- Hủy bỏ văn bản là việc dùng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn để làm
4. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt
Trong tiếng Việt, lỗi chính tả khá đa dạng mà điển hình là: - Lỗi về phụ âm đầu (X – S, N – L, Tr – Ch, Ng – Ngh, v.v.) - Lỗi về thanh điệu, dấu câu ( dấu hỏi, ngã)
- Lỗi viết hoa
Câu phải được đánh dấu câu phù hợp. Phải hiểu rõ cách sử dụng phổ biến các dấu câu trong tiếng Việt để sử dụng cho đúng.
+ Dấu chấm (.) dùng để đánh dấu sự kết thúc câu trần thuật + Dấu chấm hỏi (?) dùng để đánh dấu câu nghi vấn
+ Dấu chấm than (!) dùng để đánh dấu câu biểu cảm (cảm thán) hoặc câu cầu khiến ( dấu này đôi khi được đặt cùng dấu chấm hỏi (?!) để biểu thị thái độ mỉa mai, châm biếm
+ Dấu phẩy (,) dùng để tách các thành phần cùng loại, các thành phần biệt lập, các vế câu
+ Dấu chấm phẩy (;) dùng để tách các thành phần tương đối độc lập trong câu.
+ Dấu hai chấm (:) dùng để báo hiệu điều trình bày tiếp theo mang ý giải thích, thuyết minh; báo hiệu lời trích dẫn trực rtiếp, lời đối thoại.
+ Dấu ba chấm (…) còn gọi là dấu chấm lửng dùng để biểu thi lời nói bị ngắt quãng vì xúc động; biểu thị chỗ ngắt dài giọng với ý châm biếm, hài hước; biểu thị chỗ kéo dài về âm thanh hoặc khoảng cách về thời gian, không gian; biểu thị người viết chưa liệt kê hết. Nếu được đặt trong ngoặc đơn (…) thì dùng để biểu thị lời dẫn trực tiếp bị lược bớt một số câu.
+ Dấu vân vân (v.v) biểu thị người viết chưa liệt kê hết
+ Dấu ngặc đơn ( ) dùng để tách các thành phần có tác dụng giải thích, bổ sung; đóng khung bộ phận chỉ nguồn gốc lời trích dẫn.
+ Dấu ngoặc kép ( “ “) dùng để đánh dấu lời dẫn trực tiếp; đóng khung tên riêng, tên tác phẩm; đánh dấu những từ ngữ được hiểu theo nghĩa khác
+ Dấu ngang cách ( - ) dùng để phân biệt thành phần chêm xen; đặt trước những lời đối thoại, các bộ phận liệt kê…
Lưu ý: trong ngôn ngữ pháp luật, không dùng các dấu chấm hỏi, chấm than,
ba chấm, bởi vì văn bản phải chính xác, dứt khoát, không biểu cảm. 5. Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp
Để tạo nên câu và những đơn vị của câu, các từ được sử dụng luôn quan hệ với nhau về ngữ nghĩa và ngữ pháp, tùy thuộc vào khả năng kết hợp chúng. Khả năng kết hợp này do bản chất ngữ nghĩa, ngữ pháp của từ quy định. Cần nắm bắt điều đó để sử dụng từ cho đúng
Ví dụ: “ Lượng mưa năm nay kéo dài nên úng lụt xảy ra ở nhiều địa phương”
Một biểu hiện khác của việc dùng từ không đúng quan hệ kết kết hợp là dùng lặp từ, thừa từ
Ví dụ: “cải cách thủ tục hành chính là nhu cầu đòi hỏi cấp bách đang được
thực tiễn đặt ra”
Hay: “Những thiệt hại do ô nhiễm môi trường gây ra là rất nghiêm trọng, không thể xác định cụ thể bằng các con số hay số liệu cụ thể”
2.6.4. Quy trình soạn thảo một văn bảna. Công tác chuyẩn bị: Nội dung bao gồm: a. Công tác chuyẩn bị: Nội dung bao gồm:
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản: làm cơ sở cho việc giới hạn khuôn khổ vấn đề định giải quyết, cách viết, cách trình bày. Mục đích có thể là: đưa ra một quyết định hướng dẫn giải thích một văn bản, thông tin một tình hình, liên hệ trao đổi công tác, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc …
- Xác định rõ đối tượng nhận văn bản: Đối tượng nhận văn bản có thể là: cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, hay tầng lớp nhân dân. Việc xác định rõ đối tượng nhận văn bản làm cơ sở cho việc xác định nội dung, thông tin của văn bản nghĩa là những nội dung đề cập trong văn bản phải tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của đối tượng nhận văn bản (Họ có đủ thẩm quyền giải quyết, xử lý vấn đề không và giải quyết tới mức nào thì nêu ra đến mức ấy.
- Xác định nội dung cần trình bày: để thu thập thông tin, tài liệu, bổ sung chỉnh lý, chọn lọc thông tin.