- Các khoản kinh phí chưa sử dụng hết được chuyển sang
1.1.3.1. Lập dự toán thu, chi ngân sách
Một cách chung nhất, dự tốn là bản tính tốn dự trù các khoản thu và chi sẽ diễn ra trong một thời gian nhất định. Như vậy, có thể hiểu lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ (incremental budgeting method)
budgeting method). Mỗi phương pháp lập dự tốn đều có những đặc
điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau. Cụ thể:
- Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến. Phương pháp này có ưu điểm là rất rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng. Dự toán được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện cho nhà quản lý tổ chức, điều hành mọi hoạt động. Tuy nhiên, hạn chế là nếu chỉ dựa trên dự toán của năm trước thì mọi hoạt động sẽ vẫn được tiến hành theo kiểu cách, khn mẫu cũ mà khơng khuyến khích phát triển các ý tưởng sáng tạo. Bên cạnh đó với việc duy trì và xu hướng điều chỉnh tăng các khoản mục so với năm trước sẽ tạo tâm lý khuyến khích chi tiêu tăng theo dự tốn vào những tháng cuối năm mà khơng quan tâm đến hiệu quả đầu ra để tránh bị cắt giảm chi phí trong tương lai.
- Phương pháp lập dự tốn khơng dựa trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ khơng dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Đây là phương pháp lập dự toán phức tạp hơn do khơng dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn. Tuy nhiên, sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá được một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng mất cân đối giữa khối lượng cơng việc và chi phí thực hiện đồng thời giúp đơn vị lựa chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra.
Trong hai phương pháp lập dự toán trên, phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và tiện áp dụng cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị. Trong khi đó, phương pháp lập dự tốn khơng dựa trên cơ sở quá khứ phức tạp hơn, địi hỏi trình độ cao trong đánh giá, phân tích, so sánh giữa nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị nên chỉ thích hợp với những hoạt động không thường xuyên, hạch tốn riêng được chi phí và lợi ích.