- Lập báo cáo kế toán quý Báo cáo quyết toán năm
b) Lựa chọn cơ sở kế toán đối với đơn vị sự nghiệp
1.3.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là phương tiện ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Như vậy, sổ kế tốn chính là phương tiện vật chất để thực hiện cơng tác kế tốn. Với đặc điểm đa dạng, phong phú và luôn vận động của đối tượng kế tốn có thể thấy cần thiết phải có một hệ thống sổ kế toán phù hợp để phản ánh.
Tổ chức hệ thống sổ kế tốn chính là việc kết hợp các loại sổ sách với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một q trình hạch tốn theo một trình tự nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế. Trong các nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn thì vấn đề lựa chọn hình thức sổ kế tốn là một vấn đề rất quan trọng vì nó quyết định nội dung và chất lượng của tồn bộ cơng tác kế toán, liên quan chặt chẽ đến việc sử dụng hợp lý cán bộ kế toán của đơn vị.
Để tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị sự nghiệp nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ kế toán hiện hành. Điều đó có nghĩa là đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế tốn chính thức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế tốn quy định. Trên cơ sở hình thức tổ chức sổ đã lựa chọn, các đơn vị cần bảo đảm tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với hệ thống sổ kế toán bởi sổ kế tốn chính là hình thức biểu hiện cụ thể của các tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép trên tài khoản. Trong quá trình tổ chức hệ thống sổ kế toán, các đơn vị cũng cần lưu ý đến tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho kiểm tra kế tốn.
Thơng thường những nội dung chính của tổ chức hệ thống sổ kế toán trong đơn vị sự nghiệp bao gồm các vấn đề sau:
- Lựa chọn hình thức kế tốn áp dụng. Tùy theo đặc điểm cụ thể
của từng đơn vị về quy mơ, tính chất hoạt động, ngành nghề kinh doanh, yêu cầu thông tin, trình độ cán bộ, điều kiện phương tiện vật chất hiện có... để lựa chọn hình thức kế tốn thích hợp với đơn vị.
- Lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán bao gồm sổ kế toán
tổng hợp, sổ kế toán chi tiết.
- Xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế tốn, chỉ rõ công việc hàng ngày, định kỳ kế toán phải tiến hành trên từng loại sổ và trong toàn hệ thống sổ mà đơn vị sử dụng.
- Tổ chức q trình ghi chép vào sổ kế tốn. Nội dung này không
chỉ là ghi chép các nghiệp vụ đã phản ánh trên chứng từ vào từng loại sổ sách có liên quan mà cịn là thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ kế toán với nhau nhằm đảm bảo sự khớp đúng của số liệu kế toán.
- Tổ chức q trình bảo quản, lưu trữ sổ kế tốn.
Mỗi đơn vị kế tốn chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Theo quy định hiện hành và tùy vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức kế tốn:
- Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái. - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế tốn Nhật ký chung. - Hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Đơn vị kế toán nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế tốn đã lựa chọn về: loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.