CHƢƠNG 3 : HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ
2. Các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
2.1. Các hệ thống thông tin tác nghiệp
Các hệ thống thông tin tác nghiệp (OIS - Operations Information Systems) nhằm xử lý dữ liệu, lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày.
Ví dụ, trong quản lý doanh nghiệp người ta thường thiết kế bốn hệ thống thông tin lớn, trong mỗi hệ thống thơng tin lớn lại có nhiều phân hệ.
- Hệ thống thông tin sản xuất, kinh doanh hỗ trợ ra quyết định nhằm giải quyết hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực sản xuất và kinh doanh. Chẳng hạn, cấp tác nghiệp có các hệ thống thông tin: mua hàng, nhận hàng,
kiểm tra chất lượng, giao hàng, thông tin kế tốn chi phí giá thành; cấp chiến thuật có các hệ thống thơng tin: quản trị hàng dự trữ và kiểm tra, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định hàng dự trữ, phát triển và thiết kế sản phẩm; cấp chiến lược có các hệ thống thông tin: lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp, lên kế hoạch và đánh giá cơng nghệ, xác định lịch trình sản xuất, thiết kế bố trí sản xuất trong doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin marketing nhằm thỏa mãn nhu cầu và ý muốn khách hàng hiện tại và trong tương lai. Chẳng hạn, cấp tác nghiệp có các hệ thống thơng tin bán hàng (liên hệ khách hàng, khách hàng tương lai, hướng dẫn hỏi đáp/khiếu nại, bán hàng qua điện thoại, quảng cáo qua thư,...), thông tin phân phối, xử lý đơn đặt hàng, hàng tồn kho, tín dụng; cấp chiến thuật có các hệ thống thông tin: quản lý bán hàng, định giá sản phẩm, xúc tiến bán hàng, phân phối; cấp chiến lược có các hệ thống thông tin: dự báo bán hàng, lập kế hoạch và phát triển.
- Hệ thống thông tin quản trị nhân sự nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định về công tác nhân sự như: lập kế hoạch nhân sự (dài hạn, ngắn hạn), bồi dưỡng, sự biến động, tiềm năng nhân lực.
Ví dụ, cấp tác nghiệp có các hệ thống thơng tin: quản lý lương, quản lý vị trí làm việc, quản lý người lao động, đánh giá tình hình thực hiện cơng việc và con người, báo cáo lên cấp trên về tình hình sức khỏe và an tồn lao động, tuyển chọn nhân viên và sắp xếp cơng việc; cấp chiến thuật có các hệ thống thơng tin: phân tích và thiết kế cơng việc, tuyển chọn nhân viên, quản lý lương, thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; cấp chiến lược có hệ thống thơng tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
Hệ thống thông tin quản trị tài chính nhằm kiểm sốt và phân tích điều kiện tài chính, quản trị hệ thống kế tốn, q trình lập ngân sách, dự tốn vốn, quản trị cơng nợ khách hàng, tính và chỉ trả lương, quản lý quỹ lương, tài sản cố định, thuế, quản trị bảo hiểm tài sản và công nợ, hỗ trợ kiểm tốn, quản lý dịng tiền.... Ở cấp tác nghiệp có các hệ thống thơng tin: tài sản cố định, công nợ phải thu của khách hàng, công nợ phải trả người bán, thông tin xử lý đơn hàng, thông tin mua hàng, thơng tin hàng tồn kho, thơng tin thanh tốn lương; cấp chiến thuật có các hệ thống thơng tin: ngân sách, quản lý vốn, lập ngân sách vốn, quản trị đầu tư; cấp chiến lược có hệ thống thơng tin phân tích tình hình tài chính, dự báo.
Các hệ thống thơng tin tác nghiệp gắn liền với việc xử lý các hoạt động tác nghiệp của một chức năng nghiệp vụ xác định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động có tính thường xun, các thao tác được lặp đi lặp lại trong thực hiện một nhiệm vụ, các quy trình lý rõ ràng, chặt chẽ. Hiện nay, những hệ thống phổ dụng nhất trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là Hệ tự động văn phòng, Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ quản trị nhân lực.