Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 44 STT Bộ phận Định biên Thực tế Thừa/thiếu lao động so với định biên(+/-) 1 Ban TGĐ 2 2 0 2 Ban kiểm soát nội bộ 5 5 0 3 Giám đốc chuyên môn 3 3 0 4 Phòng nghiên cứu và phát triển 47 50 +3 5 Phòng kinh doanh 15 15 0 6 Phịng kế tốn 11 10 -1 7 Phòng quản trị và phát triển thương hiệu 22 22 0 8 Phòng mua hàng 13 12 -1 9 Phòng sản xuất 155 158 +3 10 Tổ quản lý chất lượng 30 29 -1
Tổng 303 306 +3
(Nguồn: Phòng quản trị và phát triển thương hiệu)
Qua bảng số liệu cho thấy: tổng số nhân lực năm 2013 thừa so với kế hoạch đề ra trong đó thừa ở phịng nghiên cứu và phát triển, phịng sản xuất. Điều này dễ dàng có thể giải thích là do năm 2013 cơng ty có kí kết hợp tác với cơng ty của Nhật Bản, do đó bộ phận sản xuất làm việc nhiều hơn dự tính, thêm nữa là với việc nghiên cứu để sản xuất bàn phím ảo cho thiết bị di động vào năm 2014 đòi hỏi nhân lực của phòng nghiên cứu và phát triển phải làm việc tính cực và tăng ca.
2.2.1.3. Tuyển dụng nhân lực
Mỗi khi có nhu cầu tuyển nhân viên, công ty luôn căn cứ vào u cầu của cơng việc, vị trí cần tuyển để lựa chọn người cho phù hợp. Việc tổ chức tuyển dụng được chị Châu Thị Hồng Duyên – nhân viên chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo cho người lao động, sau đó sẽ trình lên trưởng nhóm, trưởng nhóm sẽ tổng hợp xem xét và trình lên trường phịng.
Quy trình tuyển dụng của Cơng ty VKX có thể được tiến hành như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng (kế hoạch tuyển dụng):
Tại VKX, nhân viên tuyển dụng và đào tạo căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã lập ra và được phê duyệt để tiến hành tuyển dụng. Các nhu cầu này xuất phát từ lý do:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 45
Tuyển dụng thay thế: đó là khi cơng ty cần tuyển dụng để thay thế cho nhân viên
xin thôi việc, bị sa thải, nghỉ hưu, …hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng, khẩn trương để đảm bảo tính liên tục trong cơng việc của Cơng ty.
Tuyển dụng dự án: hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình
của cơng ty tạo ra nhu cầu lao động.
Tuyển mộ nhân lực:
Nguồn tuyển dụng: Trước khi đăng tin tuyển dụng, VKX sẽ cân nhắc, lựa chọn
xem ở vị trí cơng việc nào nên lấy người từ bên trong cơng ty và vị trí nào nên lấy người từ bên ngồi cơng ty để có phương pháp tuyển dụng phù hợp:
- Đối với nguồn bên trong: Đối với những vị trí tuyển dụng cấp cao hơn vị trí mà nhân
viên nào đó đang đảm nhận, như vậy sẽ tạo được động lực tốt cho tất cả những người làm việc trong tổ chức vì khi họ biết sẽ có cơ hội được đề bạt, họ sẽ làm việc với động lực mới và họ sẽ thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn.
- Đối với nguồn bên ngồi: Đó là những người đang trong thời gian xin việc, những
người này gồm: Sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng,…; Những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; Những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
Thông báo tuyển dụng: Sau khi đã xác định được số lượng nhân sự cần tuyển
dụng, vào vị trí nào, làm việc tại đâu, nguồn bên trong hay bên ngồi thì cán bộ nhân sự được giao nhiệm vụ sẽ đăng tin tuyển dụng trên nhiều hình thức như:
Thơng báo tới tồn thể nhân viên trong công ty hoặc trong một phạm vi nhất định vị trí tuyển dụng chỉ có nhân viên trong cơng ty được ứng tuyển.
Qua các website: www.careerlink.vn, www.semiconvn.com, www.vkx.com.vn, www.vieclam24h.com.vn.
Công tác tuyển chọn:
Việc tuyển chọn tại Công ty VKX là khác nhau với các vị trí khác nhau. Nếu vị trí cần tuyển dụng là cao cấp (như trưởng phịng, phó phịng,…) thì tiến hành phỏng vấn ln, trong khi đó với vị trí cịn lại (nhân viên, cơng nhân,…) cần tiến hành sơ tuyển trước khi tiến hành phỏng vấn:
Sơ tuyển: Sau khi đã tiếp nhận hồ sơ ứng viên thông qua email hoặc nộp trực
tiếp tại văn phịng của VKX thì cán bộ chun trách tiến hành lựa chọn hồ sơ. Công ty sẽ xem xét hồ sơ (bao gồm CV, đơn xin việc, sơ yếu lí lịch,…) rồi tiến hành sàng lọc và lựa chọn hồ sơ thích hợp với yêu cầu vị trí cần tuyển dụng. Khi đã lựa chọn được những hồ sơ phù hợp với vị trí cần tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng sẽ cử người gọi điện thoại cho các ứng viên để hẹn lịch để thi tuyển. Thông thường, thi tuyển tại VKX gồm kiểm tra kiến thức chuyên môn và tiếng anh ( tùy từng vị trí mà kiểm tra cả hai lĩnh vực hay chỉ một lĩnh vực).
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 46
Phỏng vấn: Cán bộ tuyển dụng lập hội đồng tuyển dụng, sắp xếp, bố trí hợp lý
thời gian để các thành viên trong hội đồng phỏng vấn có thể cùng tham gia và địa điểm để phỏng vấn. Thông thường, buổi phỏng vấn sẽ có nhân viên của bộ phận nhân lực, nhân viên bộ phận cần tuyển dụng và có cả quản lý (tùy vào vị trí tuyển dụng). Sau khi kết thúc, cán bộ tuyển dụng cũng chịu trách nhiệm tổng hợp, lên danh sách những ứng viên trúng tuyển để trình cấp trên phê duyệt và có kế hoạch tiếp sau. Với những ứng viên khơng phù hợp với vị trí cơng việc tuyển dụng, cơng ty có thể lưu hồ sơ để liên lạc khi có vị trí phù hợp hoặc hủy hồ sơ của ứng viên đó.
Thử việc: Sau buổi phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ cân nhắc và quyết định
được ai sẽ trúng tuyển vào vị trí cần tuyển dụng. Khi đã đi tới thống nhất và quyết định, bộ phận tuyển dụng sẽ viết mail, gọi điện thoại cho ứng viên trúng tuyển để thông báo trúng tuyển và xếp lịch gặp tại cơng ty. Tại buổi gặp giữa chun viên nhóm nhân lực được giao nhiệm vụ với ứng viên trúng tuyển. Chuyên viên nhân lực sẽ giải đáp tất cả thắc mắc của ứng viên và sau đó kí kết hợp đồng thử việc. Thơng thường, VKX thử việc trong vịng 2 tháng.
Tiếp nhận chính thức: Sau thời gian thử việc, theo dõi, đánh giá quá trình làm
việc của ứng viên, nếu ứng viên khơng thực hiện tốt công việc, công ty sẽ không tiếp nhận chính thức. Ngược lại, chuyên viên nhân sự sẽ trình cấp trên để quyết định việc ký kết hợp đồng chính thức cho ứng viên thực hiện tốt cơng việc. Ứng viên được tiếp nhận chính thức sẽ được hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ cần thiết và được cán bộ nhân sự bổ sung hồ sơ các hồ sơ nhân viên.
Quá trình tuyển dụng nhân lực tại Cơng ty TNHH VKX có thể được cụ thể hóa qua sơ đồ tiến trình với cơng việc được phân chia cụ thể cho các phịng, nhóm nhân viên như sau:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 47
Hình 2.4: Quy trình tuyển dụng của Cơng ty TNHH VKX
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 48
2.2.2. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Cán bộ chuyên trách công tác đào tạo trong công ty là chị Châu Thị Hồng Duyên, đã tốt nghiệp cao học về chuyên ngành quản trị nhân lực với 6 năm kinh nghiệm, trực tiếp chịu sự quản lý của trưởng nhóm nhân lực chị Nguyễn Thanh Loan. Điều này cho thấy sự đảm bảo về kiến thức cũng như kinh nghiệm làm việc mà công ty yêu cầu ở một cán bộ đào tạo nhân lực.
2.2.2.1. Nhu cầu đào tạo của công ty
Căn cứ xác định nhu cầu đào tạo của công ty:
Hội đồng quản trị xác định phương hướng sản xuất kinh doanh: Thông qua chiến lược kinh doanh mà cơng ty có thể xác định được lượng lao động mới cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm là bao nhiêu, qua đó cơng ty có thể dự trù được lượng lao động mới, lĩnh vực cần đào tạo mới. Cùng đó với kế hoạch chi tiết hàng năm về sản phẩm, sản lượng cũng như doanh thu của mỗi ngành sản xuất kinh doanh mà ban TGĐ có thể xác định được số lao động cần bồi dưỡng, nâng cao trình độ để đáp ứng được những yêu cầu tương lai về công nghệ, quản lý, thị trường và nhân sự. Thông qua đánh giá định kỳ của các trưởng phòng/ bộ phận để thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty.
Dựa vào thực tế của phịng/ bộ phận và bản tiêu chuẩn trình độ tối thiểu.
Cách tiến hành xác định nhu cầu đào tạo của công ty:
- Nhu cầu đào tạo năm:
Định kỳ vào đầu quý I hàng năm các cấp quản lý phối hợp với nhóm nhân lực xác định nhu cầu đào tạo cho người lao động về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật,…
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của công ty, yêu cầu thực tế của bộ phận phòng ban, kết quả đánh giá định kỳ, bảng tiêu chuẩn trình độ tối thiểu, người phụ trách các bộ phận, phòng ban tập hợp, đánh giá, xác định nhu cầu đào tạo và đối tượng đào tạo, từ đó lập danh sách “Kế hoạch đào tạo” gửi phòng Quản trị và phát triển thương hiệu của công ty.
- Nhu cầu đào tạo đột xuất:
Đối với các trường hợp đào tạo đột xuất, bộ phận có nguyện vọng cử nhân viên được đào tạo đột xuất làm đơn đề nghị đào tạo đột xuất gửi về phòng Quản trị và phát triển thương hiệu xem xét sau đó trình TGĐ xem xét và phê duyệt.
2.2.2.2. Chi phí đào tạo
Nguồn kinh phí dành cho cơng tác đào tạo và phát triển nhân lực của Công ty TNHH VKX chủ yếu được trích từ nguồn lợi nhuận của cơng ty. Nguồn kinh phí này của cơng ty được hạch tốn vào chi phí hàng năm của cơng ty, do vậy có thể nói cơng tác đào tạo và hiệu quả sản xuất kinh doanh của cơng ty có ảnh hưởng lẫn nhau.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 49
TT Chỉ tiêu Đơn vị Năm
2010 2011 2012 2013 1 Tổng tiền đào tạo: VNĐ 184.789.000 182.000.000 198.450.000 190.433.000 Từ quỹ phúc lợi VNĐ 135.457.000 126.368.000 121.320.000 120.121.000 Từ nguồn khác VNĐ 49.332.000 55.632.000 77.130.000 70.312.000 2 Số được
đào tạo Người 337 314 321 306
3 Chi phí đào tạo bình quân VNĐ 548.335 579.617 618.224 622.330
(Nguồn: Báo cáo đào tạo từ 2010 – 2013)
Chi phí đào tạo bình qn cho một lao động của công ty tăng liên tục qua các năm, từ 548.335 VNĐ năm 2010 lên 622.330 VNĐ năm 2013. Sở dĩ chi phí đào tạo bình qn cho một lao động tăng là do các khóa đào tạo của cơng ty ngày càng trở nên chuyên sâu hơn, độ khó của nội dung khóa học ngày càng tăng địi hỏi cơng ty phải mời những giảng viên dày dặn kinh nghiệm đến giảng dạy, do đó tăng chi phí của khóa học. 2.2.2.3. Một số chương trình đào tạo của cơng ty gần đây
Khóa đào tạo ISO 27001 – An tồn thơng tin: Với khóa đào tạo này, cơng ty áp
dụng phương pháp đào tạo ngoài doanh nghiệp: cử các nhân viên đi học lớp dự án Hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng và áp dụng quy trình sản xuất theo tiêu chuẩn quản lý quy trình chất lượng bao gồm các khóa học về ISO 27001 và các nội dung có liên quan đến đảm bảo an tồn thơng tin. Hình thức đào tạo là tập trung.
Chương trình đào tạo các kĩ năng nhân sự: Khóa đào tạo này do tổ chức Tư
vấn giáo dục Việt Nam tổ chức và công ty đã đăng kí cho các nhân viên của nhóm quản trị nhân lực thuộc phòng Quản trị và phát triển thương hiệu gồm 4 người tham gia để có thể học hỏi thêm về các kĩ năng nhân sự nhằm tích lũy thêm kiến thức và kỹ năng cho bản thân, phục vụ đắc lực cho công việc sau này.
Tập huấn cơng tác phịng cháy chữa cháy: Công ty đã tổ chức buổi tập huấn
cơng tác phịng cháy chữa cháy với khách mời là giảng viên Học viện phòng cháy chữa cháy để hướng dẫn đến toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH VKX nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm vê cơng tác phịng cháy chữa cháy cho mọi người.
Khóa đào tạo quản lý nhân lực cấp cao dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 50
Huy và chị Châu Thị Hồng Duyên tham gia trong thời gian 5 buổi nhằm nâng cao nghiệp vụ quản lý nhân lực, là nguồn dự bị cho các vị trí quản lý trong tương lai của cơng ty. 2.2.2.4. Đánh giá sau đào tạo
Kết thúc mỗi chương trình đào tạo, cơng ty thường tiến hành đánh giá mức độ thành cơng của khóa học thơng qua:
Kết quả học tập tồn khóa học của học viên: Tỷ lệ học viên có kết quả xuất sắc,
đạt, khơng đạt,…
Khảo sát ý kiến của học viên về khóa học: Nhóm nhân lực sẽ phát cho học viên
phiếu điều tra để họ đưa ra những đánh giá của mình, sau đó tổng hợp lại và báo cáo kết quả cuối cùng của khóa học lên ban TGĐ.
Thơng qua những hoạt động này, cơng ty có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của khóa học. Từ đó những điểm tốt và chưa tốt sẽ được ghi nhận lại để rút kinh nghiệm cho lần đào tạo sau.
2.2.3. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là nhân tố then chốt với mỗi tổ chức. Hình thành và đào tạo nhân lực chưa đủ để nhân viên gắn bó lâu dài với mình mà cần phải thực hiện các hoạt động duy trì nhằm đem lại cho nhân viên những điều kiện, quyền lợi phù hợp với mỗi cá nhân để họ có thể coi cơng ty là nhà. Thực sự đó là điều khơng hề dễ với mỗi tổ chức. Nhận thức điều đó, cộng với mục tiêu của Cơng ty VKX là cân đối lao động phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của cơng ty và đảm bảo ít có sự biến động lao động thì nhóm chức duy trì nguồn nhân lực ln được tập trung chú trọng.
Chính vì thế, khóa luận tốt cũng cũng đi sâu tìm hiểu về nhóm chức năng này nhằm có thể đánh giá một cách cụ thể và chính xác nhất những gì mà cơng ty đã, đang và có thể làm được.
2.2.3.1. Tạo động lực lao động
Công ty VKX đã nghiên cứu, xem xét để đưa ra các cách thức và phương pháp nhằm tạo động lực cho người lao động, để người lao động tích cực thực hiện công việc, cụ thể như sau:
Hệ thống tiền lương, lãnh đạo công ty nhận thức được tầm quan trọng của tiền
lương đối với người lao động nên đã duy trì việc tăng lương hàng năm cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Hệ thống khen thưởng, cơng ty chủ yếu sử dụng hình thức tiền thưởng. Cơng ty
vừa có những khoản thưởng cố định trong những dịp đặc biệt mang đầy ý nghĩa khích lệ cho người lao động, vừa có những khoản thưởng nhằm kích thích người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ, phát huy tinh thần học hỏi cũng như khả năng sáng tạo, cải tiến để nâng cao hiệu quả công việc.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 51
Hệ thống đánh giá, việc đánh giá đã có sự tham gia tự đánh giá của cá nhân
người lao động vừa góp phần làm tăng tính chính xác của kết quả đánh giá, vừa làm tăng ý thức trách nhiệm của người lao động đối với cơng việc của mình. Đó là vì thực tế khơng ai khác hiểu rõ tình hình thực hiện cơng việc của mình bằng chính bản thân người lao động.
Công tác đào tạo và phát triển, công ty đã quan tâm đầu tư cho công tác đào tạo
không chỉ về số lượng người được đào tạo mà còn đa dạng trong lĩnh vực đào tạo. Với lao động trực tiếp thì đào tạo nâng cao tay nghề, cập nhật cơng nghệ kỹ thuật mới, cịn với lao động gián tiếp thì chủ yếu là bồi dưỡng nghiệp vụ.
Điều kiện và trang thiết bị làm việc, trang thiết bị của công ty khá đầy đủ, hiện