2.2. Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty TNHH VKX
2.2.1. Nhóm chức năng hình thành nguồn nhân lực
Mặc dù trong những năm gần đây, lao động của Cơng ty TNHH VKX khơng có nhiều biến động và có phần giảm đi cho phù hợp với mơ hình sản xuất của cơng ty. Tuy nhiên, nhóm chức năng hình thành nguồn nhân lực vẫn được cơng ty quan tâm bởi công ty vẫn cần thu hút nhân tài cho mình. Cụ thể với các hoạt động như sau:
2.2.1.1. Phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là hoạt động cần thiết phải thực hiện trong mỗi tổ chức. Nhận thức được điều đó, VKX đã giao nhiệm vụ này cho trưởng nhóm nhân lực (chị Nguyễn Thanh Loan) đã có kinh nghiệm 12 năm trong lĩnh vực nhân lực thực hiện.
Hiện tại các văn bản phân tích cơng việc tại Cơng ty TNHH VKX bao gồm: bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn trình độ tối thiểu cho các vị trí cơng việc trong công ty, cụ thể như sau:
Bản mô tả công việc:
Cơng ty TNHH VKX đã xây dựng cho mình một hệ thống mơ tả cơng việc cho hầu hết các vị trí cơng việc trong cơng ty nhưng đang cịn rất sơ sài, tóm lược, mới chỉ dừng lại ở việc thống kê những nhiệm vụ chính của người lao động mà chưa có các thơng tin cũng rất cần thiết như: kỹ năng yêu cầu cho người lao động, quyền hạn của người lao động. Ngồi ra, cịn thiếu một số các yếu tố khác như: quy định mục tiêu công việc, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện cơng việc, tóm tắt về cơng việc, …
Dưới đây là ví dụ cho bản mơ tả cơng việc của vị trí trưởng nhóm quản trị nhân lực thuộc phòng Quản trị và phát triển thương hiệu của công ty.
Bảng 2.6: Bản mơ tả cơng việc vị trí trưởng nhóm quản trị nhân lực Cơng ty VKX
BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Tên phịng/bộ phận Phòng quản trị và phát triển thương hiệu
Tên cá nhân Nguyễn Thanh Loan
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 43
Tên người chỉ huy trực tiếp Park Jong Phil
Tên bộ phận dưới quyền Quản trị nhân lực
Trách nhiệm
(ghi chi tiết công việc phải làm tương ứng với chức vụ)
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan. Sau đó tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc cho các vị trí trong cơng ty.
- Đánh giá, phân tích tình hình số lượng, chất lượng đội ngũ cơng nhân viên, lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của ban TGĐ.
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc phổ biến cho người lao động mới vào cơng ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy cơng ty.
- Trực tiếp giúp đỡ, hướng dẫn các nhân viên cấp dưới trong phạm vi nghĩa vụ và quyền hạn của bản thân với các cơng việc có liên quan.
(Nguồn: Phòng quản trị và phát triển thương hiệu)
Bản tiêu chuẩn trình độ tối thiểu cho các vị trí cơng việc:
Cơng ty mới chỉ dừng lại ở việc nêu ra các yêu cầu ở phạm vi hẹp như yêu cầu về trình độ đào tạo, ngoại ngữ, tin học, số năm kinh nghiệm làm việc mà chưa chi tiết cụ thể đòi hỏi các kiến thức, kỹ năng nào, kinh nghiệm thực tế ra sao. Dưới đây là ví dụ u cầu trình độ của vị trí trưởng phịng sản xuất của cơng ty:
Bảng 2.7: Quy định tiêu chuẩn trình độ tối thiểu của vị trí trưởng phịng sản xuất
Vị trí Trình độ Ngoại ngữ Tin học Kinh nghiệm
Trưởng phịng sản xuất Tốt nghiệp ĐH chính quy ngành: Điện tử viễn thông, CNTT Thành thạo trong việc nghe,
nói, đọc, viết tiếng anh Thành thạo tin học văn phịng 3 năm cơng tác
(Nguồn: Phòng quản trị và phát triển thương hiệu)
2.2.1.2. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Hàng năm, nhóm quản trị nhân sự căn cứ vào nguồn nhân lực hiện có, kế hoạch hoạt động của cơng ty cũng như của các phịng ban để xây dựng kế hoạch nhân lực cho tồn cơng ty. Tuy nhiên, chủ đạo của công ty là sản xuất sản phẩm theo các đơn hàng nên kế hoạch nguồn nhân lực có thể biến động tùy thuộc tình hình sản xuất kinh doanh trong năm.
Bảng 2.8: Định biên nhu cầu nhân sự năm 2013 của Công ty VKX
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 44 STT Bộ phận Định biên Thực tế Thừa/thiếu lao động so với định biên(+/-) 1 Ban TGĐ 2 2 0 2 Ban kiểm soát nội bộ 5 5 0 3 Giám đốc chuyên môn 3 3 0 4 Phòng nghiên cứu và phát triển 47 50 +3 5 Phòng kinh doanh 15 15 0 6 Phịng kế tốn 11 10 -1 7 Phòng quản trị và phát triển thương hiệu 22 22 0 8 Phòng mua hàng 13 12 -1 9 Phòng sản xuất 155 158 +3 10 Tổ quản lý chất lượng 30 29 -1
Tổng 303 306 +3
(Nguồn: Phòng quản trị và phát triển thương hiệu)
Qua bảng số liệu cho thấy: tổng số nhân lực năm 2013 thừa so với kế hoạch đề ra trong đó thừa ở phịng nghiên cứu và phát triển, phịng sản xuất. Điều này dễ dàng có thể giải thích là do năm 2013 cơng ty có kí kết hợp tác với cơng ty của Nhật Bản, do đó bộ phận sản xuất làm việc nhiều hơn dự tính, thêm nữa là với việc nghiên cứu để sản xuất bàn phím ảo cho thiết bị di động vào năm 2014 đòi hỏi nhân lực của phòng nghiên cứu và phát triển phải làm việc tính cực và tăng ca.
2.2.1.3. Tuyển dụng nhân lực
Mỗi khi có nhu cầu tuyển nhân viên, công ty luôn căn cứ vào u cầu của cơng việc, vị trí cần tuyển để lựa chọn người cho phù hợp. Việc tổ chức tuyển dụng được chị Châu Thị Hồng Duyên – nhân viên chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo cho người lao động, sau đó sẽ trình lên trưởng nhóm, trưởng nhóm sẽ tổng hợp xem xét và trình lên trường phịng.
Quy trình tuyển dụng của Cơng ty VKX có thể được tiến hành như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng (kế hoạch tuyển dụng):
Tại VKX, nhân viên tuyển dụng và đào tạo căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã lập ra và được phê duyệt để tiến hành tuyển dụng. Các nhu cầu này xuất phát từ lý do:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 45
Tuyển dụng thay thế: đó là khi cơng ty cần tuyển dụng để thay thế cho nhân viên
xin thôi việc, bị sa thải, nghỉ hưu, …hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng, khẩn trương để đảm bảo tính liên tục trong cơng việc của Cơng ty.
Tuyển dụng dự án: hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình
của cơng ty tạo ra nhu cầu lao động.
Tuyển mộ nhân lực:
Nguồn tuyển dụng: Trước khi đăng tin tuyển dụng, VKX sẽ cân nhắc, lựa chọn
xem ở vị trí cơng việc nào nên lấy người từ bên trong cơng ty và vị trí nào nên lấy người từ bên ngồi cơng ty để có phương pháp tuyển dụng phù hợp:
- Đối với nguồn bên trong: Đối với những vị trí tuyển dụng cấp cao hơn vị trí mà nhân
viên nào đó đang đảm nhận, như vậy sẽ tạo được động lực tốt cho tất cả những người làm việc trong tổ chức vì khi họ biết sẽ có cơ hội được đề bạt, họ sẽ làm việc với động lực mới và họ sẽ thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn.
- Đối với nguồn bên ngồi: Đó là những người đang trong thời gian xin việc, những
người này gồm: Sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng,…; Những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; Những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
Thông báo tuyển dụng: Sau khi đã xác định được số lượng nhân sự cần tuyển
dụng, vào vị trí nào, làm việc tại đâu, nguồn bên trong hay bên ngồi thì cán bộ nhân sự được giao nhiệm vụ sẽ đăng tin tuyển dụng trên nhiều hình thức như:
Thơng báo tới tồn thể nhân viên trong công ty hoặc trong một phạm vi nhất định vị trí tuyển dụng chỉ có nhân viên trong cơng ty được ứng tuyển.
Qua các website: www.careerlink.vn, www.semiconvn.com, www.vkx.com.vn, www.vieclam24h.com.vn.
Công tác tuyển chọn:
Việc tuyển chọn tại Công ty VKX là khác nhau với các vị trí khác nhau. Nếu vị trí cần tuyển dụng là cao cấp (như trưởng phịng, phó phịng,…) thì tiến hành phỏng vấn ln, trong khi đó với vị trí cịn lại (nhân viên, cơng nhân,…) cần tiến hành sơ tuyển trước khi tiến hành phỏng vấn:
Sơ tuyển: Sau khi đã tiếp nhận hồ sơ ứng viên thông qua email hoặc nộp trực
tiếp tại văn phịng của VKX thì cán bộ chuyên trách tiến hành lựa chọn hồ sơ. Công ty sẽ xem xét hồ sơ (bao gồm CV, đơn xin việc, sơ yếu lí lịch,…) rồi tiến hành sàng lọc và lựa chọn hồ sơ thích hợp với yêu cầu vị trí cần tuyển dụng. Khi đã lựa chọn được những hồ sơ phù hợp với vị trí cần tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng sẽ cử người gọi điện thoại cho các ứng viên để hẹn lịch để thi tuyển. Thông thường, thi tuyển tại VKX gồm kiểm tra kiến thức chuyên môn và tiếng anh ( tùy từng vị trí mà kiểm tra cả hai lĩnh vực hay chỉ một lĩnh vực).
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 46
Phỏng vấn: Cán bộ tuyển dụng lập hội đồng tuyển dụng, sắp xếp, bố trí hợp lý
thời gian để các thành viên trong hội đồng phỏng vấn có thể cùng tham gia và địa điểm để phỏng vấn. Thơng thường, buổi phỏng vấn sẽ có nhân viên của bộ phận nhân lực, nhân viên bộ phận cần tuyển dụng và có cả quản lý (tùy vào vị trí tuyển dụng). Sau khi kết thúc, cán bộ tuyển dụng cũng chịu trách nhiệm tổng hợp, lên danh sách những ứng viên trúng tuyển để trình cấp trên phê duyệt và có kế hoạch tiếp sau. Với những ứng viên khơng phù hợp với vị trí cơng việc tuyển dụng, cơng ty có thể lưu hồ sơ để liên lạc khi có vị trí phù hợp hoặc hủy hồ sơ của ứng viên đó.
Thử việc: Sau buổi phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ cân nhắc và quyết định
được ai sẽ trúng tuyển vào vị trí cần tuyển dụng. Khi đã đi tới thống nhất và quyết định, bộ phận tuyển dụng sẽ viết mail, gọi điện thoại cho ứng viên trúng tuyển để thông báo trúng tuyển và xếp lịch gặp tại cơng ty. Tại buổi gặp giữa chun viên nhóm nhân lực được giao nhiệm vụ với ứng viên trúng tuyển. Chuyên viên nhân lực sẽ giải đáp tất cả thắc mắc của ứng viên và sau đó kí kết hợp đồng thử việc. Thơng thường, VKX thử việc trong vịng 2 tháng.
Tiếp nhận chính thức: Sau thời gian thử việc, theo dõi, đánh giá quá trình làm
việc của ứng viên, nếu ứng viên không thực hiện tốt công việc, công ty sẽ không tiếp nhận chính thức. Ngược lại, chuyên viên nhân sự sẽ trình cấp trên để quyết định việc ký kết hợp đồng chính thức cho ứng viên thực hiện tốt cơng việc. Ứng viên được tiếp nhận chính thức sẽ được hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ cần thiết và được cán bộ nhân sự bổ sung hồ sơ các hồ sơ nhân viên.
Quá trình tuyển dụng nhân lực tại Cơng ty TNHH VKX có thể được cụ thể hóa qua sơ đồ tiến trình với cơng việc được phân chia cụ thể cho các phịng, nhóm nhân viên như sau:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 47
Hình 2.4: Quy trình tuyển dụng của Cơng ty TNHH VKX
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 48