tại Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Thư viện Phạm Văn Đồng xác định một số phương hướng hoàn thiện dịch vụ TTTV như sau:
Hoàn thiện bộ máy tổ chức, nhân sự
Nhân sự cần tinh gọn, đủ, cân đối ở các bộ phận, tránh tình trạng chỗ thừa vẫn thừa, mà chỗ thiếu vẫn thiếu. Phát triển nguồn nhân sự đáp ứng được các yêu cầu trong công tác quản lý dịch vụ TTTV. Đội ngũ nhân sự có trình độ chun mơn và phẩm chất tốt, đồng đều ở các bộ phận để thực thi các hoạt động có hiệu lực và hiệu quả trong quản lý dịch vụ TTTV.
- Chú trọng vào công tác đào tạo, cử cán bộ tham gia vào các lớp nâng cao, đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ thư viện, cũng như nâng cao trình độ tiếng anh.
Chú trọng nâng cao chất lượng các dịch vụ TTTV
- Sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí đảm bảo việc mua các nguồn tài liệu chất lượng cao, đáp ứng tối đa nhu cầu NDT.
- Dịch vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà thì cần bổ sung và nâng cao tài liệu về các lĩnh vực khác nhau nhằm đáp ứng được đầy ddue nhu cầu sử dụng tài liệu của NDT
- Cần đa dạng hóa dịch vụ hỏi đáp và tư vấn thơng tin này để nhu cầu của NDT có thể được gửi qua nhiều hình thức như: Web, điện thoại, email hay trực tiếp. Các cán bộ sẽ nhận các yêu cầu, kiểm tra, cung cấp thông tin dưới dạng câu trả lời, định hướng thông tin, phản hồi lại cho NDT. Trong tương lai thì đây là dịch vụ rất cần thiết, bởi dịch vụ này giúp NDT chủ động, có những kỹ năng, yêu cầu cần thiết khi đến thư viện.
- Dịch vụ cung cấp tài liệu theo yêu cầu. Đây là dịch vụ đang được đẩy mạnh và phát triển ở thư viện. Giúp cho NDT khi không trực tiếp lên thư viện vẫn
có thể sử dụng thơng tin ở thư viện, thơng qua việc cung cấp tài liệu qua đường bưu điện, thư điện tử
- Đa dạng hóa các loại hình tài liệu thơng qua việc xây dựng thư viện số, số hóa các tài liệu nội sinh với các bộ sưu tập có giá trị và đẩy mạnh hoạt động liên thơng, liên kết giữa các thư viện trong và ngoài nước nhằm chia sẻ và khai thác nguồn học liệu dùng chung
- Hoàn thiện cơ sở vật chất để đáp ứng được hết nhu cầu của NDT
- Xây dựng các kênh thông tin phản hồi đa dạng hơn nữa về hình thức cũng như nội dung.
- Chú trọng hơn nữa vào công tác tuyên truyền quảng cáo, phải thường xuyên, các tin tức phải đa dạng, nội dung phong phú.
Phát triển các dịch vụ TTTV
- Dịch vụ mượn liên thư viện cho phép NDT có thể mượn tài liệu của các thư viện khác nhau một các dễ dàng, thuận lợi mà NDT không cần phải đăng ký sử dụng và làm thẻ tại nơi thư viện họ muốn sử dụng tài liệu. Tại TVPVĐ thì chưa đáp ứng được hết đầy đủ nhu cầu thông tin của NDT, chính vì vậy thư viện cần phải có sự liên kết với các thư viện khác để tạo lập nên mơ hình mượn liên thư viện, đáp ứng được tối đa nhu cầu tin của NDT. Đây chính là hình thức chia sẻ nguồn lực thông tin hiệu quả nhất giữa các thư viện trong hệ thống, thỏa mãn kịp thời yêu cầu về tài liệu và phát huy được hiệu quả sử dụng tài liệu của các thư viện, tiết kiệm được chi phí và thời gian.
- Dịch vụ cung cấp thơng tin có chọn lọc. Đây là dịch vụ có thu, vì vậy nếu mở rộng và nâng cao chất lượng thì đây sẽ là dịch vụ được u thích và được NDT lựa chọn sử dụng nhiều, giúp cho Thư viện có thêm nguồn thư nhập cho cán bộ
- Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề. Đây là dịch vụ cần được chú trọng và nâng cao công tác phục vụ nghiên cứu khoa học trong trường.
- Tăng cường cơng tác kiểm sốt, đánh giá thường xuyên quản lý dịch vụ TTTV nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ TTTV trong thời gian tới.
Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin
- Hồn thiện việc áp dụng các chuẩn quốc tế thư viện để xử lý tài liệu chính xác (DDC, MARC 21, AACR2), đồng bộ các dữ liệu để chia sẻ các nguồn tài nguyên với các thư viện trong nước và nước ngoài.
- Áp dụng được tối đa công nghệ thông tin vào quản lý dịch vụ TTTV trong thời đại công nghệ 4.0.
- Ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng suất hoạt động của thư viện nhờ vào việc hỗ trợ tích cực cho cơng tác quản lý; đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ TTTV; mở rộng khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và nâng cao vai trị vị trí của thư viện. Sử dụng các trang thiết bị hiện đại, các phần mềm ứng dụng hỗ trợ trong công việc như: Máy chủ và các máy trạm, máy photo, máy fax, hệ thống an ninh thư viện, thiết bị chuyên dụng sử dụng trọng hoạt động nghiệp vụ.
3.2. Giải pháp hồn thiện quản lý dịch vụ thơng tin - thư viện tại Thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3.2.1. Hoàn thiện bộ máy quản lý dịch vụ thơng tin – thư viện
Để hồn thiện bộ máy quản lý dịch vụ TTTV tại Thư viện Phạm Văn Đồng thì cần thực hiện những nội dung sau:
Cán bộ thư viện chính là nguồn nhân lực của thư viện, là một trong bốn yếu tố cấu thành nên thư viện. Vì vậy việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thư viện là nhân tố cần được chú trọng nhất để nâng cao vị thế và tầm ảnh hưởng của thư viện. Những vấn đề về năng lực, sự đáp ứng và sự nhiệt tình, cảm thơng của cán bộ thư viện trong quá trình cung cấp dịch vụ TTTV cho NDT là những yếu tố thư viện cần quan tâm. CBTV cần thay đổi phong cách phục vụ ân cần hơn, nhiệt tình hơn, cần lắng nghe nhiều hơn những yêu cầu cần giúp đỡ của NDT. Giúp thư viện hiểu hơn về các nhu cầu của NDT để có thể tổ chức và điều chỉnh các dịch vụ của thư viện tốt hơn. Cán bộ thư viện thân thiện, thoải mái, cởi mở sẽ giúp cho NDT yêu thích và thoải mái hơn khi đến thư viện, tạo ra môi trường thu hút NDT đến thư viện ngày càng nhiều hơn. Đây chính là thế mạnh mà thư viện cần phát huy.
Rà soát, sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện về điều lệ tổ chức, hoạt động, hệ thống các nội dung quy chế, quy định về quản lý nội bộ;
Rà soát, đánh giá lại khối lượng cơng việc và bố trí nhân sự ở từng vị trí phù hơp với năng lực chun mơn theo hướng rút gọn nhân sự, nâng cao năng suất làm việc, phát huy hết năng lực chuyên môn. Xây dựng bản mơ tả cơng việc tương ứng với từng vị trí cơng việc, cụ thể về vai trò, chức năng, nhiệm cụ của từng cán bộ, nhằm mục đích bổ sung đủ nhân sự đảm đương được khối lượng công việc, tăng cường vai trị trách nhiệm của cán bộ trong cơng tác quản lý dịch vụ TTTV.
Tăng cường năng lực quản quản lý, kỹ năng lãnh đạo của Ban giám đốc, kiện toàn bộ máy quản lý, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường.
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu công việc. Chú trọng công tác tuyển dụng đầu vào, không sử dụng những cán bộ không đủ tiêu chuẩn chuyên môn. Nếu cán bộ khơng đủ tiêu chuẩn chun mơn thì cần phải thay thế, bố trí làm các cơng việc khác trong thư viện. Đối với các cán bộ hiện có thì tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt là cán bộ trực tiếp tham gia vào quản lý dịch vụ TTTV, cử các cán bộ tham gia vào các khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ về thư viện, đào tạo chuyên sâu về quy tắc, tiêu chuẩn chung quốc tế.
Tổ chức, xây dựng, gắn kết người lao động để sử dụng hết năng lực chuyên môn nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ, chiến lược và kế hoạch hàng năm của thư viện. Cần xây dựng hịm thư góp ý của NDT để kịp thời tiếp thu và đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của người dùng tin. Dựa vào sự hài lòng của NDT về các yếu tố đánh giá như năng lực, thái độ của cán bộ thư viện để thấy được thư viện cần quan tâm nhiều hơn tới trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ thư viện thông qua việc cử đi học các lớp đào tạo chuyên sâu, ngắn hạn.
Thư viện cũng cần thực hiện việc đánh giá thường xuyên về năng lực, trình độ của cán bộ, để có chế độ đãi ngộ, khen thưởng cho cán bộ thư viện tạo động lực làm việc để đạt được hiệu quả công việc cao, tạo ra môi trường thuận lợi cho từng cá nhân phát triển hết tiềm năng của bản thân.
Đề xuất cơ chế tài chính bảo đảm cho cán bộ thư viện có mức thu nhập ổn định, hợp lý tạo động lực cho thế hệ trẻ phấn đấu, cống hiến cho sự nghiệp giáo dục.
Để đáp ứng được với sự phát triển của công nghệ thông tin, TVPVĐ đã và đang xây dựng thư viện số, cùng với đó là dự án World bank để chia sẻ các nguồn lực thông tin với các thư viện trong khối ngành kinh tế, quản lý và kinh doanh. Để đáp ứng được yêu cầu trên, thì địi hỏi người cán bộ thư viện phải ln nâng cao trình độ và hồn thiện một số kỹ năng và năng lực cần thiết như: Xây dựng các chiến lược tìm tin, am hiểu cơng nghệ số hóa, có khả năng lập chỉ mục, đánh giá các trang web, có kỹ năng phân tích và diễn giải thơng tin, thành thạo các cơng cụ tìm kiếm trên web, có khả năng viết tóm tắt cho các tài liệu số, thì mới có khả năng đáp ứng được các u cầu đa dạng và phức tạp của NDT.
Tăng cường liên kết phối hợp với các thư viện trong và ngoài nước để nâng cao chất lượng nhân lực của thư viện như tham quan học hỏi các kinh nghiệm của các thư viện trong khối ngành, tổ chức các buổi hội nghị hội thảo....
Đào tạo CBTV có trình độ chun mơn sâu, nhạy bén, hiểu biết các lĩnh vực khoa học, có khả năng tư duy khoa học và có khả năng phân tích xử lý thơng tin cao, sử dụng thành thạo cơng nghệ thơng tin và có trình độ ngoại ngữ. Ngồi ra, CBTV cịn cần phải có các kỹ năng như: Giao tiếp, quan sát, lắng nghe, có kỹ năng thuyết trình, và hơn thể nữa là niềm say mê với nghề nghiệp. Vì vậy để thực hiện được các điều trên thì TVPVĐ phải xây dựng được kế hoạch lâu dài cho việc đào tạo và tạo cơ hội cho CBTV tham quan học hỏi thêm những kinh nghiệm, kỹ năng của các thư viện trong nước và nước ngoài.
Nội dung khảo sát “Cán bộ thư viện ln có thái độ thân thiện, lịch sự trong giao tiếp” ở mục 1 bảng 2.18, được NDT đánh giá hài lịng ở mức bình thường. Do vậy, cần phải thay đổi phong cách, thái độ thân thiện hơn với NDT. Giúp NDT có cảm giác thoải mái, tạo được sự tin tưởng, khơng cịn e ngại khi đến thư viện. Tuy nhiên, đơi khi đó là nội quy, quy định của Nhà trường hay thư viện mà CBTV phải
thực hiện, nên sẽ tạo cảm giác không thoải mái cho NDT.
Nội dung khảo sát “Cán bộ thư viện có đủ kiến thức chuyên môn để giải đáp thỏa mãn thắc mắc cho NDT” ở mục 2 bảng 2.18, được NDT đánh giá hài lịng ở mức bình thường. Do đó, thư viện vẫn cần phải tổ chức các buổi tập huấn về chuyên môn cho CBTV, thường xuyên tham gia gặp gỡ và trao đổi kinh nghiệm với các thư viện trong nước cũng như nước ngoài. Thư viện cũng cần thường xuyên tổ chức đánh giá về năng lực, trình độ chun mơn để đảm bảo chất lượng nhân lực cho thư viện. Nâng cao ý thức học hỏi, trau dồi kinh nghiệm chuyên môn, năng động, sáng tạo và xử lý các tình huống tốt.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch dịch vụ TTTV
Hoàn thiện chất lượng kế hoạch mua tài liệu, đây là khâu rất quan trọng, cần thiết trong việc cung cấp các nguồn thông tin đạt chất lượng tới NDT. Hơn thế nữa, hoàn thiện chất lượng việc mua tài liệu không thể đạt được yêu cầu ngay từ khi làm lần đầu, mà nó chủ yếu dựa vào năng lực, kiến thức, kinh nghiệm của người làm cơng tác mua tài liệu, đây chính là nội dung cơng việc quan trọng, chiến lược dài hạn của thư viện để nâng cao sự hài lòng của NDT. Để nâng cao chất lượng nguồn tài liệu được mua thì Thư viện Phạm Văn Đồng cần thực hiện những nội dung chính sau:
Căn cứ vào kinh phí hàng năm về bổ sung tài liệu, xác định nhu cầu của NDT, ban giám đốc thư viện cần xây dựng các phương pháp tính tốn chi phí bổ sung tài liệu để lập dự tốn chi phí bổ sung tài liệu trong kế hoạch, các chi phí dự phịng, phát sinh.
Phát triển nguồn lực thơng tin phù hợp. Việc lựa chọn, bổ sung tài liệu cần phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện. Đối với TVPVĐ cần có chính sách bổ sung hợp lý, tập trung bổ sung các tài liệu chất xám, tài liệu liệu khoa học và các tài liệu có giá trị nghiên cứu chuyên sâu đáp ứng tối đa nhu cầu NDT trong giai đoạn hiện nay và tương lai; cần phải xác định được loại hình tài liệu, ngơn ngữ và số lượng và số bản của từng cuốn tài liệu khi bổ sung vào thư viện.
Nội dung khảo sát “Thư viện có đa dạng các loại tài liệu như giáo trình, sách tham khảo, sách giải trí, các nguồn lực thơng tin mà bạn đọc cần”, ở mục 3 bảng 2.18 được NDT đánh giá ở mức khơng tốt. Hiện nay thư viện cịn thiếu rất nhiều loại hình tài liệu để phục vụ cho NDT, đặc biệt là các giáo trình chuyên ngành đào tạo của trường, các tài liệu giải trí. Hầu như các tài liệu giáo trình đều thu nhận lưu chiểu do giảng viên trong trường viết và trường xuất bản. Thư viện cần tiếp tục đầu tư cần đầu tư về số lượng và chất lượng các nguồn tài nguyên để đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của NDT. Thư viện cần chủ động hơn nữa trong việc liên lạc với các giảng viên trước mỗi lần bổ sung tài liệu hoặc cuối học kỳ, định kỳ hằng năm để lựa chọn, bổ sung và cập nhật nhiều hơn nữa những đầu sách, báo, tạp chí có giá trị, đáng tin cậy, liên quan đến các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin điện tử, ngoài việc bổ sung các tài liệu giấy thì thư viện cịn cần phải bổ sung phát triển nguồn lực thông tin điện tử. Cần xây dựng và phát triển một số ngân hàng dữ liệu, bộ sưu tập số.
Cần số hóa nhiều hơn nữa các tài liệu để cập nhật và đầu tư mua bản quyền một số sách tham khảo có giá trị mà chưa có bản giấy để sử dụng. Bên cạnh đó, thư viện cần khai thác tốt hơn nữa các kênh kết nối với CSDL trực tuyến, ngân hàng dữ liệu trong và ngoài nước để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của NDT.
Hiện nay, thư viện Phạm Văn Đồng đã và đang triển khai xây dựng tài liệu môn học. Với sự phát triển của bố sưu tập tài liệu mơn học sẽ góp phần đáp ứng nhu cầu tin cho mọi đối tượng học tập và nghiên cứu. Và bộ sưu tập cũng đóng vai trị tiên quyết trong việc xây dựng chia sẻ các nguồn tài nguyên có trong thư viện với