2.2 .THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.2.1. Quy trình xin cấp vốn cho dự án
Bước 1: PMU, Ban quản lý dự án thành phần, văn phòng tổ chức LHQ và cơ quan đồng thực hiện liệt kê những hoạt động sẽ đưa vào kế hoạch công tác năm trên cơ sở dự thảo kế hoạch công tác cho năm của dự án
Bước 2: PMU phổ biến, phối hợp xây dựng kế hoạch công tác năm và dự trù kinh phí chi tiết với các cơ quan liên quan.
Bước 3: PMU tổng hợp đề xuất kế hoạch cụ thể của các cơ quan liên quan và dự thảo kế hoạch cơng tác năm cùng dự trù kinh phí cho các quý.
Bước 4: PMU trình kế hoạch cơng tác cho Giám đốc dự án để xem xét và phê duyệt.
a) Bộ hồ sơ trình Giám đốc dự án bao gồm: - Dự thảo kế hoạch công tác cho năm của dự án; - Dự thảo kế hoạch công tác cho quý của dự án.
- Bản dự trù các hạng mục chi phí theo từng hoạt động;
- Các văn bản và ý kiến đóng góp của các cơ quan thực hiện kế hoạch cơng tác q.
b) Các tiêu chí cơ bản để xem xét và phê duyệt kế hoạch công tác bao gồm: - Các hoạt động theo kế hoạch và các đầu ra trực tiếp được dự kiến trong kế hoạch công tác quý phù hợp với tiến độ thực hiện đề ra trong kế hoạch cơng tác năm.
- Tính hợp lý của phân bổ ngân sách, chế độ và định mức chi tiêu, bao gồm vốn LHQ và vốn đối ứng dành cho chuyên gia tư vấn trong và ngoài nước, đào tạo trong và ngoài nước, trang thiết bị và vật tư, chi phí quản lý và các chi phí khác
- Tính hợp lý của các chỉ số thực hiện của Kế hoạch
- Những rủi ro có thể xảy ra và các biện pháp giảm thiểu tác động của rủi ro. Bước 6: Gửi kế hoạch công tác năm và yêu cầu chuyển tiền, xác nhận chi tiêu đã ký cho văn phòng tổ chức Liên Hợp Quốc.
Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày kế hoạch công tác năm và kế hoạch công tác quý được phê duyệt, Giám đốc dự án chính thức gửi các văn bản này cho văn phòng tổ chức LHQ
Bước 7: Văn phòng tổ chức Liên Hợp Quốc chấp thuận kế hoạch công tác năm.
Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Giám đốc dự án về việc phê duyệt kế hoạch cơng tác q, UNCO có văn bản thơng báo cho Giám đốc dự án về việc UNCO chấp thuận kê hoạch công tác quý hoặc ý kiến khuyến nghị của mình (nếu có). Sau khi chấp thuận, UNCO tiến hành chuyển tiền theo yêu cầu cho dự án, đồng thời gửi kèm bản
sao kế hoạch cơng tác quý, yêu cầu chuyển tiền và xác nhận chi tiêu đã được UNCO ký chấp thuận
Bước 8: Cụ thể hóa các hoạt động trong kế hoạch công tác năm
Sau khi nhận được văn bản chấp thuận kế hoạch công tác quý của UNCO, PMU và các cơ quan tham gia thực hiện dự án tiến hành xây dựng kế hoạch chi tiết và triển khai thực hiện cho từng hoạt động. Quy trình xây dựng kế hoạch chi tiết và triển khai thực hiện các hoạt động chính như tuyển dụng nhân sự, đào tạo, mua sắm hàng hóa và dịch vụ.