4.1. Tư vấn gặp mặt trực tiếp
+ Nghe khách hàng trình bày: người tư vấn phải lắng nghe và ghi chép những nội dung chính, ý chính, đặt câu hỏi làm rõ thêm vụ việc.
+ Yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu liên quan đến việc cần tư vấn:
khách hàng là người trong cuộc, vì vậy các việc mà họ yêu cầu tư vấn thường có các tài liệu, văn bản, thư từ giao dịch... những giấy tờ này phản ánh bản chất, diễn biến của vụ việc. Nếu người tư vấn khơng có được những tài liệu này thì việc tư vấn có thể khơng chính xác. Trường hợp khách hàng chưa muốn cung cấp cho người tư vấn những tài liệu khơng có lợi cho mình, người tư vấn cần động viên họ để họ cung cấp đầy đủ. Trường hợp sau khi nghe khách hàng trình bày và nghiên cứu các tài liệu do họ cung cấp mà thấy khơng thể trả lời ngay được, thì người tư vấn cần phải thơng báo điều đó cho khách hàng và hẹn gặp họ vào một ngày khác.
+ Tra cứu tài liệu tham khảo: là bắt buộc đối với người tư vấn pháp luật, vì:
- Để khẳng định với khách hàng rằng người tư vấn đang tư vấn theo luật
chứ khơng phải theo cảm tính chủ quan.
- Tra cứu tài liệu tham khảo giúp người tư vấn khẳng định chính những suy nghĩ của mình.
4.2. Tư vấn gián tiếp
Việc tư vấn gián tiếp thơng thường được tiến hành vì những lý do sau đây:
- Khách hàng ở xa, không trực tiếp đến gặp người tư vấn để xin tư vấn bằng miệng. - Kết quả tư vấn bằng văn bản có thể được khách hàng sử dụng để phục vụ cho mục đích của họ.
Việc tư vấn bằng văn bản có thể thực hiện theo hai hình thức sau đây:
- Khách hàng viết đơn, chuyển fax, điện thoại, gửi mail... cho người tư vấn, nêu rõ yêu cầu của mình dưới dạng các câu hỏi. Hình thức này dễ làm, có hiệu quả và đạt độ chính xác cao.
- Khách hàng trực tiếp đến gặp người tư vấn, trực tiếp nêu yêu cầu của mình với người tư vấn và đề nghị họ tư vấn bằng văn bản.
Tư vấn bằng văn bản cần lưu ý thực hiện theo các bước sau đây: - Nghiên cứu kỹ yêu cầu của khách hàng;
- Trao đổi với khách hàng về yêu cầu của họ để khẳng định trong một số trường hợp cần thiết;
- Tra cứu các tài liệu văn bản pháp luật có liên quan đến phục vụ cho việc tư vấn; - Soạn văn bản trả lời cho khách hàng.