3.2 .GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ ODA TẠI DỰ ÁN
3.2.1. Tăng cường theo dõi, đánh giá thực hiện dự án
Theo dõi tức là thường xuyên cập nhật tồn bộ các thơng tin liên quan đến tình hình thực hiện dự án, phân loại và phân tích thơng tin, kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định.
Đánh giá tức là định kỳ xem xét tồn diện, có hệ thống và khách quan về tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động và mức độ bền vững của dự án để có những điều chỉnh cần thiết và rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho giai đoạn tiếp theo của dự án.
Giám đốc dự án chịu trách nhiệm về việc xây dựng kế hoạch theo dõi, đánh giá như là một phần trong quy trình xây dựng AWP và QWP thường xuyên
của dự án. Bằng cách phối hợp với UNCO để tổ chức việc xây dựng và sử dụng dữ liệu cơ sở ban đầu, các chỉ số, biểu câu hỏi điều tra, danh mục đối chiếu, các bảng tổng hợp và các công cụ khác cho công tác theo dõi, đánh giá.
- PMU sẽ tiến hành theo dõi để nắm được tình hình hoạt động của dự án và có biện pháp khắc phục kịp thời nếu cần thiết. Xuất phát từ thực tế là cuộc kiểm điểm tình hình thực hiện hằng năm của dự án chỉ được tổ chức khi có nhu cầu thực sự, nên việc theo dõi thường xuyên đối với dự án là hết sức quan trọng. Các cán bộ PMU cần sử dụng tất cả các công cụ và các kênh thơng tin hiện có để thực hiện tốt chức năng này, kể cả việc thường xuyên thông tin và tham vấn khơng chính thức với các cán bộ có trách nhiệm của UNCO liên quan và các CQQLVT.
Ngoài việc theo dõi các hoạt động của dự án do phía Việt Nam thực hiện, Giám đốc dự án có trách nhiệm phối hợp với Trưởng đại diện UNCO theo dõi các hoạt động do UNCO hoặc các tổ chức quốc tế khác trực tiếp thực hiện.
- Tổ chức các hội nghị kiểm điểm thực hiện dự án hằng năm: Theo quy định của LHQ, việc tổ chức Hội nghị kiểm điểm thực hiện dự án hằng năm là không bắt buộc. Tuy nhiên, trong trường hợp các bên liên quan có u cầu tổ chức, thì có thể tiến hành cơng việc này vào Q IV hằng năm. Nên tổ chức kiểm điểm hằng năm khi dự án thực hiện không tốt, tỷ lệ giải ngân thấp so với kế hoạch và các kết quả quan trọng không thực hiện được như dự kiến. Thành phần tham dự hội nghị kiểm điểm dự án hằng năm gồm: NIP; Các CIP,
UNCO; Đại diện các nhóm đối tượng thụ hưởng, nếu cần thiết.
Ngồi ra, Giám đốc dự án có thể mời đại diện của các CQQLVT và các cơ quan liên quan khác cùng tham dự. Nội dung cuộc họp sẽ là đánh giá việc thực hiện dự án (tiến độ thực hiện và kết quả đạt được, nguyên nhân thành cơng hoặc tình trạng chậm trễ, những vấn đề và rủi ro chính ảnh hưởng tiêu cực tới việc thực hiện dự án và khuyến nghị về những công việc cần triển khai
tiếp theo);Thảo luận định hướng ưu tiên và cách thức thực hiện dự án trong năm tới.
- Mở rộng các kênh thơng tin theo dõi tình hình thực hiện dự án khơng chính thức: ngồi các kênh thơng tin và cơ chế giám sát chính thức, UNCO, NIP và các CQQLVT cần duy trì quan hệ làm việc với nhau và với PMU thơng qua các kênh thơng tin khơng chính thức như thư điện tử, điện thoại, các cuộc trao đổi khơng chính thức, v.v... để chia sẻ kịp thời thơng tin về tình hình thực hiện dự án và đề xuất các hoạt động phối hợp, hỗ trợ cần thiết.
- Tổ chức các chuyến theo dõi thực địa kết hợp với các chuyến kiểm tra tài chính tại chỗ nhằm giảm thiểu khối lượng cơng việc về mặt hành chínhvà chi phí giao dịch cho PMU, NIP và cơ sở dự án. Cơ quan chủ trì tổ chức chuyến đi có trách nhiệm xây dựng TOR cho mỗi chuyến theo dõi thực địa, gửi trước TOR hay chương trình của chuyến đi cho PMU hoặc cơ sở dự án để phối hợp triển khai.Mục đích của việc theo dõi, kiểm tra là nhằm đánh giá hiệu quả các biện pháp kiểm sốt tài chính nội bộ của NIP và mức độ chính xác của các hồ sơ, chứng từ tài chính do PMU lưu trữ để qua đó đề xuất các biện pháp giải quyết tốt những yếu kém hiện nay (nếu có) và tăng cường cơng tác quản lý các khoản kinh phí tiếp nhận. Việc đi theo dõi thực địa có thể do một hay một số các cơ quan sau đây chủ trì thực hiện:NIP;UNCO;PMU; CQQLVT và nên tiến hành 2,3 lần trong một năm.
- NIP hoặc PMU tổ chức các chuyến theo dõi đột xuất trong các trường hợp dự án có những vấn đề ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình thực hiện. Sau các chuyến đi đột xuất này thì các cơ quan tiến hành giám sát phải đưa ra được những kết luận sơ bộ và khuyến nghị về những việc cần triển khai tiếp theo để đảm bảo dự án thực hiện trôi chảy, đúng tiến độ.
3.2.2. Đơn giản hố, hài hồ hóa thủ tục giữa Việt Nam và UNFPA
tác giữa Việt Nam và Liên Hợp Quốc đều dựa theo HPPMG. Đây là một quy chế chung thống nhất giữa 2 bên để thực hiện dự án một cách hiệu quả. Tránh xảy xa tình trạng phía Việt Nam cũng có những quy định riêng, Liên Hợp Quốc có những quy định riêng. Sự khác biệt giữa các quy định đó nhiều khi làm cho dự án bị đình trệ do phải thoã mãn các điều kiện khác nhau giữa hai bên. Tuy
nhiên theo cơng ước chung này thì quá trình quản lý, xin cấp vốn của dự án vẫn phải diễn ra nhiều bước, qua nhiều cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Do đó việc đơn giản
hố, hài hồ thủ tục để nâng cao hiệu quả viện trợ là rất cần thiết. Lợi ích của việc đơn giản hố, hài hoà thủ tục giữa nước tiếp nhận viện trợ và các nhà tài trợ thể hiện ở việc giảm thời gian, giảm chi phí giao dịch, giảm gánh nặng hành chính cho các cơ quan của chính phủ và tăng khả năng đảm bảo nguồn ngân sách cần thiêt cho hoạt động của các dự án của UNFPA. Các dự án ODA nói
chung đều nhằm đến một mục tiêu, đó là sự phát triển cho cả nước nhận cũng như nước tài trợ vốn ODA, nếu giữa hai bên có những vướng mắc hoặc thiếu sự hợp tác, nhất trí thì dự án sẽ không thể đạt đến được hiệu quả cao nhất như mục tiêu của dự án đã đặt ra. Cụ thể:
Trong thủ tục xin cấp vốn của một hoạt động, nguồn vốn cấp cho dự án sẽ được UNFPA dựa theo kế hoạch năm mà chia nhỏ và cung cấp vốn từng lần, khơng cấp vốn tồn bộ 1 lần. Như vậy, khi muốn xin cấp vốn thì ban quản lý dự án phải trình kế hoạch lên giám đốc dự án, sau đó giám đốc dự án xem xét tính hợp lý và lại tiếp tục trình lên văn phịng tổ chức Liên Hợp Quốc phê duyệt. Như vậy, quá trình xin cấp vốn phải qua quá nhiều bước làm ảnh hưởng đến dự án. Theo em, thì ngay từ ban đầu, nguồn vốn ODA mà Liên Hợp Quốc sau khi xem xét hợp lý kế hoạch năm thì nên cấp vốn 1 lần từ đầu, sau đó Giám đốc dự án dựa trên sự cân đối các hoạt động mà có thể phê duyệt cấp vốn ngay cho ban quản lý dự án khi cần thiết mà vẫn đảm bảo được nguồn vốn thực hiện cho các hoạt động của dự án trong năm, giảm bớt được
một số bước trong quá trình xin cấp vốn.
Kể cả trong quá trình xin điều chỉnh vốn, Giám đốc dự án có thể dựa trên kết quả thực hiện của các kế hoạch hiện tại, xem xét xem hoạt động nào thừa vốn và hoạt động nào thiếu vốn để luân chuyển vốn cho nhau, đảm bảo không bị phát sinh thêm vốn ODA của năm khi cần thiết mà khơng cần phải trình lên các cấp cao hơn.
3.2.3. Đảm bảo cung cấp đủ vốn đối ứng để thực hiện dự án
Dự án được thực hiện suôn sẻ, đúng kế hoạch hay không phụ thuộc vào tốc độ giải ngân cả vốn ODA và vốn đối ứng trong nước. Trong một cuộc họp dự án lãnh đạo UBND các tỉnh Bắc Ninh, Quảng Ninh, Long An, Hải Dương,
Hưng Yên, Đăk Lăk, Tuyên Quang, Đà Nẵng, Quảng Ngãi... đã đề xuất tăng cường thêm trang thiết bị cho các trụ sở dân số; sớm có chế độ với cán bộ chuyên trách dân số tuyến xã gắn bó lâu năm nhưng khơng đủ chuẩn về tuổi và trình độ để tuyển dụng cơng chức; tăng phụ cấp và thù lao cho cán bộ chuyên trách và cộng tác viên dân số... Như vậy vấn đề đặt ra trong thời gian tới để có thể cung cấp đủ vốn thực hiện các dự án, cần thực hiện cơng tác kế
hoạch hóa nguồn vốn ODA một cách hợp lý và có hiệu quả, trên cơ sở thực hiện tốt các nội dung sau:
Khi xây dựng danh mục chương trình, dự án ODA, cần xác định ngay những lĩnh vực cần ưu tiên để lập kế hoạch vốn tương ứng, đảm bảo cho việc thực hiện dự án khi nhà tài trợ đồng ý tài trợ vốn ODA.
Khi xây dựng và ký kết điều ước quốc tế về ODA, phía Việt Nam cần xác định rõ ngay số vốn đối ứng trong nước là bao nhiêu, được đóng góp từ nguồn nào và dưới hình thức nào. Việc xác định rõ các yếu tố này sẽ hạn chế những khó khăn sau này trong việc rút vốn để phục vụ cho dự án, tránh trường hợp thiếu vốn đối ứng hoặc cấp vốn đối ứng không phù hợp với tiến độ thực hiện dự án.
Khi dự án được ký kết, cần lập kế hoạch bố trí vốn ODA và vốn đối ứng một cách vững chắc và phải đưa vào kế hoạch hàng năm, dựa trên cơ sở những căn cứ chính xác, đáng tin cậy. Điều này sẽ giúp chúng ta chủ động trong việc giải ngân vốn và đối phó được với những khó khăn phát sinh, cũng như không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án.
3.2.4. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ.
Không thể phủ nhận rằng chất lượng của cơng tác kế hoạch hóa nguồn vốn ODA càng cao thì việc cung cấp vốn cho các chương trình, dự án ODA càng thuận lợi, kịp thời, giúp cho các dự án được thực hiện đúng theo tiến độ đề ra nâng cao năng lực và chất lượng của đội ngũ cán bộ.
Trong số các đối tượng thụ hưởng đầu tiên của dự án chính là các cán bộ họach định, các cán bộ chính sách, cán bộ y tế và các nhà quản lý ở tất cả các cấp.
Nguồn ODA của UNFPA cũng một phần được trích ra để trả lương, đào tạo cán bộ thực hiện chiến lược sao cho có hiệu quả và chất lượng. Dự án thực hiện từ năm 2011- 2020 bởi vậy con số bỏ ra cho vấn đề này không phải là nhỏ.
Yêu cầu cần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ là hợp lý, tuyển chọn đội ngũ nhân viên đầu vào tốt, như vậy dự án sẽ ngày càng bền vững, lâu dài. Những cán bộ được sử dụng và đào tạo trong dự án chính là một nguồn nhân lực quan trọng cho cả giai đoạn sau.
Mặc dù năng lực đội ngũ cán bộ quản lý dự án đã được nâng cao lên nhiều so với trước đây nhờ các sự trợ giúp của UNFPA cũng như Liên Hiệp Quốc song Chính phủ cũng như địa phương vẫn cần chủ động trong việc bồi dưỡng và rèn luyện đội ngũ cán bộ quản lý dự án vì nguồn lực con người vẫn luôn là nguồn lực quan trọng nhất trong việc đảm bảo hiệu quả của việc sử dụng ODA. Các biện pháp cụ thể bao gồm:
- Triển khai một cách thiết thực chương trình nâng cao năng lực tồn diện tập trung vào các kiến thức và kỹ năng: Xây dựng chính sách; Chuẩn bị dự án; Quản lý dự án; Quản lý rủi ro; Quản lý tài chính.
- Bố trí dịng ngân sách cho đào tạo và nâng cao năng lực ở các dự án. - Nâng cao năng lực của đội ngũ chuyên gia tư vấn trong nước. Quy hoạch việc tham gia của tư vấn trong nước vào quá trình chuẩn bị, thực hiện và đánh giá dự án ODA, phát triển các tổ chức tư vấn.
- Nâng cao năng lực kỹ thuật và chuyên môn của đội ngũ tư vấn trong nước. Bố trí cán bộ có năng lực làm cơng tác tổng hợp, theo dõi dự án. Chủ động bố trí các nguồn lực cần thiết để định kỳ đánh giá tình hình thực hiện dự án.
Tóm lại, để khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn ODA nói chung và ODA của UNFPA nói riêng ở nước ta thì cần nghiên cứu triển khai, thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp, có những giải pháp thuộc về chính sách kinh tế vĩ mơ, có những giải pháp thuộc cấp độ vi mơ ở từng dự án.
3.2.5.Tăng cường tính làm chủ và trách nhiệm các Ban quản lý dự án.
Trong hầu hết mọi lĩnh vực, yếu tố con người ln đóng một vai trị quan trọng. Thực tế thu hút và sử dụng vốn ODA ở Việt Nam trong thời gian qua cho thấy rằng các Ban quản lý dự án (BQLDA) vẫn chưa phát huy hết được vai trị của mình. Trong thời gian tới, cần có những biện pháp để nâng cao chất lượng của ban quản lý. Đó là tăng thêm quyền chủ động cho các BQLDA trong quá trình triển khai, thực hiện các dự án ODA. Hiện nay các BQLDA vẫn chưa có tồn quyền quyết định đối với những thay đổi của dự án, mà phải chờ sự phê duyệt chỉ đạo của cấp trên. Việc chờ đợi sự phê duyệt của cấp trên sẽ kéo theo toàn bộ dự án phải dừng lại. Điều này sẽ làm chậm tiến độ thực hiện dự án và tiến độ giải ngân vốn.
Ngoài ra, để tạo điều kiện cho các hoạt động của Ban quản lý, cũng nên xem xét lại định mức kinh phí hoạt động của các Ban quản lý dự án ODA. Vì định
mức chi phí cho Ban quản lý dự án thấp nên khó tuyển chọn được đội ngũ cán bộ có đủ năng lực do lương thấp. Do đó đề nghị tăng thêm mức kinh phí cho các Ban dự án để có cơ chế tăng thêm tiền lương cho cán bộ dự án. Qua đó thu hút được đội ngũ cán bộ có năng lực, kinh nghiệm quản lý phục vụ cho dự án lâu dài.
3.3.6. Tăng cường kiểm toán các đơn vị tiếp nhận ODA.
Các dự án xảy ra thất thốt, lãng phí lớn. Với các dự án ODA, điều này sẽ làm giảm lòng tin của các nhà tài trợ đối với khả năng quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA của Việt Nam, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thu hút vốn. Vì thế, chúng ta không thể xem nhẹ công tác quản lý và kiểm soát việc sử dụng vốn ODA của các dự án phát triển cơ sở hạ tầng. Các biện pháp cần thực hiện để nâng cao hiệu quả của việc theo dõi và đánh giá tình hình sử dụng vốn Như vậy các NIP tiếp nhận kinh phí từ tổ chức tài trợ trong chu kỳ Kế hoạch chung phải được kiểm toán ít nhất một lần trong chu kỳ đó. Mục đích chính của việc kiểm tốn là giúp cho các tổ chức LHQ nắm bắt được các biện pháp kiểm soát nội bộ mà NIP sử dụng để quản lý các khoản kinh phí tiếp nhận và bảo đảm các khoản tiền này được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả.
Ngồi việc phải tiến hành kiểm toán định kỳ với các đơn vị nhận vốn viện trợ ODA thì cũng cần tiến hành kiểm tốn đặc biệt đối với trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ của cơ quan thực hiện quốc gia có nhiều khả năng hay