3.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý dịch vụ thông tin thư viện tại Thư viện
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thực hiện
Phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, đúng người, đúng việc và hồn thiện cơ chế phối hợp cơng việc
Do thư viện có chia thành các bộ phận chun mơn, cần có chức danh cụ thể theo vị trí quản lý của từng bộ phận, để chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi đôn đốc trực tiếp các công việc tại bộ phận mình khi ban Giám đốc khơng có mặt.
Đối với cơng tác xử lý tài liệu cần bố trí thêm cán bộ những người có trình độ chun mơn vững, am hiểu phần mềm quản trị thư viện hiện đại và kinh nghiệm lâu năm, có trình độ tin học cơ bản, có trình độ ngoại ngữ tốt để xử lý tài liệu tiếng việt và tiếng anh, tránh tính trạng cơng việc quá tải ở bộ phận xử lý nghiệp vụ. Tiếp tục nghiên cứu tiếp thu những kinh nghiệm tiên tiến trên thế giới về hoạt động thư viện, nhất là trong môi trường thư viện hiện đại.
Tăng cường đề xuất cán bộ đi tập huấn, tham gia các khóa học trong nước cũng như ngồi nước để nâng cao nghiệp vụ chun mơn, áp dụng được thư viện điện tử vào thực tiễn của thư viện. Thường xuyên trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ nguồn lực thơng tin với các thư viện trong và ngồi nước.
Cần thực hiện luân chuyển các cán bộ giữa các bộ phận với nhau trong thư viện, để cán bộ có thể tham gia vào các chu trình, các khâu cơng việc và q trình quản lý dịch vụ TTTV. Hạn chế tình trạng ở một số bộ phận thiếu nhân lực vẫn thiếu, có những bộ phận thừa nhân lực vẫn thừa.
Hồn thiện hoạt động tuyên tuyên quảng cáo
Hoạt động tuyên truyền quảng cáo, là công cụ để nâng cao chất lượng cho các hoạt động của thư viện, vì vậy các thư viện cần phải xây dựng một chiến lược tuyên truyền quảng cáo cho riêng đơn vị mình. Thư viện Phạm Văn Đồng cần phải tiến hành hoạt động tuyên truyền quảng cáo cho các sản phẩm và dịch vụ của thư viện mình vì:
Giúp NDT hiểu được đầy đủ về vị trí, vai trị của thư viện và CBTV cũng sẽ xây dựng được hình ảnh đẹp tích cực cho NDT về thư viện.
viện hiện có, thu hút được NDT đến thư viện ngày càng đông.
Việc tuyên truyền, quảng cáo sẽ giúp thư viện xây dựng được mối quan hệ giữa NDT và CBTV. Từ đó xây dựng các dịch vụ và tạo ra các sảm phẩm, dịch vụ thông tin phù hợp, đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của NDT.
Thư viện Phạm Văn Đồng cần cải thiện và nâng cao chất lượng các dịch vụ nhằm đáp ứng được nhu cầu tin của NDT. Xây dựng các khung giá hợp lý cho các dịch vụ có thu, có tham khảo ý kiến của NDT; Không ngừng nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp để tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện với NDT.
Thư viện Phạm Văn Đồng đã tổ chức các buổi triễn lãm sách, hội nghị bạn, tổ chức lớp đào tạo NDT để tuyên truyền và quảng bá các sản phẩm và dịch vụ hiện có trong thư viện. Hơn thế nữa thư viện cần có các bản thư mục trưng bày ở các phịng đọc, mượn để NDT có thể sử dụng dễ dàng.
Việc tuyên truyền được thực hiện khá thường xuyên, phối hợp cùng với Phịng Truyền thơng, Phịng Cơng tác chính trị và quản lý sinh viên tổ chức lớp đào tạo NDT vào đầu năm học với các nội dung: Cơ chế hoạt động của thư viện, các loại hình dịch vụ, cách tra cứu, sử dụng tài liệu như thế nào; việc sắp xếp, tổ chức kho, tổ chức phịng đọc, mượn tài liệu. Từ đó giúp NDT kiểm định được chất lượng dịch vụ và có những góp ý chia sẻ để cải thiện chất lượng dịch vụ TTTV.
Xây dựng kế hoạch công tác tuyên truyền, quảng cáo đối với NDT trên các kênh thông tin như: Fanpage Facebook; Website; hay các buổi hội nghị hội thảo, lớp đào tạo NDT thường xuyên, các bài đăng phải đa dạng, phong phú về nội dung, hình thức tuyên truyền phải thông qua nhiều kênh thông tin khác nhau.
Tận dụng internet đẻ quảng bá hình ảnh và dịch vụ của thư viện như đặt các Banner, quảng bá thông tin trên các web...
Hồn thiện quy trình cung cấp dịch vụ
Hiện nay thư viện là tòa nhà gồm 4 tầng được nối thơng với tịa nhà trung tâm đào tạo và giảng đường, được thiết kế và bố trí theo mơ hình thư viện hiện đại, xứng tầm quốc tế. Tuy nhiên trang thiết bị và phần mềm, cơ sở vật chất đã có từ khá
lâu, chưa đáp ứng được tốt cho công tác quản lý dịch vụ TTTV, vì vậy thư viện cần tiến hành đánh giá, rà soát lại thực trạng cơ sở vật chất phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ TTTV, trên cơ sở đó có kế hoạch đề xuất thêm trang thiết bị, máy móc, phần mềm mới để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như hài lòng của NDT khi đến sử dụng thư viện.
- Nâng cao chất lượng các hình thức phục vụ NDT hiện nay và trong tương lai: + Đáp ứng được tốt nhu cầu tin của NDT sẽ phản ánh được chất lượng phục vụ NDT của thư viện. NDT trong thư viện là giảng viên,sinh viên, họ là những người có năng lực, trình độ chun mơn và kinh nghiệm thực tiến. Để đáp ứng được nhu cầu tin của họ thì thư viện phải khơng ngừng đổi mới, nâng cao năng lực về mọi mặt. Vì vậy việc tổ chức tốt hình thức phục vụ truyền thống kết hợp với hiện đại vừa là giải pháp trước mắt và lâu dài để nâng cao chất lượng phục vụ NDT của thư viện.
+ Nâng cấp hiện đại các hệ thống tra cứu tìm tin và nâng cao chất lượng các sản phẩm thơng tin để giúp NDT có thể khai thác cũng như sử dụng thơng tin một cách nhanh nhất,chính xác nhất. Khơng ngừng nâng cao, đổi mới và hồn thiện các hình thức phục vụ.
+ Nâng cao chất lượng hình thức phục vụ khai thác các tài liệu điện tử. Tạo lập các nguồn tin chất lượng cao, hoàn thiện CSDL thư mục, CSDL môn học, CSDL tồn văn. Nâng cao tính bảo mật và an tồn cho dữ liệu khi thư viện tiến hành lưu trữ để phục vụ bạn đọc.
- Đa dạng hóa các hình thức phục vụ
+ Việc đa dạng hóa các hình thức phục vụ địi hỏi thư viện khơng chỉ dừng lại ở các hình thức phục vụ hiện có mà cũng cần phát triển thêm nhiều hình thức phục vụ mới nhằm tổ chức sử dụng các nguồn thông tin một cách hiệu quả để đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của NDT.
+ Phát triển các hình thức phục vụ thơng tin có giá trị gia tăng như: Phục vụ từ xa, phổ biến thơng tin có chọn lọc, trao đổi thơng tin qua email,hịm thư góp ý...
viện bằng thư viện điện tử.
Hiện nay thư viện Phạn Văn Đồng đã và đang triển khai chính sách trực ngồi giờ và thứ 7, và đã có chế độ riêng cho những ngày làm việc này. Cán bộ thư viện đã tuân thủ mở của và đóng cửa đúng giờ quy định, để khơng làm ảnh hưởng tới việc học tập và nghiên cứu của NDT.
Nâng cao chất lượng quy trình cung cấp dịch vụ dựa trên cơ sở trang thiết bị, phần mềm hiện đại, nguồn nhân lực có trình độ, để đáp ứng được nhu cầu của NDT. Chất lượng của dịch vụ nâng cao dần theo thời gian và lộ trình phát triển của thư viện.
Chú trọng phát triển tính ứng dụng và sử dụng hiệu quả các thiết bị hiện đại để cung cấp dịch vụ cho NDT như máy mượn trả trả tài liệu tự động, máy in,....để đáp ứng được nhu cầu mượn trả tài liệu của NDT.
Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong phục vụ NDT. Xây dựng các loại cơ sở dữ liệu và số hóa tài liệu để lưu trữ vào máy tính. Sự phát triển của CNTT làm thay đổi tư duy về q trình xử lý thơng tin. Thư viện đã không ngừng ứng dụng CNTT vào trong công tác phục vụ NDT.
Đổi mới thủ tục và tổ chức hoạt động của thư viện. Thư viện cần thiết kế các quy trình thủ tục rõ ràng hơn để cán bộ có thể giảm bớt sai sót trong q trình phục vụ NDT, và các quy trình về quản lý chất lượng dịch vụ bài bản và có tính khả thi đối với thực tiễn của thư viện. Hơn nữa, CBTV cần có tình thần trách nhiệm cao hơn nữa trong quá trình cung cấp dịch vụ, giảm thiểu thấp nhất những sai sót về mặt chun mơn, nghiệp vụ, giúp NDT tin tưởng các dịch vụ mà thư viện cung cấp.