- Lập báo cáo kế toán quý Báo cáo quyết toán năm
b) Lựa chọn cơ sở kế toán đối với đơn vị sự nghiệp
1.3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Trên góc độ tổ chức lao động kế tốn, bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán, sử dụng phương tiện kỹ thuật để thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin có hệ thống về các hoạt động kinh tế, tài chính nhằm quản lý, kiểm sốt nguồn kinh phí; tình hình sử dụng, quyết tốn kinh phí; tình hình quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản cơng; tình hình chấp hành dự tốn thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước tại đơn vị. Các nhân viên kế tốn trong một bộ máy kế tốn có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính lệ thuộc, chế ước lẫn nhau.
Căn cứ vào các đặc điểm hiện có của đơn vị sự nghiệp như đặc điểm về quy mô, địa bàn hoạt động của đơn vị; mức độ phân cơng quản lý tài chính trong đơn vị; trình độ trang thiết bị cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bộ máy quản lý và kế toán, tổ chức bộ máy kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thể lựa chọn trong ba mơ hình dưới đây:
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung (còn gọi là mơ hình một cấp): Đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế tốn. Phịng kế tốn trung tâm của đơn vị phải thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Trường hợp đơn vị kế tốn có các đơn vị trực thuộc thì chỉ thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ mà khơng mở sổ sách và khơng hình thành bộ máy nhân sự kế tốn riêng. Tồn bộ cơng việc ghi sổ đến lập báo cáo kế tốn đều thực hiện ở phịng kế toán trung tâm.
Sơ đồ 1.2: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Kế toán trưởng đơn vị hạch toán
Các phần hành kế toán hoạt động trung tâm Các nhân viên kế
toán phần hành tại trung tâm
Bộ phận tài chính và tổng hợp tại
trung tâm
Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ từ đơn vị trực thuộc
Ưu điểm nổi bật của mơ hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là bảo đảm sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với cơng tác kế tốn; tạo điều kiện kiểm tra, giám sát kịp thời toàn bộ hoạt động của đơn vị. Cơng tác kế tốn được lãnh đạo chỉ đạo tập trung, thuận tiện cho việc phân công và chuyên mơn hố cơng việc đối với nhân viên kế toán cũng như trang thiết bị kỹ thuật tính tốn.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên, có thể thấy mơ hình này khơng phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng, các cơ sở của đơn vị phụ thuộc đặt ở xa đơn vị trung tâm; đối với những đơn vị sự nghiệp có địa bàn hoạt động phân tán, sự kiểm tra, giám sát của thủ trưởng đơn vị, của kế toán trưởng đối với hoạt động kinh tế tại các cở sở phụ thuộc bị hạn chế. Ngồi ra, cơng việc kế tốn dồn vào cuối kỳ có thể ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế tốn và lập báo cáo kế tốn.
Vì vậy, mơ hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, khơng có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thơng tin hiện đại.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán (cịn gọi là mơ hình
2 cấp): Bộ máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt: cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều tổ chức sổ sách và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.
Kế toán cấp trung tâm thực hiện tổng hợp số liệu báo cáo của các cơ sở; lập báo cáo kế toán cho các cơ quan tổ chức, quản lý; chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị cơ sở trực thuộc.
Kế toán trực thuộc tổ chức hạch toán ban đầu đến lập báo cáo kế toán gửi lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ. Quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với đơn vị cấp trên là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ.
Sơ đồ 1.3: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Với mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán, cơng việc kế tốn được thực hiện ở nơi phát sinh nghiệp vụ kinh tế nên vai trò kiểm tra, giám sát, quản lý hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị được phát huy. Ở các đơn vị trực thuộc, bộ phận kế toán cũng được tăng cường tính chủ động. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, việc sử dụng mơ hình này sẽ gây chậm trễ trong tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo của đơn vị. Do bộ máy kế toán phức tạp, việc cơ giới hoá cơng tác kế tốn khơng thuận tiện, việc kiểm tra, chỉ đạo của kế tốn trưởng khơng tập trung. Vì thế, mơ hình này thường thích hợp với những đơn vị có quy mơ lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán (cịn gọi là mơ hình hỗn hợp): Theo mơ hình này cơng tác kế tốn
được tiến hành ở phịng kế tốn trung tâm và một số bộ phận đơn vị Kế toán phần hành… Kế toán phần hành… Kế toán phần hành… Kế toán trung tâm Kế toán trưởng đơn vị cấp trên
Bộ phận tài chính Kế tốn hoạt động thực hiện ở cấp trên Bộ phận tổng hợp kế toán cho đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Các đơn vị trực thuộc Kế toán trưởng
phụ thuộc; một số bộ phận phụ thuộc khác hoạt động tập trung không tiến hành cơng tác kế tốn. Bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mơ hình một phịng kế tốn trung tâm, các phịng kế tốn của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung tồn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung; thực hiện tổng hợp số liệu từ các phịng kế tốn đơn vị phụ thuộc hoạt động phân tán của toàn đơn vị. Trên cơ sở đó, phịng kế tốn trung tâm tổng hợp lập báo cáo cung cấp thông tin về tồn bộ cơng tác kế tốn của đơn vị.
Sơ đồ 1.4: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán
Kế toán trung tâm Kế toán trưởng đơn vị cấp trên
Kế toán các hoạt động tại cấp trên Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán
Nhân viên hạch toán ban đầu tại cơ sở
trực thuộc
Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị
trực thuộc Đơn vị kinh tế
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức hỗn hợp thích hợp với các đơn vị có quy mơ lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc; hoạt động trên địa bàn vừa tập trung, vừa phân tán; mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính và trình độ quản lý khác nhau.