Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm sốt là cơng việc hết sức quan trọng mà KTV cần thực hiện. KTV tìm hiểu HTKSNB trên hai khía cạnh chủ yếu là thiết kế tổ chức kiểm soát nội bộ và tính hoạt động liên tục, có hiệu lực của kiểm sốt nội bộ.
Để tìm hiểu về HTKSNB đối với các khoản phải thu khách hàng, KTV thu thập thông tin về HTKSNB đối với tồn bộ chu trình bán hàng – thu tiền. HTKSNB phải đảm bảo việc ghi nhận cac khoản phải thu là đúng đắn, trích lập dự phịng đầy đủ, các chính sách tín dụng thương mại được tuân thủ, cuối kỳ tiến hành đối chiếu công nợ đầy đủ. Khoản phải thu khách hàng có mối quan hệ chặt chẽ với chu trình bán hàng và thu tiền. Chu trình này có các chức năng như:
+ Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Doanh nghiệp xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng;
+ Xét duyệt bán chịu: Sau khi quyết định bán, doanh nghiệp cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hay tồn bộ lơ hàng. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này làm dẫn tới nợ khó địi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình khơng thanh tốn do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu;
+ Chuyển giao hàng và lập hóa đơn;
+ Kế toán xử lý ghi sổ các khoản thu tiền, hàng bán bị trả lại và các khoản bớt giá;
+ Lập dự phịng các khoản phải thu khó địi dựa vào bảng phân tích tuổi nợ đối với các khoản phải thu khách hàng;
+ Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu khơng thu hồi được.
Do khoản phải thu khách hàng có mối quan hệ với doanh thu và thu tiền nên công việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ các khoản phải thu khách hàng được thể hiện trên giấy tờ làm việc 5.12.6 “Tìm
hiểu quy trình kiểm sốt nội bộ - Bán hàng, phải thu và thu tiền”
Mục tiêu của việc tìm hiểu tìm hiểu quy trình kiểm sốt đối với việc bán hàng, ghi nhận nợ phải thu và thu tiền, đánh giá về thiết kế và thực hiện các kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn, phát hiện các rủi ro có sai sót trọng yếu cũng như nhận biết các điểm yếu nếu có. Một số đặc điểm chung của khách hàng mà KTV cần tìm hiểu và trình bày trên giấy tờ làm việc 5.12.6 như:
- Các sản phẩm và dịch vụ chính của khách hàng;
- Cơ cấu các loại sản phẩm và dịch vụ trong tổng doanh thu (tỷ lệ % các loại sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu);
- Cách thức bán hàng (bán buôn hay bán lẻ);
- Thị trường, thị phần và hệ thống phân phối của các sản phẩm và dịch vụ;
- Loại khách hàng chủ yếu;
- Tính thời vụ của hàng hóa và dịch vụ; - Chính sách giá bán;
- Điều khoản thanh tốn;
- Chính sách chiết khấu, giảm giá và khuyến mại; - Chính sách hoa hồng bán hàng;
- Chính sách vả thủ tục liên quan đến hàng bán trả lại; - Hình thức thanh tốn chủ yếu (tiền mặt, ngân hàng);
Các chính sách kế tốn mà doanh nghiệp áp dụng quy định về thời điểm ghi nhận doanh thu; cơ sở cho việc ghi nhận doanh thu và chính sách lập dự phịng phải thu khó địi.
Sau khi tìm hiểu được các đặc điểm và chính sách trên, KTV tiến hành tìm hiểu và mơ tả quy trình kiểm sốt nội bộ bán hàng, phải thu và thu tiền; đưa ra các kết luận về các điểm yếu trong quy trình và đề xuất hồn thiện.