2.3. Thực trạng quản lý dịch vụ thông tin thư viện tại Thư viện Phạm Văn
2.3.4. Thực trạng kiểm soát
Chủ thể kiểm soát
Bộ máy quản lý dịch vụ TTTV của thư viện Phạm Văn Đồng đã được trình bày ở mục 2.3.1, với cơ cấu này thì thư viện khơng được phép tổ chức một bộ phận độc lập nào chịu trách nhiệm kiểm soát cho tất cả các hoạt động, trong đó bao gồm cả hoạt động quản lý dịch vụ TTTV. Hơn thế nữa, thư viện là một đơn vị trực thuộc trường đại học Kinh tế Quốc dân, mọi chi phí hoạt động đều từ nguồn ngân sách hàng năm của trường chi trả. Với cơ chế tổ chức như trên thì Chủ thể kiếm sốt dịch vụ TTTV bao gồm: Ban lãnh đạo trường, ban giám đốc, bộ phận chun mơn. Ngồi ra cịn có sự kiểm sốt của NDT.
Kênh thơng tin phản hồi
Để đáp ứng được nhu cầu thông tin của NDT và cũng như nhận được những phản hồi nhanh chóng trực tiếp từ NDT thì thư viện Phạm Văn Đồng đã sử dụng kênh thơng tin phản hồi đó là qua Fanpage facebook, số điện thoại nội bộ của thư viện. Qua đây các kênh thơng tin đó, NDT phản hồi về những dịch vụ của thư viện như: Quy trình mượn trả tài liệu, photo tài liệu, thái độ phục vụ; chất lượng, số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu....
Các nội dung kiểm soát dịch vụ TTTV đang được thực hiện tại thư viện Phạm Văn Đồng bao gồm:
- Kiểm sốt quy trình, tiến độ mua tài liệu - Kiểm sốt quy trình nghiệp vụ, xử lý tài liệu
- Kiểm sốt thái độ phục vụ của CBTV đối với NDT - Kiểm sốt chất lượng thơng tin cung cấp đến NDT - Kiếm sốt tỷ lệ thực hiện các kế hoạch
Hình thức kiếm sốt
Hiện nay có rất nhiều hình thức kiểm sốt, nếu xét theo chủ thể kiểm sốt thì có các hình thức kiểm sốt sau:
- Kiểm soát của Ban lãnh đạo nhà trường: Việc kiểm soát được thực hiện căn cứ vào kế hoạch hàng năm, hàng quý với những nội dung kiểm soát: Kiểm soát việc thực hiện mua tài liệu có đúng theo hợp đồng, đúng quy trình, tiến độ.
- Kiểm soát của Ban giám đốc thư viện: Tiến hành kiểm sốt thơng qua các cuộc họp giao ban định kỳ hàng tuần, hàng quý, hàng năm và đột xuất. Trong các cuộc họp này, các bộ phận sẽ báo cáo về nội dung công việc đã thực hiện và kết quả đạt được, các vướng mắc khó khăn đang mắc phải, kế hoạch và giải pháp. Từ đó, các bộ phận sẽ cùng xem xét xem khâu nào đang bị chậm trễ, vướng mắc để cùng tìm biện pháp tháo gỡ, ban giám đốc đưa ra các điều phối, yêu cầu và chỉ đạo đến từng bộ phận để đàm bảo chất lượng hoạt động của thư viện.
- Kiểm sốt của bộ phận chun mơn: Các bộ phận chuyên môn giám sát lẫn nhau trong quá trình thực hiện các kế hoạch dịch vụ. Phát hiện những sai lệch trong việc áp dụng khung phân loại hay việc áp dụng khổ mẫu biên mục MARC 21 chưa đúng theo quy định; sự chậm trễ trong quy trình cung cấp tài liệu; các dữ liệu điện tử đã cập nhập lên phần mềm quản trị thư viện chưa,....
- Kiểm soát của NDT: NDT sẽ sử dụng các dịch vụ của thư viện như một khách hàng, vì vậy thơng qua các dịch vụ mà NDT được sử dụng thì sẽ phản hồi về các dịch vụ như: Quy trình cung cấp tài liệu; các loại hình tài liệu có đa dạng, phong phú, hỏi đáp thắc mắc, thái độ phục vụ của cán bộ thư viện, ...
Danh mục Tần suất họp
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Ban Lãnh đạo nhà trường 3 lần/ năm 3 lần/ năm 3 lần/ năm Ban Giám đốc thư viện 1 lần/ tuần 1 lần/ tuần 1lần/ tuần Bộ phận chuyên môn 2 lần/năm 2 lần/năm 3 lần/năm
Nguồn: Thư viện Phạm Văn Đồng
Nhìn vào bảng 2.16 ta thấy, tần suất kiếm soát của Ban Lãnh đạo là 3 lần/ năm. Tần suất kiếm soát của Ban Giám đốc thư viện là 1 lần/tuần. Ở bộ phận chuyên môn cũng tăng từ 2 lần /năm (2019) lên 3 lần/ năm (năm 2021). Việc kiểm sốt của Ban giám đốc vẫn cịn hạn chế, vì vậy để quản lý dịch vụ TTTV được tốt hơn thì thư viện cần phối kết hợp nhiều hình thức kiểm sốt để phát huy được hiệu quả cao nhất, giải quyết được nhanh chóng các vấn đề.
Bảng 2.17: Kết quả khảo sát kiểm soát dịch vụ TTTV tại thư viện Phạm Văn Đồng
Đơn vị tính: %
STT Nội dung khảo sát
Trả lời Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thườn g Tốt Rất tốt Kiểm soát dịch vụ TTTV 1 Kiểm soát dịch vụ TTTV tuân thủ đầy đủ quy định về trình tự thủ tục theo quy định hiện hành
0 0 31,25 62,50 6,25
2
Tần suất kiểm soát định kỳ, đột xuất cịn ít, kết quả kiểm sốt khơng thực chất 0 50 37,50 6,25 6,25 3 Cán bộ kiểm soát là những người có trình độ chun mơn vững vàng và kinh nghiệm lâu năm
0 0 6,25 56,25 37,50
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
Qua bảng 2.17 trên ta thấy, về nội dung kiểm soát: “Kiểm soát dịch vụ TTTV tuân thủ đầy đủ quy định về trình tự thủ tục theo quy định hiện hành và Cán bộ kiểm soát là những người có trình độ chun mơn vững vàng và kinh nghiệm lâu năm được đánh giá ở mức tốt với lần lượt là 62,50% và 56,25%. Còn nội dung Tần suất kiểm sốt định kỳ, đột xuất cịn ít, kết quả kiểm sốt khơng thực chất được
đánh giá không tốt với số người là 8 chiếm 37,50%.