Công tác kế toán, kiểm toán và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước là khâu cuối cùng trong chu trình quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước của các cơ quan hành chính nhà nước. Mục đích của kế toán, kiểm toán và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước là tổng kết đánh giá lại toàn bộ quá trình chi thường xuyên ngân sách trong năm ngân sách đã qua, cung cấp đầy đủ thông tin về quản lý, điều hành chi cho những người quan tâm như: Quốc hội, Chính phủ, nhân dân…
Kế toán, kiểm toán và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước được thực hiện tốt sẽ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nhìn nhận lại quá trình chấp hành ngân sách qua một năm, rút ra những bài học kinh nghiệm thiết thực bổ sung cho công tác lập dự toán chi thường xuyên ngân sách cũng như chấp hành chi thường xuyên ngân sách trong những chu trình tiếp theo.
Nguyên tắc quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước:
- Vế số liệu: Số liệu trong báo cáo quyết toán ngân sách phải chính xác, trung thực, đầy đủ. Số quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước là số chi đã thực thanh toán hoặc đã được phép hạch toán chi theo quy định.
- Về nội dung: Báo cáo quyết toán chi ngân sách nhà nước phải theo đúng các nội dung được giao và theo mục lục ngân sách nhà nước; Báo cáo quyết toán năm phải có báo cáo thuyết minh nguyên nhân tăng, giảm các chỉ tiêu chi ngân sách so với dự toán.
- Về trách nhiệm: Thủ trưởng đơn vị sủ dụng ngân sách phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của báo cáo quyết toán của đơn vị, chịu trách nhiệm về những khoản chi hạch toán, quyết toán sai chế độ.
Kho bạc Nhà nước các cấp có trách nhiệm tổng hợp số liệu quyết toán gửi cơ quan Tài chính cùng cấp để cơ quan Tài chính lập báo cáo quyết toán. Kho bạc Nhà nước xác nhận số liệu chi ngân sách trên báo cáo quyết toán của ngân sách các cấp, đơn vị sử dụng ngân sách.
Lập quyết toán ngân sách nhà nước thường được thực hiện theo phương pháp lập từ cơ sở, tổng hợp từ dưới lên.
Trình tự lập, gửi, xét duyệt và thẩm định quyết toán năm của các đơn vị dự toán được tiến hành như sau:
Đơn vị dự toán cấp dưới lập báo cáo quyết toán ngân sách năm theo chế độ quy định và gửi đơn vị dự toán cấp trên.
Đơn vị dự toán cấp trên xét duyệt quyết toán và thông báo kết quả xét duyệt cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc. Các đơn vị dự toán cấp trên là đơn vị dự toán cấp I, phải tổng hợp và lập báo cáo quyết toán năm của đơn vị mình và báo cáo của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc, gửi cơ quan Tài chính cùng cấp.
Cơ quan Tài chính cùng cấp thẩm định quyết toán của các đơn vị dự toán cấp I. Trường hợp đơn vị dự toán cấp I đồng thời là đơn vị sử dụng ngân sách, cơ quan Tài chính duyệt quyết toán cho đơn vị dự toán cấp I.
Nội dung và biện pháp quản lý chủ yếu trong giai đoạn này của các cấp quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước là quản lý việc chấp hành những quy định về kế toán, kiểm toán và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Cụ thể là quản lý về chấp hành quy định về kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, kế toán và quyết toán ngân sách nhà nước, khoá sổ kế toán, chỉnh lý quyết toán, lập báo cáo quyết toán.
Đối với đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng ngân sách nhà nước thì quá trình rà soát, chỉnh lý số liệu đã chi tiêu để phục vụ cho việc lập báo cáo tài
chính nếu được thực hiện một cách nghiêm túc và tự giác trên cơ sở chấp hành đúng quy trình, thủ tục thì sẽ chỉnh lý được các khoản chi tiêu hạch toán chưa đúng Mục lục ngân sách hoặc chưa đúng nguồn hoặc chưa đủ điều kiện đưa vào quyết toán chi ngân sách nhà nước.
Đối với đơn vị dự toán cấp trên thì thông qua việc kiểm tra các báo cáo quyết toán chi ngân sách nhà nước của các đơn vị dự toán cấp dưới, các cấp quản lý chi ngân sách nhà nước có thẩm quyền sẽ sớm phát hiện những vi phạm của đơn vị sử dụng ngân sách trong công tác kế toán, kiểm toán và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước để có biện pháp cần thiết để ngăn ngừa và xử lý vi phạm.
Mặt khác, cũng thông qua kiểm tra chấp hành kế toán, kiểm toán và quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước, các cấp quản lý chi ngân sách nhà nước cũng sẽ phát hiện ra những điểm còn bất cập trên các mặt như tổ chức bộ máy kế toán; tình hình thực hiện chức trách nhiệm vụ của kế toán viên, kế toán trưởng; tình hình thực hiện quy trình nghiệp vụ trong công tác kế toán; tình hình thực hiện quy định về kiểm toán, kiểm tra nội bộ để có giải pháp hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán của các cấp dự toán nhằm không ngừng nâng cao năng lực quản lý chi ngân sách nhà nước của các cấp dự toán.