2.3. Thực trạng quản lý dịch vụ thông tin thư viện tại Thư viện Phạm Văn
2.3.1. Bộ máy quản lý dịch vụ thông tin thư viện tại Thư viện Phạm Văn Đồng
Triển lãm sách giáo trình, triển lãm sách của các dự án hặc sách mới, triển lãm ngày hội đọc sách. Thông qua việc tổ chức trưng bày triển lãm, thư viện thông báo, tuyên truyền cho người dùng tin một số sách giáo trình có liên quan đến chun ngành đào tạo của trường.
2.2.8. Dịch vụ tra cứu thông tin
Đây là dịch vụ nhằm cung cấp các thông tin, tài liệu phù hợp với nội dung cần tìm của NDT. Cơng cụ hỗ trợ dịch vụ tra cứu là các danh mục, thư mục điện tử, các CSDL, ngân hàng dữ liệu,.. Để đáp ứng được nhu cầu tra cứu của NDT thì thư viện đã trang bị hệ thống máy tính hiện đại để giúp NDT tiếp cận, truy cập được vào ngân hàng dữ liệu, nguồn tài liệu số hóa.
2.3. Thực trạng quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại Thư việnPhạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế Quốc dân
2.3.1. Bộ máy quản lý dịch vụ thông tin - thư viện tại Thư viện PhạmVăn Đồng Văn Đồng
2.3.1.1. Cơ cấu bộ máy quản lý dịch vụ TTTV
nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu NDT, thư viện đã huy động tất cả cán bộ quản lý cũng như toàn bộ các bộ phận và cán bộ tham gia vào bộ máy quản lý dịch vụ TTTV (trừ 2 cán bộ vệ sinh kho sách).
Chức năng của Giám đốc trong công tác quản lý dịch vụ TTTV là điều hành quản lý chung toàn bộ hoạt động dịch vụ TTTV từ việc lập kế hoạch dịch vụ đến tổ chức thực hiện dịch vụ và kiểm soát dịch vụ. Trực tiếp lập và đề xuất hồ sơ hợp đồng mua sắm tài liệu, trang thiết bị, sửa chữa trong đơn vị; ký các chứng từ kế toán của đơn vị; đề xuất cán bộ đi học tập bồi dưỡng nâng cao nghệp vụ. Phân công các công việc cụ thể tới từng bộ phận cá nhân; chỉ đạo, kiểm tra giám sát cơng tác dịch vụ.
Phó giám đốc: Được giám đốc phân công trực tiếp chỉ đạo, điều hành quản lý các công tác: Trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến hệ thống mạng máy tính, thiết bị máy móc; bổ sung tài liệu số; bảo đảm an tồn CSDL thư. Triển khai ứng dụng CNTT vào quản trị thư viện; hợp đồng bảo trì phần mềm quản trị thư viện; đơn đốc thực hiện các gói hợp đồng liên quan đến việc nâng cấp và bảo trì website và cổng xác thực truy cập từ xa Eproxy, số hóa tài liệu.
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý dịch vụ TTTV tại Thư viện Phạm Văn Đồng GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin Bộ phận khai thác dịch vụ thơng tin Bộ phận hành chính Bộ phận CNTT và dữ liệu số
Nguồn: Thư viện Phạm Văn Đồng
Từ sơ đồ bộ máy và việc phân công chức năng nhiệm vụ như trên, ta có thể thấy rằng thư viện Phạm Văn Đồng đang áp dụng mơ hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. Giám đốc ủy quyền chỉ đạo, điều hành, quản lý và ra một số quyết định về một số cơng việc cho phó giám đốc căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, năng lực chuyên môn và các thế mạnh của họ, các bộ phận được chuyên biệt hóa các nhiệm vụ chức năng cụ thể. Trong cơ cấu bộ máy quản lý dịch vụ TTTV hiện nay thì chỉ phân chia đơn thuần theo các bộ phận mà chưa có các vị trí quản lý cho các bộ phận. Các cơng việc của các bộ phận được quản lý trực tiếp từ Giám đốc và phó giám đốc.
2.3.1.2. Nhân lực trong thực hiện nhiệm vụ quản lý dịch vụ TTTV
Năm 2019, Số nhân lực của thư viện là 19 người. Trong đó Lãnh đạo có 3 người, Bộ phận nghiệp vụ xử lý thơng tin có 4 người; Bộ phận khai thác dịch vụ thơng tin có 6 người; Bộ phận hành chính có 3 người; Bộ phận CNTT và dữ liệu số có 3 người. Năm 2020, số nhân lực của thư viện là 18 người. Trong đó Lãnh đạo có 2 người, Bộ phận nghiệp vụ xử lý thơng tin có 4 người; Bộ phận khai thác dịch vụ thơng tin có 6 người; Bộ phận hành chính có 3 người; Bộ phận CNTT và dữ liệu số có 3 người. Năm 2021, tổng số nhân lực của thư viện là 18 người. Trong đó Lãnh đạo có 2 người, Bộ phận nghiệp vụ xử lý thơng tin có 4 người; Bộ phận khai thác dịch vụ thơng tin có 6 người; Bộ phận hành chính có 3 người; Bộ phận CNTT và dữ liệu số có 3 người.
Bảng 2.3: Thực trạng nhân lực tại thư viện giai đoạn 2019-2021.
Đơn vị: Người
STT Tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Tổng số 19 18 18
1
Nhân lực ở các bộ phận
Lãnh đạo 3 2 2
Bộ phận nghiệp vụ xử lý thông tin 4 4 4
Bộ phận khai thác dịch vụ thơng tin
6 6 6
Bộ phận hành chính 3 3 3
2
Trình độ đào tạo
Thạc sĩ 6 6 6
Đại học 13 12 12
Nguồn: Thư viện Phạm Văn Đồng
Tính đến tháng 4/2022 thư viện Phạm Văn Đồng có 20 người. Trong đó nam là 5 người chiếm 25%, nữ 15 người chiếm 75%. Trình độ nhân lực hiện nay: lãnh đạo có 1 đồng chí tốt nghiệp chính quy Đại học Văn hóa Hà Nội, 1 đồng chí tốt nghiệp chính quy Đại học Bách Khoa Hà Nội, và đã học lớp lý luận chính trị, quản lý nhà nước. Các thư viện viên, chuyên viên đã tốt nghiệp đúng chuyên ngành và được cấp chứng chỉ theo quy định.
Về trình độ tin học và ngoại ngữ: 90% cán bộ chun mơn có trình độ tin học cơ bản, ngoại ngữ chứng chỉ B cho đến IETLS 5.5. Ngồi ra thì một số cán bộ thư viện được cử đi học các lớp ngắn hạn và dài hạn về chun mơn nghiệp vụ tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
Để có cái nhìn khách quan về thực trạng quản lý dịch vụ TTTV tại Thư viện Phạm Văn Đồng, tác giả đã phát phiếu điều tra gửi đến 16 cán bộ thư viện Phạm Văn Đồng, về nội dung liên quan đến bộ máy quản lý.
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát bộ máy quản lý dịch vụ TTTV tại thư viện Phạm Văn Đồng
Đơn vị tính: %
STT Nội dung khảo sát
Trả lời Rất khơng tốt Khơng tốt Bình thườn g Tốt Rấttốt Bộ máy quản lý dịch vụ TTTV 1 Nhân sự tinh gọn, phù hợp với cơ cấu tổ chức, định biên công việc
0 68,75 18,75 12,50 0
2 Nhân sự được đào tạo đúng trình độ chun mơn nghiệp vụ, có kiến thức và kinh nghiệm vững vàng
0 0 0 62,50 37,50
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 5 năm 2020
Nhìn vào kết quả điều tra ở trên ta thấy, nguồn nhân sự của thư viện được đánh giá có trình độ chun mơn tốt, tuy nhiên số lượng nhân sự nhiều, chưa tinh
gọn, chưa phù hợp với cơ cấu tổ chức và định biên công việc của thư viện.
2.3.2. Thực trạng lập kế hoạch
Hiện nay, thư viện mới chỉ lập kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm. Do thư viện là một đơn vị trực thuộc Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân. Mọi kinh phí hoạt động của thư viện đều do dự tốn chi ngân sách hoạt động hàng năm của Nhà trường cung cấp, vì vậy căn cứ vào kinh phí được nhà trường cấp, cùng với việc căn cứ vào nhu cầu sử dụng tài ngun thơng thơng tin của NDT thì thư viện sẽ lập kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm, vì vậy thư viện chưa phải lập kế hoạch 5 năm.
Tuy nhiên, hiện nay “Dự án Thư viện điện tử dùng chung cho các cơ sở giáo dục đại học (GDĐH) ở Việt Nam thuộc dự án Nâng cao chất lượng GDĐH do Ngân hàng Thế giới tài trợ”. Trường ĐHKTQD được giao làm đầu mối với sự tham gia của 45 trường Đại học/Học viện thành viên trên cả nước nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Vì vậy thư viện trường ĐHKTQD đã chủ động trong việc xây dựng kế hoạch dài hạn cho các hoạt động trong tương lai của thư viện. Việc thực hiện Dự án (DA) này sẽ trực tiếp góp phần đạt được mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, tăng khả năng tự học, tự tìm tịi sáng tạo của người học cũng như các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước đã đặt ra. Dự án sẽ trực tiếp giải quyết những vấn đề về thiếu tài liệu phục vụ quá trình đào tạo và nghiên cứu ở các cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là các tài liệu có chất lượng, tài liệu được cộng đồng các nhà khoa học trên thế giới sử dụng. Dự án cũng góp phần thúc đẩy q trình lan tỏa và chia sẻ tri thức từ kết quả của các cơng trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học trong nước và quốc tế. Thông qua thực hiện DA, các nhà khoa học trong cùng lĩnh vực chun mơn có điều kiện để phối hợp, hợp tác trong nghiên cứu và giảng dạy qua đó phát huy tối đa được nguồn lực của các nhà khoa học.
Khi xây dựng kế hoạch dịch vụ TTTV, thì thư viện Phạm Văn Đồng dựa vào kế hoạch dịch vụ TTTV của năm trước. Kế hoạch dịch vụ TTTV hàng năm của thư viện Phạm Văn Đồng bao gồm: Kế hoạch bổ sung và tiếp nhận tài liệu; Kế hoạch xử lý và lưu trữ các nguồn tài liệu; Kế hoạch cung cấp; Kế hoạch tài
chính về dịch vụ TTTV.
2.3.2.1. Kế hoạch bổ sung và tiếp nhận tài liệu
Để sớm đưa thư viện điện tử dùng chung vào hoạt động, dự kiến dự án sẽ triển khai theo từng cấu phần, đến năm 2022 sẽ hoàn thành các nội dung đầu tư để toàn bộ sản phẩm của dự án đi vào hoạt động.
Thư viện điện tử dùng chung sẽ bổ sung và tiếp nhận các bộ sưu tập của các CSDL điện tử. Hạ tầng kỹ thuật CNTT và kho dữ liệu tri thức của thư viện (Các bài báo tồn văn thuộc bộ sưu tập 900+ tạp chí điện tử của NXB SAGE; 1.000 đầu sách điện tử toàn văn của NXB Oxford; 5.000 đầu sách được tổng hợp từ 23 NXB uy tín trên thế giới; 60.000 đầu sách đa ngành từ gần 80 NXB; 500 đầu sách điện tử của NXB IGI Global; 250 đầu sách từ NXB Business Expert Press; 1.000 đầu sách điện tử chuyên ngành Quản lý, Kinh doanh & Kinh tế xuất bản từ 2016 - 2018 được xuất bản bởi Springer Nature; các bài báo thuộc 159 tạp chí chất lượng cao được xuất bản từ 1998 đến 2022; 211 đầu tạp chí tồn văn về Kinh tế, Kinh doanh, Tài chính và Quản lý; hơn 500 sách điện tử Elsevier về Kinh tế, Kinh doanh và một số chủ đề liên quan) được quản lý và vận hành trong một mơi trường đảm bảo an tồn, an ninh dữ liệu.
Việc lập kế hoạch mua tài liệu tại Thư viện Phạm Văn Đồng được tiến hành căn cứ vào kinh phí được cấp hàng năm, cũng như nhu cầu của NDT, từ đó xác định các tiêu chí, nhiệm vụ cần đạt được. Thơng thường ở thư viện Phạm Văn Đồng sẽ mua tài liệu thành 4 đợt. Các bước lập kế hoạch mua tài liệu cụ thể như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin tài liệu bổ sung từ các nguồn sau:
- Giảng viên, cán bộ, sinh viên thông qua các kênh liên lạc (trực tiếp, thư điện tử, phiếu bổ sung)
- Danh mục tài liệu từ các nhà xuất bản trong nước, nước ngoài/ nhà cung cấp.
- Gửi công văn đề nghị bổ sung (kèm theo danh mục) về các Viện, khoa, Trung tâm đào tạo trong toàn trường.
lại danh mục sách được bổ sung ở các đợt trước, xem các tài liệu đó có bị trùng với đợt bổ sung trước đó. Và xác định đầu mục và số lượng cần bổ sung.
Bước 3: Gửi danh mục bổ sung trực tiếp qua điện thoại hoặc email tới các nhà thầu
Bước 4: Nhận phản hồi trực tiếp qua điện thoại, qua email từ các nhà thầu Bước 5: Chọn lọc các nhà thầu dựa trên bảng báo giá cạnh tranh.
Bước 6: Trình Ban giám hiệu phê duyệt danh mục sách đặt mua Bước 7: Tiến hành các thủ tục liên quan tới hợp đồng mua bán
- Thực hiện giao nhận (nghiệm thu thanh lý hợp đồng) theo đúng số lượng, chất lượng tài liệu và số tiền
- Giao cho bộ phận Xử lý nghiệp vụ tiếp nhận kiểm tra lại số lượng tài liệu và chất lượng tài liệu.
Bảng 2.5. Kế hoạch bổ sung và tiếp nhận tài liệu giai đoạn 2019-2021ST ST
T
Tiêu chí Đơn vị Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 Số bản ấn phầm mua Bản sách 2592 2659 2687 2 Số bản ấn phẩm nộp lưu chiểu Bản ấn phẩm 2600 2000 2635 3 Số bản ấn phẩm tặng biếu Bản sách 100 0 178 4 Sách Quỹ Châu Á Bản sách 101 92 110
Nguồn: Thư viện Phạm Văn Đồng
Từ bảng số liệu bảng 2.5 trên ta thấy việc bổ sung và tiếp nhận tài liệu có sự thay đổi nhỏ qua các năm. Đối với số bản ấn phẩm mua: Năm 2019 là 2502 bản, năm 2020 là 3659, năm 2021 là 2187. Sự chênh lệch số bản ấn phẩm do giá sách của mỗi đợt sẽ khác nhau. Đối với số bản ấn phẩm nộp lưu chiểu, năm 2019 là 2600 bản, năm 2020 là 2000 bản, năm 2021 là 2635 bản. Bản ấn phẩm nộp lưu chiểu là sách do trường Đại học Kinh tế Quốc dân xuất bản; các bản luận án, luận văn của nghiên cứu sinh, học viên của trường; chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên; các bản nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên đang công tác tại trường. Số bản ấn phẩm tặng biếu thì năm 2019 là 100 bản, năm 2021 là 178 bản. Năm 2020 là do
dịch covid – 19 và việc áp dụng chỉ thị 15 và 16 của chính phủ về việc giãn cách xã hội, nên thư viện chưa tiếp nhận sách tặng biếu. Đối với sách quỹ Châu Á năm 2019 là 101 bản, năm 2020 là 92 bản, năm 2021 là 110 bản.
2.3.2.2. Kế hoạch xử lý và lưu trữ các nguồn tài liệu
Như kế hoạch thì Thư viện điện tử dung chung đang được thực hiện đảm bảo đúng tiến độ. Trong thời gian qua, Ban quản lý dự án cũng đã tiến hành khảo sát tại các cơ sở giáo dục đại học để nắm bắt được tình trạng về cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, để đảm bảo khả năng quản lý và vận hành Thư viện điện tử dùng chung cũng đã tiến hành đầu tư máy chủ, thiết bị lưu trữ cho 6 trường nòng cốt thuộc mạng lưới các trường đại học, học viện có đào tạo về kinh tế - kinh doanh ở Việt Nam (VNEUs) để nâng cao năng lực lưu trữ và quản trị các Thư viện số, các nguồn dữ liệu nội sinh của các Trường, hình thành các Thư viện “vệ tinh” của Thư viện dùng chung.
Các tài liệu trong các bộ sưu tập của thư viện điện tử dùng chung sẽ được quản lý và vận hành trong một mơi trường được đảm bảo an tồn, an ninh dữ liệu. Việc tiết kiệm kho lưu trữ cũng là một yếu tố quan trọng của tài liệu điện tử. Chỉ với vài trăm đĩa CD hoặc vài ổ cứng có thể lưu trữ cả một thư viện truyền thống, thậm chí đối với các tài liệu trực tuyến truy cập thông qua web mà không cần đến kho tàng lưu trữ.
Thư viện hàng năm đều lập kế hoạch xử lý và lưu trữ các nguồn tài liệu theo các bước như sau:
Bước Nội dung thực hiện Trách nhiệm
1 Bộ phận nghiệp vụ
2
3
Phân chia tài liệu về các kho sách để phục vụ
Biên mục tài liệu vào phần mềm quản trị thư viện libol 6.0 Xử lý hình thức cho tài liệu Phân loại tài liệu theo khung
4
Hình 2.2: Sơ đồ các bước lập kế hoạch xử lý và lưu trữ tài liệu
Nguồn: Phòng xử lý nghiệp vụ, thư viện Phạm Văn Đồng