- Lập báo cáo kế toán quý Báo cáo quyết toán năm
b) Lựa chọn cơ sở kế toán đối với đơn vị sự nghiệp
1.3.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế tốn là nguồn thơng tin ban đầu được xem như nguồn nguyên liệu mà kế tốn sử dụng để qua đó tạo lập nên những thơng tin có tính tổng hợp và hữu ích phục vụ nhiều đối tượng khác nhau. Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thơng tin kế tốn. Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp một mặt phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ, mặt khác phải căn cứ vào quy mơ, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp. Những nội dung cụ thể của tổ chức chứng từ kế toán trong đơn vị sự nghiệp bao gồm các bước sau:
- Xác định danh mục chứng từ kế toán sử dụng: Danh mục
chứng từ phải đạt các yêu cầu về tính pháp lý, đầy đủ và hợp lý khi được vận dụng. Trên cơ sở các quy định, chế độ kế toán, các đơn vị sự nghiệp thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế tốn tài chính. Bên cạnh đó, căn cứ vào nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ, đơn vị có thể xác định một số loại chứng từ cần thiết cho cơng tác kế tốn quản trị. Với những chứng từ kế toán này, đơn vị phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghi chép trên cơ sở đảm bảo sự thống nhất trong kỳ hạch toán. Đối với các đơn vị sự nghiệp triển khai áp dụng cơ chế tự chủ tài chính, vấn đề xác định danh mục chứng từ kế toán là hết sức cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin ban đầu phục vụ quản lý thu, chi, quản lý tài chính trong điều kiện tự chủ.
- Tổ chức lập chứng từ kế toán: Đây là quá trình sử dụng các
chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Các chứng từ sử dụng có thể tuân thủ thống nhất,
không được sửa đổi nếu thuộc loại chứng từ bắt buộc hoặc tự bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nếu thuộc loại chứng từ hướng dẫn, chứng từ phục vụ quản trị nội bộ. Tùy theo điều kiện của từng đơn vị chứng từ có thể lập thủ cơng bằng tay hoặc bằng máy. Theo quy định hiện hành, các đơn vị sự nghiệp có thể thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn để phản ánh nghiệp vụ kịp thời và tiện cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tổ chức kiểm tra nội dung cơ bản của chứng từ kế toán: Đây là
việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên chứng từ kế tốn. Các yếu tố đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ cần được chú ý xem xét như các yếu tố bắt buộc của chứng từ, tính chính xác, hợp lý của số liệu trên chứng từ, chữ ký của những người có liên quan... Trường hợp thơng qua kiểm tra nếu phát hiện có sai sót thì kế tốn nhất thiết phải yêu cầu cá nhân, tổ chức lập chứng từ bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán.
- Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán: Sau khi
được kiểm tra, các chứng từ kế toán được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của các khoản thu, chi... Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức sổ kế tốn tại đơn vị.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán: Sau khi
ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản tại phịng kế tốn để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp tuân theo quy định của Luật Kế toán, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ kế tốn HCSN và Thơng tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Chế độ hiện hành đã quy định khá cụ
thể hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán về nội dung, phương pháp lập, kiểm tra và trình tự luân chuyển chứng từ.
Một vấn đề cũng cần quan tâm trong tổ chức hệ thống chứng từ kế toán của các đơn vị sự nghiệp là vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu công việc của tổ chức cơng tác kế tốn nói chung trong đó có tổ chức chứng từ điện tử. Bằng việc tổ chức thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn cho từng loại nghiệp vụ và tổ chức mã hóa cho từng loại chương trình sẽ giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên kế tốn trong q trình lập và luân chuyển chứng từ, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phát sinh các khoản thu, chi với việc tổng hợp số liệu chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, tổ chức vấn đề này cần phải tính đến khả năng chống sửa chữa, bảo mật thơng tin của chứng từ.
Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự nghiệp cần tổ chức chứng từ kế toán cho phù hợp, cung cấp thơng tin kịp thời và hiệu quả cho q trình quản lý.