Đơn vị: Người
STT Phịng Số lượng (người)
1 Dịch vụ thơng tin 18
2 Xử lý thông tin 8
3 Thông tin thư mục 6
Nguồn: Thư viện Tạ Quang Bửu
Các phòng sẽ thực hiện các chức năng riêng, cùng phối hợp với các phịng khác để cung cấp thơng tin tới NDT và phối hợp với các khoa, viện trong việc khai thác nguồn tài nguyên nội sinh.
Thư viện Tạ Quang Bửu đã thường xuyên tổ chức tuyên truyền quảng cáo tới NDT thông qua công tác đào tạo người dùng tin và qua Website của thư viện hay là các buổi hội nghị hội thảo. Nội dung tuyên tuyền là: Nội quy, quy định chính sách của thư viện; khai thác các dịch vụ thư viện; tra cứu tài khoản bạn đọc; tìm kiếm và khai thác thơng tin từ xa; giải đáp thắc mắc của bạn đọc.
Kiếm soát thực hiện
- Chủ thể kiểm soát:
Thư viện Tạ Quang Bửu là đơn vị trực thuộc trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, kinh phí hoạt động cũng từ nguồn ngân sách hoạt động hàng năm của trường chi trả. Vì vậy chủ thể kiểm sốt bao gồm: Ban lãnh đạo nhà trường, ban giám đốc,
bộ phận chuyên môn và NDT - Kênh thông tin phản hồi
Thư viện tạ Quang Bửu cũng đã có các kênh thông tin phản hồi như: Website, hịm thư góp ý, trang facebook của thư viện, số điện thoại nội bộ. Kênh thông tin được NDT sử dụng nhiều nhất là hịm thư góp ý và trang facebook của thư viện. Phản hồi của NDT được nhanh chóng tiếp nhận và giải quyết.
- Nội dung kiểm soát
+ Kiểm soát quy trình tiến độ mua tài liệu + Kiểm sốt quy trình nghiệp vụ xử lý tài liệu + Kiểm soát thái độ phục vụ của CBTV với NDT + Kiểm sốt chất lượng thơng tin
- Hình thức kiểm sốt
Hiện nay thư viện Tạ Quang Bửu đã áp hình thức kiểm sốt theo chủ thể và kết hợp hình thức kiểm sốt theo tần suất. Cán bộ làm cơng tác kiểm sốt đều là những người có trình độ chun mơn cao và có kinh nghiệm trong cơng tác kiểm soát lâu năm
1.3.2. Bài học cho Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Lập kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu đa dạng, cũng như tạo ra không gian rộng rãi, thoáng mát để đáp ứng được tối đa nhu cầu của NDT
- Cần có sự quan tâm đầu tư từ Ban giám hiệu để đầu tư, trang bị các thiết bị, các phần mềm quản trị thư viện hiện đại, phục vụ cho mục tiêu đào tạo của nhà trường, và nhu cầu tin của sinh viên cũng như giảng viên. Trở thành trung tâm nghiên cứu, niềm tự hào của các Trường.
Tổ chức thực hiện
- Cần phải xây dựng kế hoạch nhân lực, lập được bản mô tả chi tiết về các vị trí việc làm, cũng như để xác định nhu cầu nhân lực sát với tình hình thực tế tại thư viện.
cán bộ thư viện bắt kịp với sự thay đổi của nghề nghiệp. Cử cán bộ tham gia vào các khóa đào tạo nước ngồi (nếu có). Thường xun trao đổi kinh nghiệm với các thư viện khác.
Kiếm soát thực hiện
- Thường xuyên tổ chức đánh giá nguồn nhân lực. Thực hiện kết hợp nhiều hình thức kiểm sốt.
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỊCH VỤ
THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN PHẠM VĂN ĐỒNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
2.1. Giới thiệu về Thư viện Phạm Văn Đồng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
Thư viện Phạm Văn Đồng Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một địa chỉ tin cậy của nhiều thế hệ thầy, cô giáo và sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Thư viện là nơi thu thập, lưu trữ và cung cấp những tài liệu lý luận, các cơng trình nghiên cứu khoa học, những ấn phẩm của các nhà nghiên cứu qua các thế hệ, các thời đại lịch sử cho giáo viên, học viên, sinh viên trong và ngoài trường. Thư viện được thành lập năm 1956 với tên gọi là Thư viện Đại học Kinh tế Tài chính. Ngay từ khi thành lập trường năm 1956, thư viện là một trong những đơn vị của trường được thành lập đầu tiên.
Khi mới thành lập, thư viện gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất chật hẹp, kinh phí ít, chỉ có một phịng đọc nhỏ, trang thiết bị lạc hậu với những tủ sách nghèo nàn.
Năm 2017, Thư viện được chuyển sang tòa nhà thế kỉ, một tòa nhà hiện đại, hồnh tráng nằm trong chuỗi tịa nhà đào tạo A1, A2. Tòa nhà 5 tầng với diện tích 10.000 m2 trong đó diện tích phịng đọc 6.500 m2 với 20 phịng đọc nhóm cùng các khơng gian đọc sách tiện ích và 1.000 chỗ ngồi với trang thiết bị hiện đại, nguồn lực thông tin cực lớn bao trùm cả hệ thống thư viện truyền thống (với tài liệu in) và Thư viện hiện đại (CSDL điện tử được mua từ các NXB nước ngồi).
Hiện nay thư viện có vốn tài liệu khá phong phú, đa dạng, sử dụng phầm mềm quản trị thư viện libol 6.0 cho hệ thống tra cứu điện tử. Đội ngũ cán bộ thư viện phát triển nhanh về số lượng, chất lượng được nâng cao, được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, tiếng anh, tin học. Mục tiêu hướng tới của thư viện là đẩy mạnh xây dựng những cơ sở dữ liệu số, tiến tới xây dựng thư viện số nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của trường, đồng thời đáp ứng được nhu cầu ngày căng cao của
bạn đọc.
Chức năng:
- Trung tâm Thông tin Thư viện là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý hoạt động thư viện của Trường. Trung tâm được thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng.
- Thư viện có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện và tài liệu điện tử, mạng internet.
Nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng, xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viện; tổ chức điều phối toan bộ hệ thống Thông tin - Thư viện trong nhà trường.
- Bổ sung, phát triển nguồn lực trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường, thu nhận các công trinh nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận của giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, các giáo trình, tài liệu tham khảo, các ấn phẩm biếu tặng và các tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thơng tin tự động hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thư viện thơng qua các hình thức phục vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật và điều kiện cụ thể của nhà trường.
thông tin vào công tác thư viện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của thư viện; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
- Thực hiện báo cáo tinh hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của Bộ Giáo dục Và Đào tạo, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.1.2. Bộ máy tổ chức và nhân sự của Thư viện Phạm Văn Đồng
Thư viện Phạm Văn Đồng (TVPVĐ) là đơn vị sự nghiệp trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Cơ cấu tổ chức của thư viện bao gồm:
Giám đốc thư viện
- Phụ trách chung toàn bộ hoạt động của thư viện, quản lý trực tiếp bộ phận nghiệp vụ, xử lý thông tin và bộ phận khai thác dịch vụ thông tin.
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động của Trung tâm và việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phó Giám đốc thư viện
- Giúp Giám đốc trong công tác lãnh đạo Thư viện, phụ trách trực tiệp phịng Cơng nghệ và Dữ liệu số và phịng Hành chính và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng việc được phân công.
Bộ phận Nghiệp vụ xử lý thông tin: Bao gồm 4 người, có chức năng Khai
thác, thu thập và xử lý mọi nguồn tài liệu của thư viện.
Nhiệm vụ: Lên kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu mới theo định kỳ (sách, báo, tạp chí); Tổ chức tiếp nhận, thu thập các nguồn tài liệu khác (luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học, chuyên đề tốt nghiệp, các nguồn biếu tặng); Xử lý hình thức và nội dung, biên mục các nguồn tài liệu; Phân loại, bổ sung tài liệu về các kho phục vụ; Xuất
bản các danh mục giới thiệu ấn phẩm mới; Các công việc khác do Giám đốc giao.
Bộ phận khai thác dịch vụ thông tin: Bao gồm 7 người, có chức năng phục
vụ bạn đọc tại Thư viện.
Nhiệm vụ: Hướng dẫn bạn đọc tra cứu tìm tin trên CSDL điện tử, trên thư mục giới thiệu sách mới; Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu nhanh chóng theo đúng yêu cầu của mình; Cung cấp các dịch vụ, đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngồi Thư viện thơng qua việc trao đổi giữa các thư viện và hệ thống các phòng đọc, phòng mượn, phòng đa phương tiện; Tổ chức kiểm kê kho sách theo quy định; Bảo quản vốn tài liệu và tu sửa, phục chế tài liệu bị hư hỏng, rách nát trong q trình sử dụng.
Bộ phận hành chính: Bao gồm 4 người (2 cán bộ và 2 nhân viên vệ sinh), có
chức năng quản lý cơng việc hành chính của Thư viện.
Nhiệm vụ: Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thư viện; Quản lý cơng tác Tài chính, văn thư; Quản lý, tổ chức và khai thác các dịch vụ có thu và các sự kiện; Quản lý người dùng tin; Các công việc do Giám đốc phân công.
Bộ phận CNTT và dữ liệu số: Bao gồm 3 người, có chức năng nghiên cứu,
triển khai ứng dụng Công nghệ Thông tin vào việc Quản trị Thư viện hiện đại. Nhiệm vụ: Quản trị Hệ thống mạng máy tính (Server, client và đảm bảo hệ thống chạy thơng suốt); Quản trị an tồn cơ sở dữ liệu đề mục (Opac trên Libol 6.0); hướng dẫn cán bộ Thư viện sử dụng phần mềm Libol 6.0; Xây dựng và triển khai phục vụ Thư viện số; Quản trị Website của Trung tâm; Các công việc khác do Giám đốc phân công.
2.1.3. Kết quả hoạt động của Thư viện Phạm Văn Đồng giai đoạn 2019-2021
Trải qua nhiều năm hoạt động phục vụ NDT, thì thư viện cũng đã có những thành tựu nhất định. Tuy nhiên từ năm 2019 – 2022 do tình hình dịch covid diễn biến phức tạp, tồn bộ hoạt động của thư viện bị ảnh hưởng. Vì vậy mà các dịch vụ của thư viện cũng chưa thực sự đáp ứng được hết các nhu cầu của NDT. Dưới đây là kết quả hoạt động của thư viện từ năm 2019-2021.