5. Kết cấu của đề tài
1.2. Tổng quan về giao nhận hàng hố bằng đường hàng khơng
1.2.5. Quy trình giao nhận hàng hố bằng đường hàng khơng
Giao nhận hàng xuất
Sau khi kí kết hợp đồng ngoại thương, nhà xuất khẩu bắt đầu chuẩn bị hàng hoá cùng với một số chứng từ cần thiết về hàng hoá để chuẩn bị giao hàng. Đối với vận tải bằng đường hàng khơng, người giao hàng có thể giao hàng cho đại lý, người vận chuyển hoặc cho người giao nhận vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng khơng.
Trình tự các bước thực hiện giao hàng bao gồm các bước sau:
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất
Nguồn: Dương Văn Bạo, 2014
Bước 1. Chuẩn bị
hàng
Bước 2. Lựa chọn
thời gian và tuyến vận chuyển phù hợp
Bước 3. Liên hệ
giao hàng
Bước 4. Nhận vận
đơn hàng khơng
Bước 5. Theo dõi q trình
vận chuyển và giải quyết tranh chấp (nếu có)
Bước 1. Chuẩn bị hàng
Tại bước này, sau khi đã ký kết hợp đồng ngoại thương, nhà xuất khẩu sẽ chuẩn bị hàng hố đầy đủ, đóng gói và in ký mã hiệu phù hợp với quy định của hợp đồng và điều kiện vận chuyển hàng hố bằng đường hàng khơng.
Bên cạnh việc chuẩn bị hàng hố, bên xuất khẩu cịn phải chuẩn bị một số chứng từ cần thiết. Các chứng từ này bao gồm:
- Giấy phép xuất khẩu nếu hàng hoá xuất khẩu là hàng hố có điều kiện (Export licence)
- Bản kê chi tiết hàng hoá xuất khẩu (Packing list/ Detailed packing list) - Bản đăng ký hàng hố chun chở hàng khơng (Cargo list)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Tờ khai hàng hoá xuất khẩu (Export declaration)
- Các chứng từ khác tuỳ thuộc vào loại hàng hoá và yêu cầu của bên nhập khẩu
Bước 2. Lựa chọn thời gian và tuyến vận chuyển phù hợp
Sau khi nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hoá và các chứng từ cần thiết, dựa vào thời gian cũng như điểm đến đã được chỉ định theo hợp đồng ngoại thương, bên xuất khẩu sẽ nghiên cứu và lựa chọn tuyến vận chuyển cùng lịch trình bay phù hợp nhất. Ngồi ra, bên xuất khẩu cũng cần xem xét đến các điều kiện vận chuyển của các hàng để lựa chọn được tuyến vận chuyển, thời gian và hãng bay thích hợp.
Bước 3. Liên hệ giao hàng
Tại đây, nhà xuất khẩu sẽ liên hệ với đại lý hoặc người giao nhận để giao hàng cùng với chỉ dẫn gửi hàng cùng các chứng từ liên quan đến hàng hoá đã được chuẩn bị tại bước 1.
Sau khi giao hàng, người xuất khẩu sẽ nhận biên lai nhận hàng của người vận chuyển hoặc đại lý của họ (Cargo receipt). Nếu giao cho người giao nhận (Forwarder) thì người xuất khẩu sẽ nhận được biên lai nhận hàng của người giao nhận (Forwarder’s certi icate o receipt - FRC). Nếu giao hàng tại cảng đích, người giao nhận sẽ cấp giấy chứng nhận vận chuyển (Forwarder’s certi icate o transport – FCT). Nếu gửi hàng lẻ (LCL), người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng (Forwarder’s warehouse receipt – FWR) cho người gửi. Các chứng từ trên đây là sự thừa nhận chính thức của người vận chuyển hàng khơng hoặc người giao nhận là họ đã nhận hàng từ người gửi.
Người giao nhận sẽ tiến hàng tập hợp và lập chứng từ để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không theo sự uỷ thác của nhà xuất khẩu.
Bước 4. Nhận vận đơn hàng không
Sau khi hoàn thành tồn bộ phần cơng việc trên, người gửi hàng phải thanh tốn các chi phí liên quan đến lơ hàng và nhận vận đơn hàng không (AWB) theo thoả thuận. Người gửi hàng phải trực tiếp ký vào vận đơn hàng không và nhận 1 bản gốc cùng 1 bản dành cho người gửi hàng (shipper) có chữ ký hợp lệ của người vận chuyển.
Nếu người gửi hàng giao cho người vận chuyển hoặc đại lý của họ thì người gửi hàng chỉ cần nhận 1 bản vận đơn gốc (Original AWB) là chứng từ chứng minh người gửi hàng đã giao hàng phù hợp với mô tả đã ghi trên vận đơn.
Nếu người gửi hàng giao cho người giao nhận thì người gửi hàng sẽ nhận được cả vận đơn hàng lẻ (House AWB) và vận đơn chủ (Master AWB). Trong đó, tên người gửi hàng trong MAWB là người vận chuyển trong HAWB và mô tả hàng hố trên hai vận đơn này hồn tồn giống nhau.
Giao nhận hàng nhập
Trình tự thực hiện các bước để nhận hàng vận chuyển bằng đường hàng không được thực hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập
Nguồn: Dương Văn Bạo, 2014
Bước 1. Nhận thông
báo hàng đến
Bước 2. Liên hệ
nhận chứng từ
Bước 3. Khai báo và
làm thủ tục hải quan
Bước 1. Nhận thông báo hàng đến
Sau khi nhận được thơng báo tình trạng hàng đến (pre-alert) từ phía đại lý hãng vận chuyển, người nhận sẽ liên hệ với đại diện của người chuyên chở hoặc người giao nhận đã được chỉ định trên AWB.
Trong đó, thơng báo trình trạng hàng đến sẽ liệt kê chi tiết về hàng hoá, các chứng từ Master AWB, House AWB. Thông báo này sẽ được gửi đến người nhận thông qua mail hoặc ax.
Bước 2. Liên hệ nhận chứng từ
Sau khi liên hệ với đại diện của người chuyên chở hoặc người giao nhận, người nhận sẽ liên hệ với phòng nhập tại sân bay để nhận bộ chứng từ. Bộ chứng từ sau khi nhận cần được đối chiếu cẩn thận với thơng báo tình trạng hàng đến đã gửi trước đó. Nếu có sai sót, người nhận phải thơng báo ngay cho người vận chuyển hoặc đại lý của họ.
Các giấy tờ nhận theo chỉ dẫn của thơng báo tình trạng hàng đến bao gồm: AWB (nếu người bán trực tiếp gửi hàng), bản sao chép của Master AWB, bản gốc của House AWB (nếu người bán gửi qua người giao nhận), invoice, packing list, mani est, commercial invoice,…
Bước 3. Khai báo và làm thủ tục hải quan
Để có thể lấy hàng, người nhận cần khai báo và làm các thủ tục hải quan cần thiết, thanh tốn các khoản thuế, lệ phí nếu có và lấy D/O để nhận hàng. Để tránh phát sinh chi phí quá cao do phí lưu kho tải các cảng hàng không là khá lớn, người nhận phải thường xuyên liên hệ với đại lý của người vận chuyển để nắm được lịch bay, thời gian hàng đến, tránh lưu kho trong thời gian dài.
Bước 4. Nhận hàng
Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, người nhận đã có thể nhận hàng. Trong q trình nhận hàng hố, người nhận cần kiểm tra kĩ hàng hố của mình. Nếu có sai sót hoặc thiệt hại về hàng hoá, người nhận phải lập biên bản hàng đổ vỡ (COR) để làm cơ sở khiếu nại người vận chuyển.
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao nhận hàng hố bằng đường hàng khơng