Đơn vị: Người
STT Tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Tổng số 19 18 18
1
Nhân lực ở các bộ phận
Lãnh đạo 3 2 2
Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin 4 4 4
Bộ phận khai thác dịch vụ thơng tin
6 6 6
Bộ phận hành chính 3 3 3
2
Trình độ đào tạo
Thạc sĩ 6 6 6
Đại học 13 12 12
Nguồn: Thư viện Phạm Văn Đồng
Tính đến tháng 4/2022 thư viện Phạm Văn Đồng có 20 người. Trong đó nam là 5 người chiếm 25%, nữ 15 người chiếm 75%. Trình độ nhân lực hiện nay: lãnh đạo có 1 đồng chí tốt nghiệp chính quy Đại học Văn hóa Hà Nội, 1 đồng chí tốt nghiệp chính quy Đại học Bách Khoa Hà Nội, và đã học lớp lý luận chính trị, quản lý nhà nước. Các thư viện viên, chuyên viên đã tốt nghiệp đúng chuyên ngành và được cấp chứng chỉ theo quy định.
Về trình độ tin học và ngoại ngữ: 90% cán bộ chun mơn có trình độ tin học cơ bản, ngoại ngữ chứng chỉ B cho đến IETLS 5.5. Ngoài ra thì một số cán bộ thư viện được cử đi học các lớp ngắn hạn và dài hạn về chuyên mơn nghiệp vụ tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
Để có cái nhìn khách quan về thực trạng quản lý dịch vụ TTTV tại Thư viện Phạm Văn Đồng, tác giả đã phát phiếu điều tra gửi đến 16 cán bộ thư viện Phạm Văn Đồng, về nội dung liên quan đến bộ máy quản lý.
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát bộ máy quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện Phạm Văn Đồng
Đơn vị tính: %
STT Nội dung khảo sát
Trả lời Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thườn g Tốt Rấttốt Bộ máy quản lý dịch vụ TTTV 1 Nhân sự tinh gọn, phù hợp với cơ cấu tổ chức, định biên công việc
0 68,75 18,75 12,50 0
2 Nhân sự được đào tạo đúng trình độ chun mơn nghiệp vụ, có kiến thức và kinh nghiệm vững vàng
0 0 0 62,50 37,50
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 5 năm 2020
Nhìn vào kết quả điều tra ở trên ta thấy, nguồn nhân sự của thư viện được đánh giá có trình độ chun mơn tốt, tuy nhiên số lượng nhân sự nhiều, chưa tinh
gọn, chưa phù hợp với cơ cấu tổ chức và định biên công việc của thư viện.
2.3.2. Thực trạng lập kế hoạch
Hiện nay, thư viện mới chỉ lập kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm. Do thư viện là một đơn vị trực thuộc Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân. Mọi kinh phí hoạt động của thư viện đều do dự toán chi ngân sách hoạt động hàng năm của Nhà trường cung cấp, vì vậy căn cứ vào kinh phí được nhà trường cấp, cùng với việc căn cứ vào nhu cầu sử dụng tài ngun thơng thơng tin của NDT thì thư viện sẽ lập kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm, vì vậy thư viện chưa phải lập kế hoạch 5 năm.
Tuy nhiên, hiện nay “Dự án Thư viện điện tử dùng chung cho các cơ sở giáo dục đại học (GDĐH) ở Việt Nam thuộc dự án Nâng cao chất lượng GDĐH do Ngân hàng Thế giới tài trợ”. Trường ĐHKTQD được giao làm đầu mối với sự tham gia của 45 trường Đại học/Học viện thành viên trên cả nước nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Vì vậy thư viện trường ĐHKTQD đã chủ động trong việc xây dựng kế hoạch dài hạn cho các hoạt động trong tương lai của thư viện. Việc thực hiện Dự án (DA) này sẽ trực tiếp góp phần đạt được mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, tăng khả năng tự học, tự tìm tịi sáng tạo của người học cũng như các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước đã đặt ra. Dự án sẽ trực tiếp giải quyết những vấn đề về thiếu tài liệu phục vụ quá trình đào tạo và nghiên cứu ở các cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là các tài liệu có chất lượng, tài liệu được cộng đồng các nhà khoa học trên thế giới sử dụng. Dự án cũng góp phần thúc đẩy q trình lan tỏa và chia sẻ tri thức từ kết quả của các cơng trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học trong nước và quốc tế. Thông qua thực hiện DA, các nhà khoa học trong cùng lĩnh vực chun mơn có điều kiện để phối hợp, hợp tác trong nghiên cứu và giảng dạy qua đó phát huy tối đa được nguồn lực của các nhà khoa học.
Khi xây dựng kế hoạch dịch vụ TTTV, thì thư viện Phạm Văn Đồng dựa vào kế hoạch dịch vụ TTTV của năm trước. Kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm của thư viện Phạm Văn Đồng bao gồm: Kế hoạch bổ sung và tiếp nhận tài liệu; Kế hoạch xử lý và lưu trữ các nguồn tài liệu; Kế hoạch cung cấp; Kế hoạch tài
chính về dịch vụ TTTV.
2.3.2.1. Kế hoạch bổ sung và tiếp nhận tài liệu
Để sớm đưa thư viện điện tử dùng chung vào hoạt động, dự kiến dự án sẽ triển khai theo từng cấu phần, đến năm 2022 sẽ hoàn thành các nội dung đầu tư để toàn bộ sản phẩm của dự án đi vào hoạt động.
Thư viện điện tử dùng chung sẽ bổ sung và tiếp nhận các bộ sưu tập của các CSDL điện tử. Hạ tầng kỹ thuật CNTT và kho dữ liệu tri thức của thư viện (Các bài báo tồn văn thuộc bộ sưu tập 900+ tạp chí điện tử của NXB SAGE; 1.000 đầu sách điện tử toàn văn của NXB Oxford; 5.000 đầu sách được tổng hợp từ 23 NXB uy tín trên thế giới; 60.000 đầu sách đa ngành từ gần 80 NXB; 500 đầu sách điện tử của NXB IGI Global; 250 đầu sách từ NXB Business Expert Press; 1.000 đầu sách điện tử chuyên ngành Quản lý, Kinh doanh & Kinh tế xuất bản từ 2016 - 2018 được xuất bản bởi Springer Nature; các bài báo thuộc 159 tạp chí chất lượng cao được xuất bản từ 1998 đến 2022; 211 đầu tạp chí tồn văn về Kinh tế, Kinh doanh, Tài chính và Quản lý; hơn 500 sách điện tử Elsevier về Kinh tế, Kinh doanh và một số chủ đề liên quan) được quản lý và vận hành trong một mơi trường đảm bảo an tồn, an ninh dữ liệu.
Việc lập kế hoạch mua tài liệu tại Thư viện Phạm Văn Đồng được tiến hành căn cứ vào kinh phí được cấp hàng năm, cũng như nhu cầu của NDT, từ đó xác định các tiêu chí, nhiệm vụ cần đạt được. Thơng thường ở thư viện Phạm Văn Đồng sẽ mua tài liệu thành 4 đợt. Các bước lập kế hoạch mua tài liệu cụ thể như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin tài liệu bổ sung từ các nguồn sau:
- Giảng viên, cán bộ, sinh viên thông qua các kênh liên lạc (trực tiếp, thư điện tử, phiếu bổ sung)
- Danh mục tài liệu từ các nhà xuất bản trong nước, nước ngoài/ nhà cung cấp.
- Gửi công văn đề nghị bổ sung (kèm theo danh mục) về các Viện, khoa, Trung tâm đào tạo trong toàn trường.
lại danh mục sách được bổ sung ở các đợt trước, xem các tài liệu đó có bị trùng với đợt bổ sung trước đó. Và xác định đầu mục và số lượng cần bổ sung.
Bước 3: Gửi danh mục bổ sung trực tiếp qua điện thoại hoặc email tới các nhà thầu
Bước 4: Nhận phản hồi trực tiếp qua điện thoại, qua email từ các nhà thầu Bước 5: Chọn lọc các nhà thầu dựa trên bảng báo giá cạnh tranh.
Bước 6: Trình Ban giám hiệu phê duyệt danh mục sách đặt mua Bước 7: Tiến hành các thủ tục liên quan tới hợp đồng mua bán
- Thực hiện giao nhận (nghiệm thu thanh lý hợp đồng) theo đúng số lượng, chất lượng tài liệu và số tiền
- Giao cho bộ phận Xử lý nghiệp vụ tiếp nhận kiểm tra lại số lượng tài liệu và chất lượng tài liệu.