tại thư viện Phạm Văn Đồng
Đơn vị tính: %
STT Nội dung khảo sát
Trả lời Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thường Tốt Rất tốt Lập kế hoạch dịch vụ TTTV 1
Công tác lập kế hoạch mua tài liệu phù hợp với nhu cầu thực tiễn của NDT
0 0 6,25 87,50 6,25
2
Kế hoạch mua tài liệu đảm bảo mức độ chính xác và tầm bao quát cho cả năm
0 0 0 93,75 6,25
3
Quy trình xử lý tài liệu đã tuân theo đúng, chính xác các chuẩn nghiệp vụ quốc tế Thư viện
0 31,25 43,75 25 0
4
Đã đảm bảo việc vận hành hệ thống mạng, máy chủ, phần mềm quản lý thư viện và các hệ thống thông tin số một cách thông suốt
0 56,25 43,75 0 0
5
Ngân sách hàng năm nhà trường cung cấp cho hoạt động thư viện đã đáp ứng được yêu cầu thực tế của thư viện
12,50 50 25 12,50 0
6 Phân chia các tài liệu về các kho sách để phục vụ hợp lý
6,25 6,25 12,50 43,75 31,25
7
Thư viện đã lập được đầy đủ kế hoạch thu -chi cho các dịch vụ TTTV
12,5 75 12,5 0 0
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
mua tài liệu phù hợp với nhu cầu thực tiễn của NDT” được đánh giá ở mức tốt với 14 người chiếm 87,50%. “Kế hoạch mua tài liệu đảm bảo mức độ chính xác và tầm bao quát cho cả năm” được đánh giá ở mức tốt với 15 người chiếm 93,75%. Cịn nội dung “Quy trình xử lý tài liệu đã tuân theo đúng, chính xác các chuẩn nghiệp vụ quốc tế Thư viện” được đánh giá ở mức bình thường chiếm 43,75%. Với nội dung “Đã đảm bảo việc vận hành hệ thống mạng, máy chủ, phần mềm quản lý thư viện và các hệ thống thông tin số một cách thông suốt; Ngân sách hàng năm nhà trường cung cấp cho hoạt động thư viện đã đáp ứng được yêu cầu thực tế của thư viện được đánh giá ở mức không tốt” lần lượt là 56,25% và 50%. Nội dung “Phân chia các tài liệu về các kho sách để phục vụ hợp lý” được đánh giá ở mức tốt, chiếm 43,75%. Cuối cùng là “Thư viện đã lập được đầy đủ kế hoạch thu -chi cho các dịch vụ TTTV”
được đánh giá ở mức không tốt chiếm 75%, đây cũng là một hạn chế của thư viện.
2.3.3. Thực trạng tổ chức thực hiện
2.3.3.1. Phân công nhiệm vụ công việc và phối hợp thực hiện
Việc phân công nhiệm vụ công việc trong việc quản lý dịch vụ TTTV là đảm bảo cho nhân lực có đủ trình độ nghiệp vụ và phẩm chất cần thiết cho việc thực hiện công việc quản lý dịch vụ TTTV và hỗ trợ công tác dịch vụ. Phân công các nhiệm vụ, cơng việc chính thức để cho mỗi bộ phận, cá nhân được phân công vào những công việc và vị trí phù hợp với năng lực chun mơn, sở trường và lợi ích của cán bộ thư viện để cán bộ phát huy được những ưu thế của chun mơn hóa do bộ phận, cá nhân trực tiếp đảm nhận.
Khi triển khai hoạt động chia sẻ CSDL của dự án Thư viện điện tử dùng chung, Ban Quản lý dự án sẽ phối hợp chặt chẽ với Nhà cung cấp, kết nối Nhà cung cấp với 45 Trường thành viên của Dự án, đặc biệt hoạt động chia sẻ CSDL bắt buộc phải tuân thủ theo quy trình nghiêm ngặt: bắt đầu từ khâu kích hoạt CSDL, các bước TEST thử nghiệm ban đầu xem việc kích hoạt đã thành cơng, đảm bảo thơng suốt tới 45 trường thành viên chưa. Trên cơ sở việc kích hoạt thành công CSDL, Ban quản lý dự án sẽ tiếp tục phối hợp với nhà cung cấp tổ chức các khóa đào tạo, hướng dẫn sử dụng các CSDL cho các đối tượng bao gồm đội ngũ cán bộ chuyên trách của các thư viện thành viên và người dùng tin cụ thể là người dạy và người học gồm cán
bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh của các Trường, Học viện thành viên. Tất cả các bước trong hoạt động chia sẻ CSDL đều đặt dưới sự giám soát chặt chẽ của Nhà tài trợ (là Ngân Hàng Thế giới) và phải hướng đến mục tiêu có bản như: Duy trì tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho toàn bộ các Trường, Học viện nhằm đảm bảo truy cập thông suốt cho các đơn vị. Hỗ trợ cấp quyền truy cập từ xa cho bạn đọc, giải đáp các thắc mắc trong suốt quá trình sử dụng. Đồng thời trang bị cho CBTV và bạn đọc của tất cả trường/Học viện các kỹ năng cần thiết để giúp họ có thể khai thác, sử dụng một cách thành thục các CSDL trên cơ sở đó hỗ trợ tối đa cho quá trình học tập, nghiên cứu, giảng dạy.
Hiện nay, thư viện Phạm Văn Đồng có 16 cán bộ tham gia vào quá trình quản lý dịch vụ TTTV và được bố trí thực hiện cơng tác dịch vụ TTTV theo dây chuyền và theo các vị trí nghiệp vụ. Bao gồm các cơng việc sau:
Bảng 2.10: Phân công công việc thực hiện quản lý dịch vụ TTTV của cán bộ tại thư viện Phạm Văn Đồng
Đơn vị: Người
ST
T Nội dung công việc được phân côngSố lượng người
1 Tiếp nhận tài liệu 2
2 Phân loại tài liệu 1
3 Biên mục tài liệu vào CSDL libol 6.0 3
4 Xử lý hình thức (Đóng dấu, in, dán số đăng ký cá biệt,mã màu, mã vạch) 2
5 Tóm tắt 3
6 Hiệu đính 2
7 Phục vụ Mượn sách về nhà 1
8 Phục vụ Đọc sách Việt văn 1
9 Phục vụ Luận án, Luận văn 2
10 Phục vụ Sách ngoại văn 1
11 Phục vụ Báo, tạp chí 1
12 Quản lý các phịng họp nhóm, tư vấn cho NDT 1 13 Quản trị CSDL điện tử (Các CSDL mua từ NXB nước ngoài); Quản trị CSDL số, các bộ sưu tập số; 1 14
Quản lý phần mềm Thư viện điện tử ILS-Libol60; Quản lý phần mềm Thư viện số Dspace; Quản lý máy chủ Thư viện; Quản lý tài khoản bạn đọc vào Thư viện, tài khoản truy cập CSDL nước ngồi.
15
Nâng cấp, bảo trì, sửa chữa, khắc phục các sự cố kỹ thuật của các máy tính trong Thư viện; Hỗ trợ giải quyết các
vấn đề liên quan đến cơng nghệ, mạng máy tính 1
Nguồn:Thư viện Phạm Văn Đồng
Yêu cầu và nhiệm vụ từ vị trí 1 đến vị trí 6 là phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành Thơng tin – Thư viện, có kinh nghiệm 2 năm trở lên làm công tác chuyên môn, đặc biệt với cơng tác phân loại phải có kinh nghiệm trong việc phân loại từ 3 năm trở lên. Phải sử dụng thành thạo tin học văn phòng, tra cứu sử dụng thành thạo phần mềm quản trị thư viện, có trình độ tiếng anh cơ bản trở lên. Am hiểu về công tác văn thư, quản lý con dấu cẩn thận đóng dấu vào các tài liệu.
Yêu cầu vị trí 7 đến 12 là phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành Thông tin -Thư viện, sử dụng thành thạo máy tính, sử dụng thành thạo phần mềm quản trị thư viện, có kỹ năng giao tiếp với NDT; Trình độ tiếng anh cơ bản.
Yêu cầu vị trí 13 đến 15 tốt nghiệp đại học chuyên ngành công nghệ thông tin. Hiểu rõ các phần mềm quản trị thư viện; Trình độ tiếng anh cơ bản.
Hiện nay, cán bộ thư viện đã có đủ bằng cấp theo quy định. Tuy nhiên, khi xử lý các tài liệu tiếng Anh với khối lượng lớn, và nhiều chuyên ngành khác nhau nên chưa đảm bảo được độ chính xác cao và năng lực giao tiếp tiếng anh với NDT còn chưa đáp ứng được yêu cầu. Công tác cử cán bộ đi đào tạo, tâp huấn, nâng cao trình độ chun mơn cũng như các kiến thức về quản lý nhà nước, các lớp lý luận chính trị cũng chưa được nhà trường quan tâm đúng mức.
Bên cạnh đó, Thư viện đã chủ động được phương án bố trí, phân cơng cơng việc cho cán bộ thư viện theo kế hoạch, cũng như theo trình độ năng lực của cán bộ, phù hợp với thế mạnh của từng người. Và thư viện cũng đã chủ động trong việc luân chuyển cán bộ tới hỗ trợ các bộ phận khi công việc quá tải.
Thư viện đã chủ động trong việc xin, cử cán bộ tham gia vào các lớp nâng cao nghiệp vụ thư viện được tổ chức tại Trường đại học Văn hóa Hà Nội. Tham quan học hỏi các kinh nghiệm của các thư viện hiện đại.
Trong thư viện, các bộ phận cũng phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng. Bộ phận dịch vụ sẽ cung cấp các dịch vụ tới NDT theo yêu cầu của họ và phối hợp
với bộ phận xử lý nghiệp vụ và bộ phân tin học, bộ phận hành chính để cập nhật các nội dung tài liệu lên trang web, hỗ trợ NDT trong việc sử dụng CSDL, nguồn tài liệu số hóa; cách tìm kiếm tài liệu trên phầm mềm quản trị thư viện.
2.3.3.2. Tuyên truyền quảng cáo
Hiện nay, Thư viện Phạm Văn Đồng đã và đang tổ chức tuyên truyền dịch vụ TTTV tới NDT cả trong và ngoài trường, với các nội dung tuyên truyền là: Cơ cấu tổ chức, các nguồn lực hiện có của Thư viện; các quy định chính sách của Thư viện; phổ biến các dịch vụ đến NDT, cũng như cung cấp cách thức tìm kiếm và sử dụng các nguồn tài ngun có trong thư viện.
Các hình thức truyền thơng đến NDT của thư viện Phạm Văn Đồng bao gồm: Thông báo trên trang web của thư viện, trên fanpage Facebook, hội nghị bạn đọc, các lớp đào tạo người dùng tin cho sinh viên đầu khóa.