra phạm vi, quy mơ dự án, cơng trình. - Kiểm tra đề xuất kiến trúc của thiết kế cơ sở. - Kiểm tra đề xuất công nghệ.
- Phân tích đặc điểm cơng trình của dự án và chọn phương pháp xác định TMĐT là tính theo thiết kế cơ sở.
- Tính tốn, dự báo khối lượng.
- Lựa chọn áp đơn giá tổng hợp, đơn giá khái toán. - Tổng hợp tổng mức đầu tư.
Tính ưu việt của giải pháp là sự kiến nghị phương pháp xác định TMĐT theo thiết kế cơ sở, trong đó có khâu lựa chọn và áp đơn giá tổng hợp hay đơn giá khái toán. Phương pháp này sẽ chính xác hơn là dùng suất vốn đầu tư.
3.2.2.2. Đề xuất hồn thiện quy trình kiểm tra dự tốn khi thẩm tra, thẩm định
Trình tự kiểm tra dự toán khi thẩm định: - Kiểm tra điều kiện tiên quyết:
+ Gdt < TMĐT.
- Kiểm tra khối lượng, tiên lượng.
- Kiểm tra sự phù hợp của định mức, đơn giá với chỉ dẫn công nghệ thi công theo thiết kế.
- Kiểm tra sự hợp lý trong phương pháp xác định các khoản chi theo tỷ lệ. - Kiểm tra các phép tính.
- Thử kiểm tra cơ cấu của dự tốn có ở quy định, thơng lệ khơng. - Đánh giá và báo cáo kết quả đánh giá.
Nét ưu việt của quy trình này là:
- Có kiểm tra điều kiện tiên quyết để quyết định nhanh về nhiệm vụ sửa chữa. - Kết nối định mức, đơn giá với công nghệ thi công.
- Đối chiếu cơ cấu của dự tốn.
3.2.3.4. Đề xuất hồn thiện quy trình quản lý hợp đồng
Tác giả đề xuất hoàn thiện quy trình quản lý hợp đồng xây dựng tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp tỉnh Sơn La qua sơ đồ 3.2 dưới đây:
Sơ đồ quá trình
Biểu mẫu, Quy trình liên quan
Đơn vị xử lý (phụ trách)
Mẫu thương thảo hợp đồng của Ban QLDA
Ban QLDA
Ban QLDA
Ban QLDA
Ban QLDA
Dự thảo hợp đồng mẫu của Ban QLDA
Ban QLDA
_
+
Giám đốc Ban/Phó Giám đốc Ban được ủy quyền Hợp đồng mẫu của
Bộ Xây dựng và Fidic
Giám đốc Ban/Phó Giám đốc Ban được ủy quyền Ban QLDA, các nhà thầu Phụ lục HĐ, Tổ Kỹ thuật; Ban QLDA Ban QLDA Tổ kỹ thuật; Ban QLDA
Hình 3.2. Đề xuất hồn thiện quy trình quản lý hợp đồng tại Ban quản lý dự án
Dự thảo hợp đồng
Duyệt Ký hợp đồng Thực hiện hợp đồng Theo dõi và điều chỉnh
Hợp đồng (nếu có) Nghiệm thu Thương thảo hợp đồng
Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu Thẩm định, phê duyệt
kết quả đấu thầu
Xếp hạng hồ sơ mời thầu
Điểm ưu việt của quy trình quản lý này là từ khâu thương thảo hợp đồng đến khâu cuối là thanh lý hợp đồng, bộ phận Kỹ thuật của Ban QLDA được hoàn toàn chủ động trong các quyết định mà không bị phụ thuộc vào các bộ phận khác. Ngoài ra việc chủ động xử lý các công việc đột xuất cũng được bộ phận Kỹ thuật quyết định. Ví dụ như quy trình xử lý phát sinh công việc ngoài hiện trường sẽ giảm được một phần ba thời gian, quy trình làm phát sinh khối lượng và đơn giá sẽ giảm được một nửa thời gian do không phải mất thời gian đi trình thêm các đơn vị khác.
3.2.3.5. Đề xuất quy trình quản lý thanh tốn, quyết tốn hợp đồng
Trên cơ sở hiện nay Ban QLDA chưa có quy trình thanh tốn, quyết tốn hợp đồng. Tác giả đề xuất quy trình thanh quyết tốn hợp đồng cho Ban QLDA như sau:
Không đạt - Đạt + Không đạt -- - Đạt + Không đạt - Đạt + Không đạt - Đạt +
Hình 3.3. Đề xuất quy trình nghiệm thu thanh tốn tại Ban quản lý dự án
Bộ phận tài chính thanh tốn ra kho bạc
NHÀ THẦU THI CƠNG LẬP HỒ SƠ THANH TỐN, QUYẾT
TỐN CƠNG TRÌNH (có sự xác nhận khối lượng và đơn giá
của tư vấn giám sát)
BỘ PHẬN KỸ THUẬT Kiểm tra xác nhận hồ sơ thanh
tốn
BỘ PHẬN TÀI CHÍNH Kiểm tra khối lượng hồ sơ thanh toán
GIÁM ĐỐC
Phê duyệt hồ sơ thanh toán ra kho bạc
NHÀ THẦU THI CƠNG LẬP HỒ SƠ THANH TỐN, QUYẾT
TỐN CƠNG TRÌNH
(có sự xác nhận khối lượng và đơn giá của tư vấn giám sát)
Đơn vị thi cơng có trách nhiệm lập hồ sơ thanh toán theo quy định của nhà nước và Ban QLDA, giá trị hồ sơ thanh toán được lập căn cứ vào hợp đồng đã ký. Đơn vị TVGS có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận hồ sơ thanh tốn. Đơn vị thi cơng hồn thiện hồ sơ thủ tục trình Ban QLDA.
Các bộ phận chuyên môn của Ban QLDA sẽ có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận hồ sơ thanh toán. Thời gian thực hiện tối đa 07 ngày, cán bộ bộ phận thanh toán của Ban QLDA sẽ chuyển hồ sơ thanh toán trực tiếp lên lãnh đạo Ban QLDA để kiểm tra, báo cáo, trình ký. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cán bộ Ban QLDA sẽ tiến hành chuyển hồ sơ ra kho bạc nhà nước để tiến hành thanh toán cho nhà thầu.
3.2.3. Nhóm giải pháp hồn thiện quản lý chi phí dự án theo nội dung quản lý
3.2.3.1. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tổng mức đầu tư trong giai đoạn chuẩn bị dự án
Nâng cao chất lượng tư vấn: Chất lượng các các sản phẩm tư vấn là yếu tố
rất quan trọng trong việc đảm bảo điều kiện cho Chủ đầu tư thực hiện quản lý dự án và phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, kỹ sư tư vấn. Do đó, nâng cao chất lượng tư vấn là nâng cao trình độ chun mơn của các kỹ sư tham gia vào công tác tư vấn. Do vậy, cần lựa chọn những cán bộ tư vấn có trình độ chun mơn cao và có kinh nghiệm tư vấn. Ví dụ trình độ của kiến trúc sư, kỹ sư và việc phân cấp kiến trúc sư chủ trì cấp 1, 2; các kỹ sư, các chủ nhiệm đồ án, chủ trì thiết kế phải có phân biệt thứ bậc; chuyên gia quản lý dự án, giám đốc điều hành dự án… đều phải được tiêu chuẩn hoá để Chủ đầu tư có thể lựa chọn được những tổ chức tư vấn đáp ứng u cầu cơng việc của mình.
Với thực trạng chất lượng cơng tác tư vấn đang còn nhiều vấn đề bất cập như hiện nay, BQL cần đề xuất với các cơ quan xây dựng cơ chế quy định rõ ràng trong việc mở rộng phạm vi lựa chọn các tổ chức tư vấn của Chủ đầu tư. Chủ đầu tư thông báo mời thầu rộng rãi các tổ chức tư vấn có năng lực để Chủ đầu tư lựa chọn đơn vị cung cấp sản phẩm tư vấn tốt nhất cho mình trên tinh thần cạnh tranh lành mạnh và công bằng. Đồng thời đổi mới cách xác định chi phí tư vấn, thiết kế theo hướng không xác định theo tỷ lệ dự tốn cơng trình để tránh việc nhà thiết kế nâng giá cơng trình q mức cần thiết để được thiết kế nhiều và giảm trách nhiệm đối với sản phẩm của mình, gây lãng phí vốn đầu tư và những vấn đề tiêu cực khác.
Thường xuyên cử cán bộ thị sát cơ sở nhằm thống kê đầy đủ, chính xác về thực trạng, nhu cầu xây dựng.
Đánh giá ban đầu, đánh giá giữa kỳ, đánh giá kết thúc. Nhằm xem xét các thay đổi so với quyết định và những vấn đề phát sinh trong thời gian chuẩn bị dự án (thiết kế, dự toán, chuẩn bị mặt bằng …)
Lập báo cáo đánh giá về những thay đổi giá trị trong các thành phần của Tổng mức đầu tư sau khi được thẩm định và phê duyệt để có cái nhìn tổng quan và cơ sở để đánh giá. Kế hoạch chi phí sơ bộ đóng vai trị quan trọng của việc khống chế chi phí tồn bộ cơng trình và các thành phần chi phí của dự án.
Kiểm sốt chi phí trong giai đoạn này. Kiểm sốt chi phí trong việc xác định
tổng mức đầu tư, tổng dự tốn xây dựng cơng trình phải đảm bảo cho việc xác định kế hoạch chi phí có cơ sở, độ tin cậy cao làm cơ sở cho việc khống chế chi phí ở các giai đoạn tiếp theo. Kiểm tra tính đầy đủ của dự tốn bộ phận cơng trình, hạng mục cơng trình giữa khối lượng công việc trong dự toán và thiết kế, áp dụng giá xây dựng và tính tốn các khoản mục chi phí khác trong dự toán.
3.2.3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và hợp đồng
Để khắc phục tồn tại trong công tác quản lý đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và quản lý hợp đồng xây dựng tại Ban QLDA ĐTXD các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp tỉnh Sơn La, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể như sau:
a. Quản lý giá gói thầu
Lập kế hoạch chi phí và giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu: Nên dựa vào khối lượng công việc theo thiết kế cơ sở và kế hoạch tiến độ thực hiện dự án do Ban QLDA lập để xác định nhu cầu chi phí. Giá các bộ phận, hạng mục cơng trình sẽ được xác định căn cứ theo giá dự toán đã được chủ đầu tư phê duyệt và các điều chỉnh bổ sung khác (nếu có). Giá gói thầu dự kiến trong kế hoạch đấu thầu được thiết lập căn cứ trên giá trị ghi trong kế hoạch chi phí được lập trong giai đoạn trước và khơng được vượt q chi phí này.
Kiểm tra giá gói thầu và các điều kiện liên quan đến chi phí trong hồ sơ mời thầu: Kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp giữa khối lượng trong hồ sơ mời thầu các gói thầu bộ phận, hạng mục cơng trình với khối lượng đã đo bóc để lập dự tốn. Có thể sử dụng cá nhân hay tổ chức tư vấn về đo bóc khối lượng độc lập nhằm kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp của hồ sơ mời thầu. Đảm bảo cho việc định giá của các nhà thầu được chính xác nhất về chi phí khi bỏ giá thầu.
b. Công tác lựa chọn nhà thầu
và đã từng tham gia thi cơng các dự án tương tự, có năng lực tài chính vững vàng. Những gói thầu lớn cần nhà thầu có năng lực tốt nên tổ chức đấu thầu rộng rãi để tìm ra được nhà thầu tốt nhất. Công tác chấm thầu cần thuê các tổ chức có tư cách pháp nhân, có năng lực, có kinh nghiệm nhiều tham gia thực hiện công việc, tổ chức tư vấn làm việc độc lập, có chế tài thưởng phạt rõ ràng nhằm nâng cao trách nhiệm và có tác dụng răn đe, buộc các tổ chức tư vấn thực hiện chức trách nhiệm vụ của mình. Để nâng cao chất lượng công tác đấu thầu, chấm thầu cần quan tâm đến một số vấn đề sau:
- Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Ban hành các văn bản mẫu về hồ sơ, kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu tương ứng với mỗi loại hình cơng tác đấu thầu để các bên có thể nhanh chóng thực hiện các thủ tục của mình. Hướng dẫn sơ bộ nhà thầu thực hiện các thủ tục trong nội dung đấu thầu.
- Đối với những gói thầu chỉ định thầu cần phải tìm hiểu kỹ năng lực của nhà thầu, xét một cách khách quan để lựa chọn nhà thầu đáp ứng đúng các tiêu chuẩn của gói thầu trước khi thương thảo và ký kết hợp đồng, có thể đánh giá hiệu quả các dự án mà nhà thầu đã thực hiện.
- Công tác chấm thầu đối với một số gói thầu lớn và phức tạp cần thuê các tổ chức có tư cách pháp nhân, có năng lực và kinh nghiệm tham gia thực hiện công việc, tổ chức tư vấn làm việc độc lập và chịu trách nhiệm đến cùng với sản phẩm của mình. Như vậy cần phải thực hiện nghiêm cơ chế lựa chọn nhà thầu tư vấn, đồng thời có chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với đơn vị tư vấn nhằm nâng cao trách nhiệm, buộc đơn vị tư vấn làm việc nghiêm túc và đảm bảo chất lượng.
- Đối với các gói thầu có quy mơ lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp thì cần mở rộng hơn nữa hình thức đấu thầu để có thể lựa chọn nhà thầu tốt nhất để thực hiện