II. Phải thu dài hạn
3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán:
3.2.2 Về thực hiện kiểm toán
Các khảo sát kiểm soát
Do hầu hết các chu trình nghiệp vụ nói chung và ghi nhận khoản phải thu khách hàng nói riêng đều liên quan đến nhiều phịng ban, bộ phận, cá nhân nên phương pháp tốt nhất tiếp cận mô tả hệ thống KSNB là sử dụng sơ đồ kết hợp với bảng câu hỏi, như vậy sẽ đánh giá được mối quan hệ và những vấn đề trong mối quan hệ logic, dễ dàng phát hiện các thiếu sót trong thiết kế và vận hành quy chế, thủ tục KSNB.
Công ty nên thiết kế nhiều mẫu bảng hỏi dựa trên đặc điểm các loại hình DN như: cơng ty TNHH, cơng ty cổ phần, công ty hợp danh… Và từ mỗi loại hình này lại phân ra các mẫu bảng hỏi dành cho từng lĩnh vực kinh doanh như: sản xuất, thương mại, dịch vụ, xuất nhập khẩu… như vậy KTV có thể đánh giá được hệ thống KSNB của khách hàng chính xác và phù hợp hơn.
Thủ tục phân tích
Các thủ tục phân tích là rất cần thiết đối với mọi cuộc kiểm tốn, có thể được sử dụng ở cả ba giai đoạn của cuộc kiểm tốn BCTC nói chung và kiểm tốn phải thu khách hàng nói riêng. Thủ tục phân tích giúp KTV nhanh chóng phát hiện ra các biến động bất thường và khoanh vùng trọng tâm kiểm toán, đi sâu kiểm tốn những vấn đề mà KTV khoanh vùng. Do đó các KTV nên thực
hiện đầy đủ các thủ tục phân tích để giảm bớt khối lượng cơng việc do phải thực hiện quá nhiều thủ tục kiểm tra chi tiết. Thực hiện kết hợp phân tích ngang và phân tích dọc các chỉ tiêu liên quan đến khoản mục phải thu khách hàng. Trong quá trình thực hiện nếu cần thiết, KTV trực tiếp thực hiện nhờ sự giúp đỡ của KTV nhiều kinh nghiệm hoặc chuyên gia để những rủi ro có thể được bao qt hết và có cái nhìn khách quan nhất về khoản mục phải thu khách hàng. Đối với từng khoản mục công ty nên xây dựng hệ thống các chỉ tiêu phân tích để khi thực hiện các KTV dễ dàng áp dụng hơn.
Khi tiến hành phân tích khoản phải thu khách hàng, KTV cần tăng cường việc so sánh các thông tin như:
- So sánh thông tin tương ứng cuối năm so với đầu năm về số dư khoản phải thu khách hàng, dự phịng nợ phải thu khó địi, so sánh số liệu năm nay so với năm trước về chỉ tiêu giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, số ngày vòng quay nợ phải thu...
- So sánh giữa thực tế với kế hoạch của đơn vị (ví dụ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu hồi nợ ...)
- So sánh giữa thực tế của đơn vị với các đơn vị trong cùng ngành có cùng quy mơ hoạt động, hoặc với số liệu thống kê, định mức cùng ngành.
- Giữa các thơng tin tài chính với nhau (ví dụ: mối quan hệ giữa doanh thu với phải thu khách hàng...)
- Giữa các thơng tin tài chính với các thơng tin phi tài chính (ví dụ: mối quan hệ giữa khách hàng và khả năng thanh toán...)
Tuy nhiên khi áp dụng quy trình phân tích với khoản mục phải thu khách hàng, KTV phải xem xét các yếu tố sau:
- Đặc điểm của đơn vị và mức độ chi tiết hóa thơng tin (ví dụ: quy trình phân tích áp dụng đối với các đơn vị có số dư phải thu khách hàng phức tạp địi hỏi có cái nhìn khái qt ...)
- Khả năng sẵn có của các thơng tin tài chính và phi tài chính (thơng tin kế tốn, thơng tin thị trường liên quan đến khách hàng, đối thủ cạnh tranh trong ngành).
- Độ tin cậy của các thơng tin (ví dụ: sự đúng đắn của các kế hoạch bán hàng...)
- Nguồn gốc thơng tin (ví dụ: thơng tin từ bên ngồi thường có độ tin cậy cao hơn thơng tin do đơn vị cung cấp...)
- Khả năng so sánh của thơng tin (ví dụ: thơng tin do đơn vị cung cấp có thể so sánh với thông tin của đơn vị khác trong cùng ngành...)
- Những hiểu biết có được từ cuộc kiểm tốn các kỳ trước cùng với hiểu biết về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB và các vấn đề nảy sinh đã dẫn đến các bút toán điều chỉnh trong những kỳ trước liên quan đến khoản mục phải thu khách hàng.
Về cơng tác chọn mẫu kiểm tốn
Mỗi phương pháp chọn mẫu đều có ưu nhược điểm riêng nên việc sử dụng kết hợp các phương pháp hay áp dụng một cách linh hoạt các phương pháp chọn mẫu là điều nên áp dụng. Cụ thể, khi tổng thể bao gồm rất nhiều các khoản mục mà giá trị khơng lớn, tiềm ẩn rủi ro sai phạm thì việc sử dụng kết hợp giữa chọn mẫu giá trị và mẫu ngẫu nhiên rất hiệu quả. Ngược lại, khi khoản mục lại có những phần tử lớn, nội dung bất thường thì việc chọn theo phán đoán nghề nghiệp của KTV lại phát huy tác dụng giúp giảm thiểu thời gian mà vẫn đảm bảo bao quát tổng thể.
Đối với khoản mục phải thu khách hàng, mặc dù việc áp dụng phương pháp chọn mẫu là không nhiều như các khoản mục khác nhưng việc chọn mẫu cũng ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của công tác kiểm toán. Mẫu chọn phải đại diện được cho tổng thể thì kết quả kiểm tốn mới đầy đủ vàtin cậy, do đó đưa ra kết luận đối với khoản mục phải thu khách hàng mới đảm bảo độ chính xác cao.
Mặt khác, quy trình chọn mẫu có liên quan lớn tới chọn mẫu thống kê, kinh nghiệm và khả năng phán đoán của KTV. Việc am hiểu về chọn mẫu thống kê sẽ giúp KTV có cách lựa chọn hợp lý, mẫu chọn đại diện nhất. Điều này giảm thiểu yếu tố chủ quan tác động tới mẫu chọn.
Thủ tục gửi thư xác nhận
Kỹ thuật gửi thư xác nhận là một kỹ thuật quan trọng trong kiểm tốn BCTC nói chung và trong kiểm tốn khoản phải thu khách hàng nói riêng, góp phần thu được bằng chứng kiểm tốn có độ tin cậy cao, giúp các KTV đưa ra các ý kiến phù hợp về số dư phải thu khách hàng. Vì vậy, Nhà nước phải có cơ sở pháp lý rõ ràng trong việc quy định các bên có liên quan có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời cho KTV khi họ cần đến, có quy định xử phạt nghiêm minh đối với các trường hợp thông đồng giữa bên thứ ba và đơn vị được kiểm toán.
Tăng cường kiểm soát hơn nữa đối với quá trình gửi thư xác nhận, để đảm bảo thu thập được các bằng chứng kiểm tốn có tính thuyết phục cao trong việc đưa ra các ý kiến kiểm tốn.
Cần hạn chế tối đa việc khơng thu hồi kịp các thư xác nhận mà nguyên nhân là do giới hạn về thời gian phát hành báo cáo kiểm toán cho đơn vị được kiểm tốn. Thơng thường, các chủ nhiệm kiểm toán sẽ thoả thuận với khách hàng về thời gian phát hành báo cáo kiểm toán. Trong khoảng thời gian nhất
cáo kiểm tốn cho khách hàng nên việc khơng thu hồi được các thư xác nhận trong khoảng thời gian này không thể tránh khỏi. Việc không thu hồi đủ các thư xác nhận cần thiết ảnh hưởng tới độ tin cậy của các bằng chứng kiểm toán thu thập được. Mặt khác, việc không thu hồi kịp các thư xác nhận sẽ được đưa vào giới hạn của cuộc kiểm toán để giảm rủi ro kiển tốn cho cơng ty, tuy nhiên việc này ảnh hưởng tới tính chính xác của các khoản mục kiểm toán. KTV nên tiến hành gửi thư xác nhận đối với số dư phải thu khách hàng trước khi cuộc kiểm tốn chính thức bắt đầu, điều này sẽ giúp cho việc gửi thư xác nhận được thực hiện theo đúng trình tự chung. Do không bị giới hạn về thời gian kiểm tốn, KTV có thể gửi thư xác nhận lần hai, hoặc nếu vẫn khơng nhận được thư xác nhận thì khi tiến hành cuộc kiểm tốn chính thức, KTV sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung để thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm tốn thích hợp đối với các khoản mục này. Vì thế nâng cao độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán thu được từ phương pháp kỹ thuật này.
Cần có kế hoạch gửi thư xác nhận hợp lý để thu được bằng chứng kiểm tốn có độ chính xác cao nhưng với chi phí thấp nhất. KTV phải có kế hoạch liên hệ với BGĐ cơng ty gửi thư xác nhận để việc thu hồi thư xác nhận được thực hiện thuận lợi nhất.
Về việc gửi thư xác nhận khoản phải thu khách hàng cũng như thư phúc đáp KTV nên chủ động giao dịch với các khách hàng của đơn vị được kiểm tốn, tránh phải thơng qua đơn vị được kiểm tốn để đảm bảo tính trung thực của bằng chứng kiểm tốn. KTV có thể tư liên hệ với các khách hàng đó bằng nhiều cách như: xem hợp đồng mua bán để lấy thông tin của nhà cung cấp như địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế và người chịu trách nhiệm hợp đồng,… từ đó chủ động gửi thư xác nhận tới địa chỉ trên hay gọi điện trực tiếp tới khách hàng để yêu cầu xác định công nợ phải thu.
KTV cần tiến hành gửi thư xác nhận đối với các khoản có số dư bằng 0 vì sai phạm có thể xảy ra ở đối tượng này.
Đối với những đơn vị được kiểm tốn, có số lượng các đối tượng phải thu không nhiều, KTV nên tiến hành gửi thư xác nhận tới tất cả các đối tượng có số dư TK 131 để đảm bảo độ tin cậy về số liệu khoản mục phải thu khách hàng trên BCTC. Những đơn vị có số lượng các đối tượng phải thu nhiều, để đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí, KTV có thể tiến hành chọn mẫu một số đối tượng có khả năng đại diện cho tổng thể để tiến hành gửi thư xác nhận.
Thời gian tiến hành kiểm toán
Thời gian thực hiện kiểm tốn tương đối ít chưa đáp ứng được hết các u cầu thực hiện thủ tục kiểm tốn, cơng ty có thể tăng thêm thời gian kiểm tốn đồng thời đàm phán với khách hàng để tăng mức phí kiểm tốn cho phù hợp, tránh ảnh hưởng tới chất lượng kiểm tốn sau đó gián tiếp ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty. Đồng thời, KTV phải tự phân chia, sắp xếp thời gian thực hiện kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng cho hợp lý. Đảm bảo đủ thời gian cần thiết thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp để có cơ sở đưa ra kết luận về khoản mục phải thu khách hàng, mà vẫn cân đối thời gian thực hiện các phần hành khác được giao.
Song song với việc thực hiện thủ tục kiểm tốn trên GTLV, cơng ty nên đặt mua bản quyền phần mềm kiểm toán để tăng hiệu quả và rút ngắn thời gian cũng như chi phí kiểm toán cho một cuộc kiểm toán, đưa phần mềm kiểm toán vào áp dụng ngay tại các cuộc kiểm toán, đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo phần mềm kiểm toán để hỗ trợ đắc lực cho cuộc kiểm toán.