2.2. Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty TNHH VKX
2.2.3. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là nhân tố then chốt với mỗi tổ chức. Hình thành và đào tạo nhân lực chưa đủ để nhân viên gắn bó lâu dài với mình mà cần phải thực hiện các hoạt động duy trì nhằm đem lại cho nhân viên những điều kiện, quyền lợi phù hợp với mỗi cá nhân để họ có thể coi cơng ty là nhà. Thực sự đó là điều khơng hề dễ với mỗi tổ chức. Nhận thức điều đó, cộng với mục tiêu của Cơng ty VKX là cân đối lao động phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của cơng ty và đảm bảo ít có sự biến động lao động thì nhóm chức duy trì nguồn nhân lực ln được tập trung chú trọng.
Chính vì thế, khóa luận tốt cũng cũng đi sâu tìm hiểu về nhóm chức năng này nhằm có thể đánh giá một cách cụ thể và chính xác nhất những gì mà cơng ty đã, đang và có thể làm được.
2.2.3.1. Tạo động lực lao động
Công ty VKX đã nghiên cứu, xem xét để đưa ra các cách thức và phương pháp nhằm tạo động lực cho người lao động, để người lao động tích cực thực hiện công việc, cụ thể như sau:
Hệ thống tiền lương, lãnh đạo công ty nhận thức được tầm quan trọng của tiền
lương đối với người lao động nên đã duy trì việc tăng lương hàng năm cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Hệ thống khen thưởng, cơng ty chủ yếu sử dụng hình thức tiền thưởng. Cơng ty
vừa có những khoản thưởng cố định trong những dịp đặc biệt mang đầy ý nghĩa khích lệ cho người lao động, vừa có những khoản thưởng nhằm kích thích người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ, phát huy tinh thần học hỏi cũng như khả năng sáng tạo, cải tiến để nâng cao hiệu quả công việc.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 51
Hệ thống đánh giá, việc đánh giá đã có sự tham gia tự đánh giá của cá nhân
người lao động vừa góp phần làm tăng tính chính xác của kết quả đánh giá, vừa làm tăng ý thức trách nhiệm của người lao động đối với cơng việc của mình. Đó là vì thực tế khơng ai khác hiểu rõ tình hình thực hiện cơng việc của mình bằng chính bản thân người lao động.
Công tác đào tạo và phát triển, công ty đã quan tâm đầu tư cho công tác đào tạo
không chỉ về số lượng người được đào tạo mà còn đa dạng trong lĩnh vực đào tạo. Với lao động trực tiếp thì đào tạo nâng cao tay nghề, cập nhật cơng nghệ kỹ thuật mới, cịn với lao động gián tiếp thì chủ yếu là bồi dưỡng nghiệp vụ.
Điều kiện và trang thiết bị làm việc, trang thiết bị của công ty khá đầy đủ, hiện
đại, chứng tỏ lãnh đạo công ty đã quan tâm đến việc chăm lo môi trường làm việc, luôn tạo điều kiện tốt nhất để người lao động làm việc hiệu quả, cống hiến nhiều hơn cho công ty.
Văn hóa cơng ty, Cơng ty VKX rất quan tâm tới vấn đề này. Mỗi người lao động
khi mới vào làm việc tại công ty, công ty đều tổ chức các lớp học đào tạo hội nhập để giới thiệu về văn hóa cơng ty, về cơng việc họ sẽ đảm nhận,… để tạo điều kiện cho họ sớm làm quen với mơi trường mới. Thêm vào đó, cơng ty cũng rất chú trọng trong việc xây dựng bầu khơng khí tốt đẹp, khơng có mâu thuẫn xảy ra trong cơng ty.
An tồn và sức khỏe cho người lao động, công ty thường xuyên tổ chức khám
chưa bệnh định kỳ (2 lần/ năm) cho cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua việc phối hợp với bệnh viện Trí Đức để tổ chức thăm khác tổng thể cho mỗi cá nhân nhằm đảm bảo an toàn sức khỏe cho người lao động yên tâm công tác.
Tuy nhiên, một vấn đề khác đó là qua tìm hiểu nhận thấy từ năm 2010 – 2013, Công ty TNHH VKX chưa tiến hành bất kỳ hoạt động nào nhằm xác định thứ tự ưu tiên về nhu cầu của người lao động làm căn cứ để xây dựng các biện pháp tạo động lực. Vì vậy, với mục đích xác định chính xác nhu cầu thực tế của người lao động tại Cơng ty VKX, từ đó có thể đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao công tác tạo động lực, em tiến hành điều tra nhu cầu của người lao động tại công ty. Trong đó:
- Cách thức khảo sát: Xây dựng mẫu khảo sát online (phụ lục 1) bằng công cụ Google
docs, sau đó nhờ hệ thống email tự động của cơng ty để gửi email có đường link của mẫu khảo sát tới tồn bộ nhân viên trong cơng ty.
- Thời gian khảo sát: Từ 01/10/2014 đến 31/10/2014.
- Kết quả khảo sát: Sau thời gian khảo sát với 306 email được gửi đi. Sử dụng Google
docs tổng hợp kết quả em nhận được hồi âm của 134 nhân viên với 2 bảng sau:
Bảng 2.10: Thứ tự xếp loại tầm quan trọng nhu cầu của người lao động tại VKX
Thứ tự từ cao đến thấp Nhu cầu người lao động
1 Chế độ đãi ngộ thỏa đáng
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 52
3 Nhiều cơ hội thăng tiến 4 Phù hợp với chuyên môn 5 Được đào tạo và phát triển 6 Công việc ổn định
7 Công việc thú vị, thách thức 8 Điều kiện làm việc tốt 9 Cơng việc ít áp lực
10 Môi trường làm việc thân thiện
(Nguồn: Kết quả khảo sát về động lực lao động của người lao động tại Công ty TNHH VKX)
Bảng 2.11: Thứ tự nhu cầu của người lao động chia theo bộ phận tại VKX
Bộ phận Nhu cầu Quản lý Hỗ trợ Kinh doanh Nghiên cứu phát triển xuất Sản Chế độ đãi ngộ thỏa đáng 1 1 2 1 1 Được đánh giá, nhìn nhận cơng bằng 3 2 1 2 2 Nhiều cơ hội thăng tiến 2 4 3 3 3 Phù hợp với chuyên môn 4 7 4 4 6 Được đào tạo, phát triển 6 9 6 6 9 Công việc ổn định 7 3 8 7 4 Công việc thú vị, thách thức 5 10 5 5 10 Điều kiện làm việc tốt 8 5 9 8 7 Cơng việc ít áp lực 10 6 7 9 5 Môi trường làm việc thân thiện 9 8 10 10 8
Ghi chú: Thứ tự 10 Thứ tự 1
Nhu cầu ít quan trọng nhất Nhu cầu quan trọng nhất
(Nguồn: Kết quả khảo sát về động lực lao động của người lao động tại Công ty TNHH VKX)
Theo kết quả bảng 2.10, cho thấy hiện tại một công việc với chế độ đãi ngộ thỏa đáng là điều quan trọng nhất đối với người lao động tại VKX, tiếp đến là nhu cầu được đánh giá cơng bằng và có nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Điều này hồn tồn dễ hiểu vì đội ngũ nhân lực của công ty tương đối trẻ chủ yếu tập trung ở độ tuổi dưới 30, luôn mong muốn có thu nhập cao và khát khao được thăng tiến. Nhu cầu được cấp trên đánh giá và nhìn nhận một cơng bằng cũng khá phổ biến trong số những người tham gia khảo sát chứng tỏ người lao động tại công ty hiện nay rất coi trọng việc được đánh giá chính xác theo đúng năng lực và kết quả thực hiện cơng việc của họ. Đây cũng có
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 53
thể là một dấu hiệu cho thấy công tác đánh giá nhân viên tại công ty chưa được thực hiện một cách cơng bằng.
Trong khi đó bảng số liệu 2.11 xem xét nhu cầu giữa các bộ phận trong cơng ty thì có thể thấy nhu cầu về chế độ đãi ngộ thỏa đáng và được đánh giá, nhìn nhận cơng bằng vẫn đứng ở những vị trí quan trọng nhất. Tuy nhiên trong khi bộ phận sản xuất, hỗ trợ có xu hướng thiên về một cơng việc ổn định, ít áp lực và điều kiện làm việc tốt thì ba bộ phận cịn lại có xu hướng ưu thích một cơng việc phù hợp với chun mơn và có nhiều cơ hội để thăng tiến, được đào tạo và phát triển kỹ năng bản thân và phải thú vị, thách thức với chính họ. Đây cũng là một cơ sở quan trọng để lãnh đạo công ty đưa ra những biện pháp tạo động lực riêng đối với từng bộ phận trong công ty.
2.2.3.2. Đánh giá thực hiện công việc
Đối tượng đánh giá của hệ thống đánh giá là tồn bộ cán bộ cơng nhân viên cơng tác tại cơng ty. Đó là một số lượng đối tượng đánh giá khá lớn với những đặc thù cơng việc rất riêng. Vì vậy, người lao động trong cơng ty được phân chia làm 3 đối tượng đánh giá chính bao gồm:
- Các trưởng phịng, tổ trưởng, trưởng nhóm.
- Nhân viên nói chung (kỹ thuật viên, nhân viên, kỹ sư). - Công nhân, lái xe, bảo vệ, tạp vụ.
a. Đánh giá hàng tháng
Với hệ thống đánh giá thực hiện công việc hàng tháng, Công ty trách nhiệm hữu hạn VKX đã áp dụng phương pháp đánh giá các tiêu chí theo bảng điểm cho người lao động trong cơng ty.
Nội dung đánh giá tháng của cơng ty bao gồm 6 tiêu chí: An tồn lao động, hồn thành cơng việc, tinh thần tiết kiệm, tính chun cần, tinh thần làm việc nhóm, chấp hành quy định của cơng ty. Dựa vào 6 tiêu chí để đánh giá thực hiện cơng việc cho nhân viên trong tháng công ty đã xây dựng thang điểm riêng ứng với từng mức đánh giá như sau:
Bảng 2.12: Thang điểm cho các mức đánh giá thực hiện công việc theo tháng
Loại S A B C D
Xuất sắc Tốt Trung bình Dưới trung bình Kém
Điểm > 4,5 - 5 4 – 4,5 3 - < 4 2 - < 3 < 2
(Nguồn: Quy định đánh giá của Công ty TNHH VKX)
Với việc áp dụng phương pháp đánh giá các tiêu chí theo bảng điểm trong đánh giá tháng nên chỉ có một mẫu phiếu đánh giá tháng duy nhất được áp dụng chung cho quản lý, kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên và công nhân, bảo vệ, tạp vụ, lái xe.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 54
b. Đánh giá định kỳ
Công ty TNHH VKX đang thực hiện hệ thống đánh giá định kỳ theo hai cấp độ đó là: đánh giá phịng và đánh giá cá nhân. Trong đó, đánh giá cá nhân được tiến hành theo hai phần là: Đánh giá thực thi công việc và đánh giá năng lực còn đánh giá phòng được tiến hành căn cứ vào hệ thống đánh giá thực hiện công việc (KPI) đã được lập từ trước.
Việc đánh giá thực hiện công việc theo định kỳ của công ty sẽ được tiến hành mỗi năm 2 lần vào tháng 7 (đánh giá 6 tháng đầu năm) và tháng 01 năm sau (đánh giá 6 tháng cuối năm).
Hình 2.4: Hệ thống đánh giá thực hiện công việc định kỳ của Công ty TNHH VKX
(Nguồn: Quy định đánh giá của Cơng ty TNHH VKX)
Theo sơ đồ hình 2.4 về hệ thống đánh giá thực hiện công việc định kỳ của Công ty TNHH VKX được chia ra cụ thể như sau:
Đánh giá phòng:
Được đánh giá trên mục tiêu KPI được lập từ đầu năm và có hướng dẫn thơng báo riêng cho các trưởng phịng. Các chỉ tiêu đánh giá thực hiện cơng việc trong hệ thống KPI của cơng ty gồm 4 chỉ tiêu đó là: Tỷ lệ nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ, tỷ lệ nhân viên hồn thành 100% cơng việc, Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên, tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy của nhân viên.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 55
Chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc mỗi cá nhân căn cứ vào: thực thi công việc được giao và năng lực của cá nhân, trong đó tỉ trọng đánh giá giữa cấp quản lý và không quản lý là khác nhau. Riêng bộ phận công nhân, lái xe, bảo vệ, tạp vụ chỉ áp dụng đánh giá thực thi công việc (ĐGTTCV) mà không áp dụng hình thức đánh giá năng lực (ĐGNL). Sau khi đã tiến hành đánh giá theo thực thi cơng việc và năng lực thì cán bộ chun trách sẽ tính điểm căn cứ theo bảng công thức sau:
Bảng 2.13: Cơng thức tính kết quả điểm đánh giá cá nhân cuối cùng tại VKX
Cấp Kỳ ĐG ĐGTTCV ĐGNL Kết quả Cấp quản lý Tỉ trọng 60% 40% 60% + 40% Giữa năm P1 C1 A1 = P1 x 60% + C1 x 40% Cuối năm P2 C2 A2 = P2 x 60% + C2 x 40% Cả năm A = A1 x 40% + A2 x 60% Khơng quản lý
Đối với nhân viên nói chung (kỹ thuật viên, kỹ sư, nhân viên)
Tỉ trọng 80% 20% 80% + 20%
Giữa năm P1 - A1 = P1
Cuối năm P2 C2 A2 = P2 x 80% + C2 x 20%
Cả năm A = (P1 x 40% + P2 x 60%) x 80% + C2 x 20%
Đối với công nhân, lái xe, tạp vụ, bảo vệ
Tỉ trọng 100% 0% 100% + 0% Giữa năm P1= ∑ 𝑃𝑇1−𝑇6 6 - A1 = P1 Cuối năm P2= ∑ 𝑃𝑇7−𝑇12 6 - A2 = P2 Cả năm A = (P1 x 40% + P2 x 60%)/ 2
(Nguồn: Quy định đánh giá của công ty TNHH VKX)
Kết quả đánh giá cuối cùng được thể hiện bằng loại đánh giá S, A, B, C, D. Từ điểm đánh giá sẽ quyết định đến loại đánh giá. Tỉ lệ của mỗi loại đánh giá (S, A, B, C, D) được áp dụng cho tồn cơng ty và sẽ được điều chỉnh hàng năm dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và được ban TGĐ quyết định vào cuối năm.
Theo quy định, đánh giá sẽ bao gồm 3 vòng, cá nhân người lao động được tự đánh giá mình sau đó cán bộ quản lý cấp trên sẽ đánh giá các nhân viên cấp dưới theo đúng cấp quản lý của mình (như bảng 2.14). Điểm tự đánh giá chỉ để tham khảo cho người đánh giá. Cuối cùng là các phòng gửi kết quả đánh giá lên cho nhóm nhân lực báo cáo cho ban TGĐ để xin phê duyệt cuối cùng.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 56 Cấp Vị trí cụ thể Các vòng đánh giá Vòng 1 Vòng 2 Vịng 3 Quản lý Trưởng nhóm, tổ trưởng Tự đánh giá Trưởng phòng đánh giá và ký duyệt Giám đốc chuyên môn đánh giá và ký duyệt, rồi gửi tới nhóm nhân lực để báo cáo cho ban TGĐ xin phê duyệt cuối cùng Trưởng phòng Tự đánh giá Giám đốc chuyên môn hoặc ban TGĐ đánh giá và ký duyệt Ban TGĐ đánh giá và ký duyệt Không quản lý Kỹ sư, nhân viên, kỹ thuật viên Tự đánh giá Giám sát trực tiếp đánh giá rồi gửi tới trưởng phòng kiểm tra và ký duyệt
Giám đốc chuyên môn kiểm tra và ký duyệt rồi gửi tới nhóm nhân lực báo cáo cho ban TGĐ.
Công nhân, lái xe, bảo vệ, dọn
vệ sinh
Không áp dụng
(Nguồn: Quy định đánh giá của Cơng ty TNHH VKX)
Về các tiêu chí đánh giá cá nhân, Công ty VKX đã xây dựng tương ứng với các nhóm người lao động như sau:
Bảng 2.15: Các tiêu chí đánh giá cá nhân của Cơng ty TNHH VKX
Cấp Đánh giá thực thi công
việc Đánh giá năng lực Cấp quản lý Trưởng phòng, trưởng nhóm, tổ trưởng
Kết quả đánh giá thực thi công việc định kỳ được đánh giá dựa trên kế hoạch công việc được giao.
(1) Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức. (2) Giải quyết vấn đề và ra quyết định. (3) Kỹ năng thuyết trình cao.
(4) Kiến thức công việc. (5) Sáng tạo đổi mới.
(6) Tự rèn luyện và phát triển. (7) Kỹ năng quản lý và lãnh đạo.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 57
Kỹ sư, nhân viên,
kỹ thuật viên
Kết quả đánh giá thực thi công việc định kỳ được đánh giá dựa trên kế hoạch công việc được giao.
(1) Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc.
(2) Giải quyết vấn đề và ra quyết định. (3) Kỹ năng thuyết trình báo cáo. (4) Tinh thần làm việc tập thể và kỹ
năng giao tiếp. (5) Kiến thức công việc. (6) Sáng tạo đổi mới.
(7) Tự rèn luyện và phát triển. Công nhân, lái xe, bảo vệ, dọn vệ sinh
Kết quả đánh giá thực thi công việc định kỳ được đánh giá dựa trên điểm trung bình đánh giá hàng tháng.
Khơng áp dụng
(Nguồn: Quy định đánh giá của Công ty TNHH VKX)
2.2.3.3. Thù lao lao động
a. Hệ thống tiền lương
Tiền lương là nhân tố rất quan trọng ảnh hưởng tới sự gắn bó làm việc lâu dài của công nhân viên với công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của tiền lương đối với người lao động nên Cơng ty TNHH VKX đã duy trì việc tăng lương cho cán bộ công nhân viên hàng năm và được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.16: Mức lương bình qn của người lao động Cơng ty VKX từ 2010 – 2013
Năm Mức lương bình quân/người/tháng Tỷ lệ tăng lương
2010 5.485.680 VNĐ - 2011 6.231.732 VNĐ 13,60% 2012 7.216.346 VNĐ 15,80% 2013 8.010.144 VNĐ 11,00%
(Nguồn: Số liệu thống kê của nhóm Quản trị nhân lực từ 2010 – 2013)
Hoạt động tính lương trong cơng ty do 1 nhân viên của nhóm quản trị nhân lực