2.2 .THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.2.5. Quy định điều chỉnh ngân sách dự án
Bộ Y tế, Văn phòng tổ chức LHQ hoặc cơ quan đồng thực hiện đều có thể đề xuất việc điều chỉnh ngân sách dự án (tại cuộc họp kiểm điểm dự án hay bằng văn bản) với các bên liên quan khác vào bất kỳ thời điểm nào trong
q trình thực hiện dự án. Bên đề xuất phải xây dựng dự thảo điều chỉnh ngân sách để cơ quan quốc gia thực hiện và văn phòng tổ chức LHQ xem xét.
a. Các loại, mục đích và thẩm quyền phê duyệt điều chỉnh ngân sách
- Điều chỉnh tổng ngân sách dự án: Đây là trường hợp tăng hay giảm
tổng ngân sách dự án nhằm phản ánh yêu cầu thực tế về tài chính của tồn bộ chu kỳ dự án xuất phát từ việc điều chỉnh về phạm vi hoạt động, đầu ra trực tiếp của dự án. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ.
- Điều chỉnh ngân sách năm: Đây là trường hợp tăng hay giảm ngân
sách năm tương ứng với sự thay đổi trong kế hoạch công tác năm của năm hiện tại bằng việc chuyển một phần kinh phí của những năm tới vào ngân sách của năm hiện tại hoặc chuyển một phần kinh phí của năm hiện tại vào ngân sách của những năm tới. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ Y tế.
- Điều chỉnh ngân sách giữa các kết quả đầu ra của dự án: Việc điều chỉnh này cho phép chuyển dịch kinh phí giữa các kết quả đầu ra trong năm hiện tại nhằm đưa ra dự trù kinh phí phù hợp nhất để đảm bảo việc thực hiện và chất lượng các đầu ra có liên quan. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ Y tế.
- Điều chỉnh ngân sách trong phạm vi một kết quả đầu ra của dự án: Việc điều chỉnh này cho phép chuyển dịch kinh phí giữa các yếu tố đầu vào (như đào tạo, nhân sự, hợp đồng phụ, trang thiết bị, v.v...) nhằm đưa ra dự trù kinh phí phù hợp nhất để đảm bảo việc thực hiện và chất lượng của một kết quả đầu ra cụ thể. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ Y tế.
- Điều chỉnh ngân sách quý: bao gồm Tăng hay giảm tổng ngân sách
hoạt động của quý. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc dự án.
b. Các bước cơ bản của việc điều chỉnh ngân sách
Bước 1: Bên đề xuất xây dựng dự thảo điều chỉnh ngân sách và những thay đổi tương ứng về các dòng, khoản mục ngân sách, nộp cho Giám đốc dự án. Bên đề xuất có thể tham khảo ý kiến các bên khác về bản dự thảo điều chỉnh.
Bước 2: Sau khi nhận được bản dự thảo điều chỉnh, Giám đốc dự án tham vấn với Bên đề xuất, NIP và UNCO để xác định xem việc điều chỉnh như vậy có chấp nhận được không và những thay đổi cụ thể về các dịng, khoản mục ngân sách có hợp lý khơng.
Bước 3: Nếu các bên được tham vấn có ý kiến đề xuất những thay đổi khác, Giám đốc dự án sẽ xem xét và tổng hợp các ý kiến đó và thể hiện vào bản dự thảo điều chỉnh ngân sách sửa đổi.
Bước 4: Phê duyệt điều chỉnh ngân sách của phía Việt Nam
- Giám đốc dự án phê duyệt điều chỉnh ngân sách quý được quy định. - Giám đốc dự án trình NIP xem xét, phê duyệt điều chỉnh ngân sách được quy định.
- Giám đốc dự án tiến hành các thủ tục theo quy định của Nghị định 131/2007/NĐ - CP để trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt điều chỉnh ngân sách được quy định.
Bước 5: UNCO phê duyệt điều chỉnh ngân sách
- Đối với điều chỉnh ngân sách quý quy định Giám đốc dự án phê duyệt điều chỉnh, tổ chức triển khai các hoạt động đã được điều chỉnh và thông báo cho UNCO và các bên liên quan về quyết định phê duyệt điều chỉnh của mình cũng như các kết quả thực hiện trong Báo cáo thực hiện dự án quý.
- Đối với các điều chỉnh ngân sách cịn lại, sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền phía Việt Nam phê duyệt như được đề cập nêu trên, Giám đốc dự án gửi đề xuất điều chỉnh cho UNCO để xem xét, phê duyệt.
- Trong vòng bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Giám đốc dự án, Trưởng Đại diện của tổ chức LHQ phê duyệt và đồng ký vào bản điều chỉnh ngân sách và gửi một bản gốc đã được hai bên ký cho Giám đốc dự án để cùng phối hợp thực hiện và lưu hồ sơ.