2.2 .THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.2.1. Quy đinh tổ chức quản lý dự án
Ban quản lý dự án (PMU) a. Thành lập PMU
- Trình tự thành lập, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PMU, mối quan hệ trách nhiệm giữa PMU với Bộ Y tế và các cơ quan quản lý viện trợ Chính Phủ được quy định chi tiết tại Thông tư 03/2007/TT- BKH ngày 12 tháng 3 năm 2007 và Thông tư 04/2007/TT-BKH ngày 30 tháng 7 năm 2007 của Bộ KHĐT. Giám đốc và Kế tốn dự án khơng phải là cán bộ, nhân viên của LHQ.Đa số Giám đốc dự án đều là cán bộ của Bộ Y tế được chỉ định kiêm nhiệm vị trí này. Sau khi dự án kết thúc thì Giám đốc dự án quay trở lại vị trí tại Bộ Y tế.
- Trên cơ sở Quyết định thành lập PMU, Giám đốc Dự án thống nhất với Bộ Y tế và ban hành quyết định bổ nhiệm các thành viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm khác của PMU. Các thành viên này được hưởng phụ cấp từ nguồn vốn đối ứng của Việt Nam theo tỷ lệ thời gian tham gia dự án quy định tại Quyết định thành lập PMU và Quyết định 61/2006/QĐ- BTC ngày 12/01/2006 của Bộ Tài chính.
b. Thành lập Văn phịng dự án
- Dưới sự chỉ đạo của Bộ Y tế, Giám đốc dự án cần thành lập Văn phòng dự án trong vịng mười lăm (15) ngày làm việc sau khi có quyết định thành lập PMU. Bội Y tế chịu trách nhiệm bố trí địa điểm và cung cấp các trang thiết tối thiểu cho Văn phịng dự án, trừ trường hợp có thỏa thuận khác trong đề cương chi tiết dự án hoặc Văn kiện dự án.
- Trụ sở của Văn phòng dự án là địa điểm làm việc của PMU và là nơi tiến hành các giao dịch chính thức của dự án. Văn phịng dự án cũng là nơi lắp đặt trang thiết bị và lưu giữ các văn kiện, hồ sơ, sổ sách, v.v... của PMU.
Đây là nơi liên hệ chính của các bên tham gia dự án, người thụ hưởng dự án và các bên khác có liên quan trong q trình thực hiện dự án.
c. Đăng ký sử dụng con dấu, mở tài khoản và chuyển tiền của PMU. - PMU đăng ký sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật để phục vụ cho việc thực hiện dự án.
- PMU mở tài khoản tại ngân hàng thương mại hoặc Kho bạc Nhà nước phù hợp với các quy định của pháp luật, trong vòng ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thành lập PMU, để tiếp nhận kinh phí do văn phịng tổ chức Liên Hợp Quốc chuyển đến và ngân sách đối ứng. Chủ tài khoản được xác định tại quyết định thành lập PMU và thường là Giám đốc dự án. Giám đốc dự án cần cung cấp cho văn phòng tổ chức Liên Hợp Quốc những thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng như được đề cập:
Theo yêu cầu của Giám đốc dự án, Văn phòng tổ chức Liên Hợp Quốc chuyển tiền vào tài khoản dự án để hoàn trả hay chi tiêu cho các hoạt động dự án được các cơ quan cấp quốc gia thực hiện. Cơ quan thực hiện cấp quốc gia có thể chuyển một phần của khoản tiền này từ tài khoản của dự án cho cơ quan đồng thực hiện theo kế hoạch công tác đã được phê duyệt, để chi tiêu cho các hoạt động dự án mà các cơ quan đồng thực hiện.
Trong trường hợp khác, theo yêu cầu chính thức của Giám đốc dự án, văn phịng tổ chức LHQ có thể chuyển tiền trực tiếp cho cơ quan đồng thực hiện theo kế hoạch công tác đã được phê duyệt, để chi tiêu cho các hoạt động dự án do cơ quan này thực hiện. Trong trường hợp này, văn phòng tổ chức Liên Hợp Quốc thực hiện chức năng như một ngân hàng thuần túy.
Trong cả hai trường hợp, cơ quan đồng thực hiện đều phải chịu trách nhiệm giải trình trước NIP về việc sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí nhận
- PMU cần đăng ký với cơ quan thuế địa phương để được cấp mã số thuế phục vụ cho cơng tác quản lý và hồn thuế theo quy định hiện hành của Chính phủ.
d. Thơng báo nhân sự, địa chỉ liên hệ và tài khoản cho các cơ quan liên quan
Bộ Y tế có trách nhiệm gửi Quyết định thành lập, Quy chế tổ chức và hoạt động của PMU và tên của Giám đốc và Phó Giám đốc và Kế tốn tới Bộ KHĐT, Bộ TC, Văn phòng tổ chức LHQ liên quan, cơ quan đồng thực hiện và Sở y tế trong vòng mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày ban hành các quyết định nói trên, để tạo cơ sở pháp lý cho việc giao dịch liên quan đến hoạt động của PMU.
Trong vòng ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thành lập PMU, Giám đốc dự án (kể cả dự án thành phần) cần thơng báo chính thức cho văn phịng tổ chức LHQ và cơ quan đồng thực hiện các thông tin sau:
- Địa chỉ, điện thoại, fax và email của PMU;
- Mơ tả tóm tắt cơng việc, số điện thoại và email của từng nhân sự dự án; - Chi tiết về tài khoản (tên chủ tài khoản, số tài khoản và tên ngân hàng hoặc kho bạc nơi PMU mở tài khoản dự án) để thuận tiện cho việc giao dịch trong tương lai.
- Tên và mẫu chữ ký của Giám đốc dự án và của Phó Giám đốc dự án. e. Hoàn tất Hợp đồng trách nhiệm với cơ quan đồng thực hiện.
Song song với các hoạt động chuẩn bị khác, điều hết sức quan trọng đối với Bộ Y tế, thông qua Giám đốc dự án, là phải hoàn thiện và ký kết Hợp đồng trách nhiệm với từng cơ quan đồng thực hiện.
Tổ chức một số hoạt động khởi động dự án (như lễ khởi động dự án, một số hoạt động tuyển chọn nhân sự và đào tạo quản lý dự án ban đầu...).
Văn phòng tổ chức Liên Hợp Quốc (UNCO)
UNCO thực hiện những việc sau trong quá trình khởi động dự án:
Cho ý kiến khi được Bộ Y tế tham vấn về những vấn đề liên quan đến việc thành lập PMU.
Phối hợp với PMU trong việc tổ chức lễ khởi động dự án, tuyển chọn nhân sự dự án và đào tạo quản lý ban đầu.
Phân công cán bộ đầu mối theo dõi, hỗ trợ các hoạt động của dự án về nội dung và về tài chính.
Trong vịng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định thành lập PMU, UNCO thơng báo chính thức cho Giám đốc dự án và Giám đốc các dự án thành phần với các thơng tin sau về tổ chức mình:
- Địa chỉ, điện thoại, fax và email của bộ phận chuyên môn và cán bộ đầu mối theo dõi dự án thuộc tổ chức mình;
- Mơ tả tóm tắt cơng việc, số điện thoại và email của từng nhân sự của tổ chức mình sẽ làm việc thường xuyên với PMU;
- Chi tiết tài khoản (tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên và địa chỉ chi nhánh ngân hàng phục vụ) để thuận tiện cho việc giao dịch (chuyển và nhận tiền) liên quan tới dự án.
Các cơ quan ban nghành được phân công thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể của dự án. Có mối liên hệ chặt chẽ với ban quản lý dự án và văn phịng tổ chức liên hợp quốc.
Trong dự án có các cơ quan sau đây tham gia với vai trò đồng thực hiện: Tổng cục dân số- kế hoạch hóa gia đình, Vụ sức khỏe bà mẹ- trẻ em, Vụ khoa học và đào tạo, Vụ tổ chức cán bộ, Cục quản lý khám chữa bệnh, Cục quản lý dược.