2.1. Tổng quan về Công ty TNHH VKX
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH VKX hoạt động sản xuất và kinh doanh trên thị trường viễn thông – công nghệ thông tin (CNTT) với các lĩnh vực hoạt động như sau:
- Sản xuất, lắp ráp phần cứng và phần mềm của các hệ thống tổng đài điện tử kĩ thuật số, dung lượng từ 10.000 số trở lên và các hệ thống tổng đài điện tử thông tin di động kĩ thuật số cơng nghệ CDMA có khả năng cung cấp truyền thông đa phương tiện, sử dụng trong mạng thông minh và mạng số đa dịch vụ băng rộng.
- Sản xuất, lắp ráp các loại điện thoại di động và điện thoại cố định, các loại hệ thống và thiết bị đa phương tiện, thiết bị đo lường – điều khiển tự động,…
- Sản xuất, lắp ráp phần cứng và phần mềm các thiết bị mạng thế hệ mới; Nghiên cứu, phát triển, sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính, các giải pháp mạng và hệ thống, các dịch vụ công nghệ thơng tin khác có liên quan.
- Thực hiện quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu, ủy thác nhập khẩu, quyền phân phối các máy móc, thiết bị viễn thơng, tin học phù hợp với các quy định pháp luật. - Lắp đặt hệ thống điện tử, viễn thơng, thiết bị phát thanh, truyền hình, thiết bị khoa
học kĩ thuật, thiết bị bảo vệ môi trường.
- Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng và hỗ trợ kỹ thuật cho hệ thống tổng đài cố định, di động và hệ thống thông tin.
- Nghiên cứu và phát triển khoa học công nghệ trong lĩnh vực truyền hình, quản lý, giao thơng.
Với chiến lược phát triển trong thời gian tới, nhiệm vụ của Công ty TNHH VKX tiếp tục đẩy mạnh sản xuất, cung cấp, lắp đặt thiết bị mở rộng và ứng cứu cho các tổng đài tại các tỉnh, thực hiện tốt việc tiếp nhận công nghệ sản xuất, lắp đặt, bảo dưỡng các sản phẩm của tổng đài.
Hiện nay, Công ty VKX là một trong những doanh nghiệp chủ lực cung cấp các hệ thống chuyển mạch, thiết bị đầu cuối cho thị trường viễn thông Việt Nam. VKX đã trở thành một trong những địa chỉ đáng tin cậy trong lĩnh vực viễn thông – CNTT. 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Công ty TNHH VKX với sự góp vốn của VNPT, LG – Ericsson Co.,Ltd. và International Corp. của Hàn Quốc nên cơ cấu tổ chức của công ty áp dụng phải được sự đồng ý của các bên góp vốn.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 32
Mặc dù cơng ty có chi nhánh trong miền Nam và miền Trung nhưng tại đấy chỉ là các văn phòng đại diện với nhiệm vụ: giới thiệu sản phẩm, bán hàng, nhận sản phẩm bảo hành và bảo trì tổng đài. Do đó, mọi hoạt động của mỗi chi nhánh đều chịu sự điều hành của các phịng ban cơng ty tại trụ sở chính tương ứng với cơng việc đó. Vì vậy, sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty như sau:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cơng ty TNHH VKX
(Nguồn: Phịng quản trị và phát triển thương hiệu)
Với việc áp dụng mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng thì cơng ty sẽ quản lý theo hình thức tập trung, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của hội đồng quản trị (HĐQT), tổng giám đốc (TGĐ) và ban lãnh đạo công ty, các phịng ban chức năng sẽ có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, chức năng được giao, căn cứ theo từng quy trình cơng việc cụ thể mà ban tổng giám đốc có quy định cụ thể. Mơ hình này giúp công việc của công ty trở nên đơn giản hơn, trách nhiệm từng người, từng bộ phận rõ ràng và cụ thể.
Trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty, cơ quan quyền lực cao nhất là hội đồng quản trị sau đó đến ban tổng giám đốc rồi đến các giám đốc chức năng, cụ thể:
- Hội đồng quản trị:
HĐQT là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty. HĐQT được các bên chỉ định, bao gồm 6 thành viên, trong đó: đại diện Việt Nam có 3 thành viên và đại diện phía
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 33
nước ngồi có 3 thành viên. Nhiệm kỳ của HĐQT là 2 năm. HĐQT ra các quyết định tại các cuộc họp của hội đồng. Các cuộc họp của hội đồng được tổ chức theo nhu cầu nhưng ít nhất 2 lần/năm, một lần vào tháng 3 và một lần vào tháng 11.
Mỗi thành viên trong HĐQT có thể ủy quyền cho một đại diện tham gia các cuộc họp của hội đồng và biểu quyết. Các cuộc họp bất thường phải do chủ tịch quyết định hay theo yêu cầu của TGĐ hoặc phó TGĐ nhưng phải thông báo cho tất cả các thành viên trong HĐQT ít nhất 21 ngày trước khi cuộc họp bắt đầu. HĐQT có quyền bổ nhiệm, thay đổi, bãi miễn chủ tịch HĐQT, phó chủ tịch, TGĐ, phó TGĐ, kế toán trưởng và chịu trách nhiệm trước các bên về những thiếu sót trong khâu quản lý và trong việc vi phạm điều lệ làm tổn hại đến công ty.
- Ban tổng giám đốc:
Ban tổng giám đốc của VKX là bộ máy điều hành của công ty gồm tổng giám đốc và phó tổng giám đốc đại diện cho hai bên đối tác liên doanh.
Ban TGĐ chịu trách nhiệm trước HĐQT về hoạt động của công ty, thực hiện đầy đủ quyết định của HĐQT. Đại diện cho công ty trong quan hệ với cơ quan Nhà nước và các bên thứ ba về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty trong phạm vi điều lệ của cơng ty. Ban tổng giám đốc có quyền hạn cao nhất trong mọi vấn đề có liên quan tới việc quản lý các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty VKX.
- Ban kiểm soát nội bộ:
Phối hợp xây dựng và kiểm sốt việc thực hiện các quy trình cơng việc, các quy định, chính sách liên quan đến mọi hoạt động của công ty.
Giám sát, đánh giá hiệu quả việc thực hiện các quy trình quản lý rủi ro của tổ chức.
Báo cáo đánh giá nội bộ: báo cáo tổng hợp các nội dung được phát hiện, các khuyến nghị, phản hồi và kế hoạch hành động sau mỗi đợt đánh giá.
Phối hợp xây dựng, hồn thiện và đánh giá duy trì hiệu lực của các chứng chỉ ISO/SOP.
- Các giám đốc chuyên môn:
Tư vấn cho ban TGĐ trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và chiến lược của công ty.
Phối hợp với các giám đốc chuyên môn khác trong việc thực hiện các định hướng chiến lược.
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng giám đốc:
Giám đốc điều hành: Quản lý hoạt động mua hàng và kế hoạch vật tư.
Giám đốc tài chính: Quản lý phịng quản trị và phát triển thương hiệu, phịng kế
tốn (Bao gồm các hoạt động: Lập kế hoạch, kiểm sốt bán hàng; Tài chính, kế tốn; Hành chính, nhân sự).
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 34
Giám đốc sản xuất: Giám đốc sản xuất quản lý trực tiếp phòng Sản xuất và Tổ
quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động sản xuất, năng suất và chất lượng sản phẩm, kho hàng.
- Phòng nghiên cứu và phát triển:
Thực hiện các dự án gia cơng phần mềm.
Tìm kiếm, thực hiện dự án phần mềm, các dự án ERP cho thị trường nội địa. Hỗ trợ cải tiến, nâng cấp hoạt động hệ thống ERP nội bộ.
- Phòng kinh doanh:
Quản lý và thực hiện các hoạt động bán hàng.
Thực hiện các hoạt động tiếp thị trước bán hàng và sau bán hàng. Quản lý các dự án của phòng kinh doanh.
- Phịng kế tốn:
Kiểm sốt tài sản cố định, lưu kho.
Thực hiện cơng tác kiểm tốn và hoạt động liên quan đến giao dịch ngân hàng, vay vốn và cho vay.
Triển khai việc lập kế hoạch và chiến lược kinh doanh.
Lập báo cáo tài chính, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Phịng quản trị và phát triển thương hiệu:
Quản lý các hoạt động liên quan đến hành chính.
Quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự và sử dụng nguồn nhân lực. Chịu trách nhiệm với ban TGĐ về các nhiệm vụ an ninh và trật tự nội vụ. Xây dựng và phát triển công tác quan hệ đối ngoại và pháp lý.
- Phịng mua hàng:
Tính toán, lập kế hoạch vật tư để mua hàng đáp ứng kế hoạch bán hàng, dự báo bán hàng.
Hoạch định, tổ chức thực hiện mua hàng đúng, đủ với chi phí thấp nhất theo kế hoạch vật tư đã yêu cầu.
Quản lý hoạt động xuất, nhập khẩu.
- Phòng sản xuất:
Sản xuất, láp ráp, kiểm tra, sửa chữa các loại bảng mạch tổng đài, các sản phẩm theo kế hoạch và hợp đồng với khách hàng.
Xây dựng các tiêu chuẩn cho sản phẩm, kiểm soát các số liệu, thông số kỹ thuật của vật tư sản xuất.
Quản lý vịng đời sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, cắt giảm các sản phẩm hết khấu hao.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 35
- Tổ quản lý chất lượng:
Ban chất lượng (Ban ISO 9001):
Chịu trách nhiệm về việc xây dựng, giúp ban TGĐ vận hành, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 tại công ty.
Chịu trách nhiệm trực tiếp với ban TGĐ và đại diện lãnh đạo về quá trình duy trì Hệ thống quản lý chất lượng.
Ban an tồn thơng tin ( Ban ISO 27001):
Xây dựng hệ thống các chính sách, quy trình an tồn thơng tin (ATTT), sốt xét cập nhật cải tiến các chính sách, quy trình ATTT.
Sốt xét tính hiệu quả của việc thực hiện các quy trình ATTT.
Đưa ra định hướng rõ ràng và sự hỗ trợ rõ ràng về mặt quản lý đối với các hoạt động ATTT.
Phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm cụ thể về ATTT trong tồn cơng ty.
Thiết lập các chương trình và kế hoạch nhằm duy trì sự quan tâm đến ATTT trong nội bộ công ty.
Đảm bảo rằng việc triển khai các biện pháp quản lý ATTT được phối hợp trong nội bộ công ty.