- Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính
2.2.2.2 Kiểm soát chất lượng trong từng giai đoạn cuộc kiểm toán.
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm tốn:
Nhóm trưởng đồn kiểm tốn trực tiếp giám sát các KTV và các trợ lý kiểm tốn của nhóm trong việc sử dụng các kỹ thuật để thu thập các thông tin, đặc biệt các thơng tin nhằm đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị được kiểm tốn. Ngồi ra, giấy tờ làm việc của từng thành viên cũng được trưởng nhóm kiểm tra một cách chặt chẽ để đảm bảo thông tin thu được là đầy đủ, chính xác, cách thức thu thập là đúng quy định, tuân theo đúng chuẩn mực, đúng quy trình cuộc kiểm tốn.
Trong giai đoạn thực hiện cuộc kiểm tốn:
Để tiện cho q trình kiểm tra, sốt xét, nhóm trưởng sẽ căn cứ vào kế hoạch, chương trình kiểm toán, kinh nghiệm và khả năng chuyên môn của từng thành viên trong đồn để phân cơng cơng việc cụ thể. Với mỗi nội dung, nhóm trưởng nêu rõ các phương pháp kiểm toán cần áp dụng và những vấn đề trọng tâm cần lưu ý trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán.
Do đây là giai đoạn rất quan trọng quyết định đến chất lượng của đợt kiểm toán cho nên trưởng nhóm phải ln giám sát tiến độ thực hiện cơng việc, các thủ tục kiểm tốn và các phương pháp kiểm toán mà các thành viên áp dụng. Bên cạnh đó cũng phải ln giám sát việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và giám sát việc ghi chép giấy tờ của các thành viên. Mỗi KTV và trợ lý kiểm toán cũng phải ln ý thức kiểm sốt cơng việc của mình và đồng thời tiến hành những
kiểm tra chéo công việc của nhau để tăng độ tin cậy cho các thơng tin được thu thập. Khi có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, các trợ lý kiểm tốn khơng được tự ý giải quyết mà phải thơng báo, xin ý kiến của trưởng nhóm để có phương án xử lý phù hợp.
Trong giai đoạn kết thúc Kiểm toán:
Khi kết thúc cuộc kiểm tốn, trưởng nhóm phải trực tiếp tiến hành tổng hợp các công việc của mỗi thành viên để đảm bảo tính đầy đủ, hợp lí, chính xác của kết quả kiểm toán phản ánh trong các biên bản Kiểm tốn. Đồng thời, nhóm trưởng cũng xem xét lại tất cả các bằng chứng kiểm toán, các nhận xét đánh giá của các KTV để đảm bảo tính chính xác và thống nhất các kết quả đó.
Sau đó, các giấy tờ làm việc của KTV được soát xét lại một lần nữa bởi các Giám đốc kiểm toán hay Chủ nhiệm kiểm tốn trước khi trình Ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ là người sốt xét cuối cùng để xem xét tính hợp lý của kết quả kiểm tốn rồi mới thực hiện phát hành BCKT. Ngồi ba cấp sốt xét: trưởng nhóm – Giám đốc kiểm toán – Ban Giám đốc, đối với một số khách hàng quan trọng, công việc phức tạp, các KTV chuyên nghiệp, độc lập bên ngồi cũng được mời sốt xét.
Nhìn chung quy trình kiểm sốt chất lượng kiểm tốn của A&C được tổ chức một cách chặt chẽ ở tất cả các cấp, tất cả các giai đoạn của quy trình kiểm tốn, giúp hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra nhằm nâng cao chất lượng kiểm tốn tại cơng ty.
2.2.3 Hồ sơ kiểm toán
Cơng ty Kiểm tốn và Tư vấn A&C lưu trữ hồ sơ kiểm toán phân ra làm hai loại là hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Việc
lập, lưu trữ và bảo quản hồ sơ tuân thủ theo những quy định về tổ chức hồ sơ trong cơng ty.
Hồ sơ Kiểm tốn chung
Hồ sơ Kiểm tốn chung chứa đựng các thơng tin chung về khách thể kiểm toán liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm với cùng một khách thể kiểm toán. Hồ sơ Kiểm toán chung giúp cho KTV có được cái nhìn tổng qt, xun suốt q trình Kiểm tốn khách hàng từ những năm đầu tiên đến hiện tại.
Hồ sơ Kiểm toán chung cho một khách hàng được sắp xếp theo trình tự:
- Trang tổng hợp: Liệt kê danh mục các nội dung trong Hồ sơ; - Các thông tin chung về khách hàng như: lĩnh vực hoạt động của công ty; sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty; thông tin về các nhân sự trong ban lãnh đạo đơn vị và các quyết định bổ nhiệm; thông tin về các giai đoạn, các dấu mốc quan trọng đánh dấu sự phát triển của công ty… Ngồi ra, KTV cịn phải thu thập tài liệu về các bên liên quan có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty.
- Các tài liệu pháp luật như: bản sao Giấy phép đăng kí kinh doanh, quyết định thành lập, đăng ký kinh doanh và các lần điều chỉnh (nếu có); bản sao Điều lệ công ty…
- Các tài liệu về Thuế bao gồm: Quyết toán thuế hàng năm, KTV tiến hành thu thập hàng năm từ năm trước bắt đầu kiểm toán đến năm kiểm toán hiện thời; biên bản kiểm tra thuế; các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế.
- Các tài liệu nhân sự bao gồm: bản sao thoả ước lao động tập thể và các bản sửa đổi (nếu có); bản sao hợp đồng lao động…
- Các tài liệu kế tốn bao gồm: thơng tin về chế độ, chính sách kế tốn áp dụng trong doanh nghiệp; báo cáo kiểm toán, BCTC đã được kiểm toán các năm; thư quản lý, bản nhận xét sau kiểm toán; tổng hợp kết quả kiểm toán và những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau…
Hồ sơ Kiểm toán năm
Hồ sơ Kiểm toán năm là hồ sơ Kiểm toán chứa đựng những thơng tin về khách thể Kiểm tốn chỉ liên quan đến cuộc kiểm tốn của năm hiện tại. Nó bao gồm:
- Thơng tin chung về cuộc Kiểm tốn như: thơng tin về khách hàng; nhân sự tham gia cuộc kiểm toán….
- Các vấn đề Kiểm toán bao gồm: BCKT, thư quản lý; tổng hợp kết quả Kiểm tốn; tổng hợp sai sót đề nghị điều chỉnh; Bảng tổng hợp các vấn đề Kiểm tốn; Thư giải trình của doanh nghiệp; kế hoạch Kiểm tốn; các biên bản họp với khách hàng và các tài liệu khác.
- Các phần hành bao gồm: BCTC của khách hàng; tóm tắt HTKSNB của khách hàng qua câu hỏi đánh giá HTKSNB, giấy làm việc thử nghiệm kiểm sốt, mơ tả thủ tục kiểm soát; các giấy tờ làm việc liên quan đến Kiểm toán từng tài khoản bao gồm trang tổng hợp, trang kết luận Kiểm tốn, chương trìn Kiểm tốn, giấy làm việc.
Cách thức tham chiếu đến tài liệu trong Hồ sơ Kiểm tốn
Để thuận tiện cho việc lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ, Cơng ty Kiểm tốn và Tư vấn A&C đã xây dựng lên một hệ thống tham chiếu gồm những kí tự đặc biệt của công ty. Hệ thống tham chiếu không những giúp lưu trữ hồ sơ một cách khoa học mà cịn giúp những người khơng trực tiếp tham gia cuộc kiểm tốn có thể hiểu được quy trình, các cơng
việc mà các KTV đã thực hiện để có thể thực hiện sốt xét cơng việc một cách chính xác.
Trong hồ sơ Kiểm tốn năm thì kí hiệu tham chiếu được đánh cho từng khoản mục theo thứ tự trong bảng chữ cái. Tham chiếu của mỗi khoản mục bao gồm 2 chữ cái. Các khoản mục trong bảng cân đối kế tốn thì chữ đầu tiên của tham chiếu là B, các khoản mục trong BC KQHĐ KD thì chữ đầu tiên của tham chiếu là I, các khoản mục khác thì chữ đầu tiên là O. Chữ cái thứ hai của tham chiếu được đánh lần lượt từ BA đến BX, từ IA đến IF, từ OA đến OE.
Các hồ sơ Kiểm toán được lưu trữ, bảo quản một cách rất cẩn thận và có trình tự. Các hồ sơ kiểm tốn đều có dán Tên Khách hàng, thời gian kiểm toán (6 tháng, 9 tháng hoặc 1 năm), số file; sau đó được lưu đặt vào từng vị trí có đánh số thứ tự trên kệ đựng hồ sơ trong mỗi phòng và được ghi lại bằng bản mềm trên Excel để nếu cần tìm tài liệu thì có thể tìm một cách dễ dàng. Ví dụ, một ngày trước ngày bắt đầu cuộc Kiểm tốn, một thành viên trong nhóm chuẩn bị hồ sơ sẽ dựa vào tên khách hàng để tra trên file Excel chung cả phịng để tìm xem có những tài liệu gì và chuẩn bị ra cặp để hơm sau đi kiểm tốn. Bên cạnh đó tính bảo mật của hồ sơ kiểm tốn cũng được đặt lên hàng đầu. Không một nhân viên nào được phép mang hồ sơ liên quan đến khách hàng ra bên ngoài, ngoại trừ trường hợp chuẩn bị hồ sơ để đi công tác xa lâu ngày nhưng phải được sự chấp thuận của Ban lãnh đạo Chi nhánh.