Quy trình chuyển tiền cho cơ quan thực hiện dự án:

2.2 .THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

2.2.3. Quy trình chuyển tiền cho cơ quan thực hiện dự án:

a. Mở tài khoản ngân hàng và bổ nhiệm kế toán cho dự án

- Việc mở tài khoản và bổ nhiệm Kế toán cho dự án được thực hiện theo hướng dẫn nêu tại Phần III, Chương 2 về Khởi động dự án và Chương 5 về Tuyển dụng nhân sự dự án của HPPMG.

- Các thủ tục và yêu cầu cụ thể cho việc mở và quản lý tài khoản tuân theo quy định của ngân hàng thương mại hay Kho bạc Nhà nước nơi dự án mở tài khoản.

b. Các phương thức chuyển tiền

Việc chuyển tiền cho dự án do LHQ hỗ trợ được thực hiện theo Hướng dẫn HACT. Có thể áp dụng một hay kết hợp một số phương thức chuyển tiền sau đây:

- Chuyển tiền trực tiếp: UNCO chuyển thẳng tiền cho Bộ Y tế vào tài

khoản của dự án trên cơ sở Dự toán ngân sách quý được duyệt.

- Trả tiền trực tiếp: UNCO thay mặt Bộ Y tế trả tiền trực tiếp cho bên

thứ ba theo yêu cầu của Giám đốc dự án trên cơ sở yêu cầu chuyển tiền và xác nhận chi tiêu đã được Giám đốc dự án điền và ký. Để bảo đảm xử lý việc trả

tiền một cách chính xác và thuận lợi, PMU gửi các chứng từ, hóa đơn gốc cho UNCO để tiện việc kiểm tra. Sau khi việc trả tiền hồn tất, UNCO sẽ gửi trả PMU các chứng từ, hóa đơn gốc này để lưu hồ sơ dự án.

- Hồn ứng: Hình thức này được áp dụng để hồn lại các khoản chi

mà Bộ Y tế, với sự đồng ý bằng văn bản của UNCO, đã dùng tiền của mình để thực hiện những hoạt động đã được phê duyệt trong kế hoạch công tác năm hoặc kế hoạch cơng tác q. UNCO tiến hành hồn ứng dựa trên yêu cầu chuyển tiền và xác nhận chi tiêu, Báo cáo tình hình triển khai hoạt động. Việc hoàn ứng được thực hiện sau khi hoạt động kết thúc và được hồn tất trong vịng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày UNCO nhận được yêu cầu hoàn ứng từ Giám đốc dự án kèm theo các chứng từ hợp lệ.

- Phương thức thực hiện trực tiếp: là phương thức mà tổ chức LHQ tự

chi trả cho các hoạt động khi tổ chức LHQ trực tiếp thực hiện các hoạt động của dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt.

c. Xác nhận viện trợ

Xác nhận viện trợ là việc cơ quan tài chính các cấp (Bộ TC hoặc Sở Tài chính các tỉnh, thành phố) xác nhận trên Tờ khai xác nhận viện trợ do PMU kê khai.

Trình tự các bước, nội dung và trách nhiệm xác nhận viện trợ tuân theo các quy định tại Thông tư 82/2007/TT- BTC ngày 12/7/2007 của Bộ TC

2.2.4. Phương thức quản lý vốn

Đối với dự án chung (joint programme), UNRC thảo luận với các cơ quan liên quan của Việt Nam lựa chọn phương thức quản lý vốn phù hợp nhất trên cơ sở các phương thức chuẩn đã được UNDG quy định, đó là:

- Phương thức song song quản lý vốn (Parallel fund management): theo đó, mỗi tổ chức LHQ tự quản lý các hoạt động của mình trong khuôn khổ kế

hoạch hoạt động chung với ngân sách liên quan có thể lấy từ nguồn vốn thường xuyên hoặc các nguồn khác. Phương thức này được áp dụng hiệu quả nhất trong trường hợp các tổ chức LHQ tham gia đều thực hiện (các) kết quả chung, nhưng lại làm việc với các cơ quan quốc gia thực hiện, cơ quan đồng thực hiện.

- Phương thức quản lý vốn tập trung (Pooled fund management): theo đó, các tổ chức LHQ tập trung vốn cho một tổ chức LHQ được gọi là cơ quan LHQ quản lý vốn của Chương trình chung (Managing Agent - MA). Trong trường hợp này, MA được lựa chọn trên cơ sở thống nhất của các tổ chức LHQ (theo các tiêu chí quy định) có tham khảo ý kiến với cơ quan quốc gia thực hiện. MA có trách nhiệm hỗ trợ cơ quan quốc gia thực hiện quản lý Chương trình chung theo đúng Kế hoạch hoạt động chung, đặc biệt về việc giải ngân đúng tiến độ, cung ứng và điều phối các hỗ trợ kỹ thuật của các tổ chức LHQ tham gia Chương trình chung. MA cũng sẽ cùng với cơ quan quốc gia thực hiện theo dõi việc thực thi và chịu trách nhiệm về báo cáo các hoạt động và tài chính cho bộ máy điều phối Chương trình chung. MA có thể tham gia vào q trình huy động vốn cho Chương trình chung trên cơ sở hợp tác với Chính phủ và các tổ chức LHQ tham gia khác. Phương thức này được áp dụng hiệu quả nhất trong trường hợp các tổ chức LHQ tham gia đều thực hiện (các) kết quả chung và làm việc với cùng một cơ quan quốc gia thực hiện và ở cùng một địa bàn.

- Phương thức trung chuyển quản lý vốn (Pass-through fund management): theo đó, các tổ chức LHQ cùng phát triển Chương trình chung và đệ trình cho nhà tài trợ và các bên thống nhất chuyển vốn thực hiện Chương trình chung qua một trong những tổ chức LHQ tham gia Chương trình chung. Tổ chức LHQ này - được gọi là Cơ quan quản lý hành chính của LHQ

(Administrative Agent - AA), được các tổ chức LHQ cùng lựa chọn, trên cơ sở tham vấn với Chính phủ. Trong Kế hoạch hoạt động chung của Chương trình chung sẽ ghi rõ những hoạt động nào được hỗ trợ bởi tổ chức LHQ nào. Chi phí gián tiếp (indirect cost) chi cho mỗi tổ chức LHQ sẽ được ghi rõ trong các phần ngân sách tương ứng. Trách nhiệm giải trình về nội dung chương trình và tài chính thuộc về các tổ chức LHQ và các NIP tham gia vào việc quản lý, thực hiện các hợp phần tương ứng của Chương trình chung.

- Phương thức hỗn hợp quản lý vốn (Combination options): Các Chương trình chung nhiều khi có thể địi hỏi một cơ chế hỗn hợp quản lý vốn. Theo đó, đối với (các) hợp phần được quản lý chung, các tổ chức LHQ tham gia Chương trình chung sẽ quyết định góp vốn cho một MA được lựa chọn, còn đối với các phần còn lại sẽ áp dụng phương thức song song quản lý vốn. Trong trường hợp sử dụng phương thức hỗn hợp như thế này, điều rất quan trọng là các tổ chức LHQ phải thông báo cho nhau về nguồn vốn được phân bổ cho Chương trình chung, khơng phụ thuộc vào việc họ tham gia vào phương án quản lý vốn nào và phải nỗ lực để cùng huy động vốn cho Chương trình chung.

Cơ quan có nhu cầu LHQ hỗ trợ phối hợp với các văn phòng tổ chức LHQ và các cơ quan liên quan của Việt Nam để xây dựng đề cương chi tiết dự án và nếu cần thiết, Văn kiện Chương trình chung, trên cơ sở phương thức quản lý vốn được lựa chọn