Hình 3 .1 Đề xuất cơ cấu lại mơ hình tổ chức của Ban quản lý dự án
Hình 3.2 xuất hồn thiện quy trình quản lý hợp đồng tại Ban quản lý dự án
Dự thảo hợp đồng
Duyệt Ký hợp đồng Thực hiện hợp đồng Theo dõi và điều chỉnh
Hợp đồng (nếu có) Nghiệm thu Thương thảo hợp đồng
Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu Thẩm định, phê duyệt
kết quả đấu thầu
Xếp hạng hồ sơ mời thầu
Điểm ưu việt của quy trình quản lý này là từ khâu thương thảo hợp đồng đến khâu cuối là thanh lý hợp đồng, bộ phận Kỹ thuật của Ban QLDA được hoàn toàn chủ động trong các quyết định mà không bị phụ thuộc vào các bộ phận khác. Ngoài ra việc chủ động xử lý các công việc đột xuất cũng được bộ phận Kỹ thuật quyết định. Ví dụ như quy trình xử lý phát sinh công việc ngoài hiện trường sẽ giảm được một phần ba thời gian, quy trình làm phát sinh khối lượng và đơn giá sẽ giảm được một nửa thời gian do không phải mất thời gian đi trình thêm các đơn vị khác.
3.2.3.5. Đề xuất quy trình quản lý thanh tốn, quyết tốn hợp đồng
Trên cơ sở hiện nay Ban QLDA chưa có quy trình thanh tốn, quyết tốn hợp đồng. Tác giả đề xuất quy trình thanh quyết toán hợp đồng cho Ban QLDA như sau:
Không đạt - Đạt + Không đạt -- - Đạt + Không đạt - Đạt + Không đạt - Đạt +
Hình 3.3. Đề xuất quy trình nghiệm thu thanh tốn tại Ban quản lý dự án
Bộ phận tài chính thanh tốn ra kho bạc
NHÀ THẦU THI CÔNG LẬP HỒ SƠ THANH TỐN, QUYẾT
TỐN CƠNG TRÌNH (có sự xác nhận khối lượng và đơn giá
của tư vấn giám sát)
BỘ PHẬN KỸ THUẬT Kiểm tra xác nhận hồ sơ thanh
tốn
BỘ PHẬN TÀI CHÍNH Kiểm tra khối lượng hồ sơ thanh toán
GIÁM ĐỐC
Phê duyệt hồ sơ thanh tốn ra kho bạc
NHÀ THẦU THI CƠNG LẬP HỒ SƠ THANH TỐN, QUYẾT
TỐN CƠNG TRÌNH
(có sự xác nhận khối lượng và đơn giá của tư vấn giám sát)
Đơn vị thi cơng có trách nhiệm lập hồ sơ thanh toán theo quy định của nhà nước và Ban QLDA, giá trị hồ sơ thanh toán được lập căn cứ vào hợp đồng đã ký. Đơn vị TVGS có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận hồ sơ thanh tốn. Đơn vị thi cơng hồn thiện hồ sơ thủ tục trình Ban QLDA.
Các bộ phận chuyên môn của Ban QLDA sẽ có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận hồ sơ thanh toán. Thời gian thực hiện tối đa 07 ngày, cán bộ bộ phận thanh toán của Ban QLDA sẽ chuyển hồ sơ thanh toán trực tiếp lên lãnh đạo Ban QLDA để kiểm tra, báo cáo, trình ký. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cán bộ Ban QLDA sẽ tiến hành chuyển hồ sơ ra kho bạc nhà nước để tiến hành thanh toán cho nhà thầu.
3.2.3. Nhóm giải pháp hồn thiện quản lý chi phí dự án theo nội dung quản lý
3.2.3.1. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tổng mức đầu tư trong giai đoạn chuẩn bị dự án
Nâng cao chất lượng tư vấn: Chất lượng các các sản phẩm tư vấn là yếu tố
rất quan trọng trong việc đảm bảo điều kiện cho Chủ đầu tư thực hiện quản lý dự án và phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, kỹ sư tư vấn. Do đó, nâng cao chất lượng tư vấn là nâng cao trình độ chun mơn của các kỹ sư tham gia vào công tác tư vấn. Do vậy, cần lựa chọn những cán bộ tư vấn có trình độ chun mơn cao và có kinh nghiệm tư vấn. Ví dụ trình độ của kiến trúc sư, kỹ sư và việc phân cấp kiến trúc sư chủ trì cấp 1, 2; các kỹ sư, các chủ nhiệm đồ án, chủ trì thiết kế phải có phân biệt thứ bậc; chuyên gia quản lý dự án, giám đốc điều hành dự án… đều phải được tiêu chuẩn hoá để Chủ đầu tư có thể lựa chọn được những tổ chức tư vấn đáp ứng u cầu cơng việc của mình.
Với thực trạng chất lượng công tác tư vấn đang còn nhiều vấn đề bất cập như hiện nay, BQL cần đề xuất với các cơ quan xây dựng cơ chế quy định rõ ràng trong việc mở rộng phạm vi lựa chọn các tổ chức tư vấn của Chủ đầu tư. Chủ đầu tư thông báo mời thầu rộng rãi các tổ chức tư vấn có năng lực để Chủ đầu tư lựa chọn đơn vị cung cấp sản phẩm tư vấn tốt nhất cho mình trên tinh thần cạnh tranh lành mạnh và công bằng. Đồng thời đổi mới cách xác định chi phí tư vấn, thiết kế theo hướng không xác định theo tỷ lệ dự tốn cơng trình để tránh việc nhà thiết kế nâng giá cơng trình q mức cần thiết để được thiết kế nhiều và giảm trách nhiệm đối với sản phẩm của mình, gây lãng phí vốn đầu tư và những vấn đề tiêu cực khác.
Thường xuyên cử cán bộ thị sát cơ sở nhằm thống kê đầy đủ, chính xác về thực trạng, nhu cầu xây dựng.
Đánh giá ban đầu, đánh giá giữa kỳ, đánh giá kết thúc. Nhằm xem xét các thay đổi so với quyết định và những vấn đề phát sinh trong thời gian chuẩn bị dự án (thiết kế, dự toán, chuẩn bị mặt bằng …)
Lập báo cáo đánh giá về những thay đổi giá trị trong các thành phần của Tổng mức đầu tư sau khi được thẩm định và phê duyệt để có cái nhìn tổng quan và cơ sở để đánh giá. Kế hoạch chi phí sơ bộ đóng vai trị quan trọng của việc khống chế chi phí tồn bộ cơng trình và các thành phần chi phí của dự án.
Kiểm sốt chi phí trong giai đoạn này. Kiểm sốt chi phí trong việc xác định
tổng mức đầu tư, tổng dự tốn xây dựng cơng trình phải đảm bảo cho việc xác định kế hoạch chi phí có cơ sở, độ tin cậy cao làm cơ sở cho việc khống chế chi phí ở các giai đoạn tiếp theo. Kiểm tra tính đầy đủ của dự tốn bộ phận cơng trình, hạng mục cơng trình giữa khối lượng công việc trong dự toán và thiết kế, áp dụng giá xây dựng và tính tốn các khoản mục chi phí khác trong dự toán.
3.2.3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và hợp đồng
Để khắc phục tồn tại trong công tác quản lý đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và quản lý hợp đồng xây dựng tại Ban QLDA ĐTXD các cơng trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Sơn La, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể như sau:
a. Quản lý giá gói thầu
Lập kế hoạch chi phí và giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu: Nên dựa vào khối lượng công việc theo thiết kế cơ sở và kế hoạch tiến độ thực hiện dự án do Ban QLDA lập để xác định nhu cầu chi phí. Giá các bộ phận, hạng mục cơng trình sẽ được xác định căn cứ theo giá dự toán đã được chủ đầu tư phê duyệt và các điều chỉnh bổ sung khác (nếu có). Giá gói thầu dự kiến trong kế hoạch đấu thầu được thiết lập căn cứ trên giá trị ghi trong kế hoạch chi phí được lập trong giai đoạn trước và khơng được vượt q chi phí này.
Kiểm tra giá gói thầu và các điều kiện liên quan đến chi phí trong hồ sơ mời thầu: Kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp giữa khối lượng trong hồ sơ mời thầu các gói thầu bộ phận, hạng mục cơng trình với khối lượng đã đo bóc để lập dự tốn. Có thể sử dụng cá nhân hay tổ chức tư vấn về đo bóc khối lượng độc lập nhằm kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp của hồ sơ mời thầu. Đảm bảo cho việc định giá của các nhà thầu được chính xác nhất về chi phí khi bỏ giá thầu.
b. Cơng tác lựa chọn nhà thầu
và đã từng tham gia thi cơng các dự án tương tự, có năng lực tài chính vững vàng. Những gói thầu lớn cần nhà thầu có năng lực tốt nên tổ chức đấu thầu rộng rãi để tìm ra được nhà thầu tốt nhất. Cơng tác chấm thầu cần th các tổ chức có tư cách pháp nhân, có năng lực, có kinh nghiệm nhiều tham gia thực hiện công việc, tổ chức tư vấn làm việc độc lập, có chế tài thưởng phạt rõ ràng nhằm nâng cao trách nhiệm và có tác dụng răn đe, buộc các tổ chức tư vấn thực hiện chức trách nhiệm vụ của mình. Để nâng cao chất lượng công tác đấu thầu, chấm thầu cần quan tâm đến một số vấn đề sau:
- Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Ban hành các văn bản mẫu về hồ sơ, kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu tương ứng với mỗi loại hình cơng tác đấu thầu để các bên có thể nhanh chóng thực hiện các thủ tục của mình. Hướng dẫn sơ bộ nhà thầu thực hiện các thủ tục trong nội dung đấu thầu.
- Đối với những gói thầu chỉ định thầu cần phải tìm hiểu kỹ năng lực của nhà thầu, xét một cách khách quan để lựa chọn nhà thầu đáp ứng đúng các tiêu chuẩn của gói thầu trước khi thương thảo và ký kết hợp đồng, có thể đánh giá hiệu quả các dự án mà nhà thầu đã thực hiện.
- Cơng tác chấm thầu đối với một số gói thầu lớn và phức tạp cần thuê các tổ chức có tư cách pháp nhân, có năng lực và kinh nghiệm tham gia thực hiện công việc, tổ chức tư vấn làm việc độc lập và chịu trách nhiệm đến cùng với sản phẩm của mình. Như vậy cần phải thực hiện nghiêm cơ chế lựa chọn nhà thầu tư vấn, đồng thời có chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với đơn vị tư vấn nhằm nâng cao trách nhiệm, buộc đơn vị tư vấn làm việc nghiêm túc và đảm bảo chất lượng.
- Đối với các gói thầu có quy mơ lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp thì cần mở rộng hơn nữa hình thức đấu thầu để có thể lựa chọn nhà thầu tốt nhất để thực hiện dự án.
- Đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà thầu: Trong thời gian chấm thầu nghiêm cấm việc tiếp xúc giữa nhà thầu và tổ chức đấu thầu.
- Quy định áp dụng điều kiện từng loại hợp đồng, khuyến khích sử dụng hình thức hợp đồng trọn gói để hạn chế phát sinh về đơn giá và khối lượng trong một số gói thầu: Trường hợp phát sinh lớn cần phải tổ chức đấu thầu lại và kiểm tra các hình thức hợp đồng, phương thức thanh tốn và điều khoản khác liên quan tới chi phí trong hợp đồng phù hợp cho từng gói thầu của dự án.
- Thành lập các tổ chuyên gia chấm thầu thực sự có năng lực, khách quan để mang lại hiệu quả. Tác giả đề xuất thành phần tham gia tổ chuyên gia chấm thầu
của Ban QLDA trong thời gian tới cần phải rộng rãi đủ 3 thành phần: Các chuyên gia đến từ các trường đại học, học viện; các chuyên gia đã và đang công tác tại các cơ quan quản lý nhà nước; các chuyên gia đến từ các đơn vị doanh nghiệp và các chủ đầu tư hay ban quản lý dự án có kinh nghiệm sâu về cơng tác lựa chọn nhà thầu. Sau đây là gợi ý đề xuất của tác giả:
Bảng 3.4 Đề xuất thành phần tham gia tổ chuyên gia chấm thầu của Ban
Quy mơ gói thầu
Tỷ lệ các chuyên gia đến từ các trường đại học, học viện… Tỷ lệ các chuyên gia đến từ Sở Kế hoạch, Bộ Kế hoạch … Tỷ lệ các chuyên gia đến từ các đơn vị doanh nghiệp, Chủ đầu tư khác … + Gói thầu đơn giản, giá
trị gói thầu nhỏ 0%-20% 0%-20% 0%-20%
+ Gói thầu có quy mơ
phức tạp, công nghệ cao 20%-30% 20%-30% 20%-30%
+ Gói thầu có giá trị lớn 0%-20% 0%-20% 20%-30%
+ Gói thầu vừa có giá trị lớn, có tính đặc thù, quy mơ cơng nghệ phức tạp
20%-40% 20%-40% 0%-20%
Để thuận tiện thì Ban QLDA nên lập sẵn danh sách dự trữ để khi cần thiết sẽ sẵn sàng mời một số cán bộ tham gia được ngay mà không bị mất thế chủ động.
+ Đối với trường hợp thuê tư vấn chấm thầu, Ban QLDA cần kiểm soát chặt năng lực của từng cán bộ tham gia trong tổ chấm thầu bằng cách: Trước khi chấm thầu yêu cầu đơn vị tư vấn chấm thầu đưa hồ sơ năng lực của từng cán bộ tham gia tổ chấm thầu để cán bộ Ban QLDA kiểm tra xét duyệt.
c. Đàm phán và thương thảo, ký kết hợp đồng
Trên cơ sở hình thức hợp đồng được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, Ban QLDA cần nghiên cứu kỹ những nội dung của hình thức hợp đồng này để quá trình thương thảo, đàm phán và ký kết hợp đồng được chặt chẽ, đầy đủ các điều khoản có liên quan tới hợp đồng, nội dung hợp đồng càng chi tiết, càng cụ thể thì quá trình thực hiện và quá trình xử lý các tranh chấp thuận lợi, giải quyết nhanh chóng kịp thời và hiệu quả.
Ban QLDA cần chú trọng cử các cán bộ có chun mơn sâu, am hiểu pháp luật, tham khảo ý kiến đóng góp của các chun gia, để q trình soạn thảo, thương
thảo đàm phán hợp đồng tránh được rủi ro, cũng như những tranh chấp, những bất lợi trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng.
Trong quá trình soạn thảo, thương thảo hợp đồng căn cứ cần bám sát Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của chính phủ ban hành quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng và các văn bản hướng dẫn có liên quan của Bộ Xây dựng. Bên cạnh đó cần đặc biệt chú ý tới các nội dung trong hợp đồng như: Giá trị hợp đồng, nội dung công việc phải thực hiện, thời gian thi công, quy định về tạm ứng và thanh toán hợp đồng, điều chỉnh hợp đồng, trách nhiệm của các bên liên quan, thưởng phạt hợp đồng… các phụ lục kèm theo hợp đồng như: Bảng giá trị khối lượng công việc, tiến độ thi công chi tiết, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng, bản thương thảo về chủng loại, xuất xứ các loại vật liệu, vật tư, máy móc thiết bị đưa vào cơng trình, các biện pháp tổ chức thi cơng, đảm bảo an tồn vệ sinh lao động và môi trường.
3.2.3.3. Hồn thiện cơng tác thanh toán và quyết toán các hợp đồng tại Ban
Hồn thiện cơng tác thanh toán các hợp đồng thuộc trách nhiệm của Ban QLDA, cần tập trung vào một số giải pháp cụ thể như sau:
a. Kiểm soát chặt chẽ bảng đề nghị giá trị thanh toán các hợp đồng của nhà thầu gửi cho Ban QLDA.
Căn cứ pháp luật chủ yếu để kiểm soát là các văn bản pháp luật hiện hành về thanh tốn vốn của Bộ Tài chính và văn bản pháp luật của Chính phủ ban hành về hợp đồng xây dựng.
Nội dung kiểm soát bảng đề nghị thanh toán hợp đồng của Ban QLDA tập trung vào một số nội dung sau:
- Kiểm soát những thỏa thuận trong hợp đồng về thanh toán gồm: + Thỏa thuận về số lần thanh toán;
+Thỏa thuận về thời điểm thanh toán, điều kiện thanh toán; + Thỏa thuận về hồ sơ thanh toán, điều kiện thanh toán.
- Kiểm soát chặt chẽ hồ sơ thanh toán theo đúng quy định của hợp đồng và pháp luật hiện hành, cụ thể như sau:
+ Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ theo quy định.
+ Kiểm tra nguồn gốc vật liệu trước khi đưa vào sử dụng cho công trường như: Chứng chỉ xuất xưởng, chứng chỉ thí nghiệm…
+ Kiểm tra số lượng, chất lượng của biên bản nghiệm thu các công việc ở giai đoạn hoàn thành và hạng mục hoàn thành.
+ Kiểm tra bản vẽ hồn cơng các hạng mục cơng trình hồn thành có đúng với thiết kế ban đầu không.
+ Kiểm tra khối lượng nghiệm thu, đơn giá hợp đồng, chênh lệch giữa đơn giá do trượt giá (nếu là đơn giá điều chỉnh).
+ Kiểm tra khối lượng, đơn giá thanh tốn phát sinh ngồi hợp đồng (nếu có).