CHƢƠNG 1 : QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO
1. Vai trị của thơng tin trong cơng tác lãnh đạo, quản lý
1.2. Sự thống nhất giữa công tác quản lý và thông tin
Quản lý là một quá trình được thực hiện liên tục nhằm tác động tới hệ thống bị quản lý. Tính liên tục của quá trình quản lý được bảo đảm bằng tính liên tục của sự vận động thông tin. Các chủ thể quản lý không ngừng nhận được thông tin về trạng thái của hệ thống bị quản lý, tác động của các yếu tố xung quanh hệ thống, những sai lệch trong quá trình vận động của hệ thống so với mục đích đặt ra. Từ đó chủ thể quản lý xử lý thông tin, ra các mệnh lệnh cho khách thể quản lý, buộc nó phải điều chỉnh hành vi để đảm bảo thực hiện mục tiêu đã vạch ra.
Cơng tác lãnh đạo, quản lý có mối liên hệ hữu cơ chặt chẽ với thơng tin, với sự diễn biến của các q trình thơng tin. Thơng tin tạo nên mối liên kết chặt
chẽ trong hệ thống quản lý. Sự trao đổi thông tin giữa lãnh đạo, quản lý với cấp dưới tập trung chủ yếu vào công việc và đem lại hiệu quả cho công việc.
Theo V.G. Afanaxép (chuyên gia nghiên cứu về thông tin xã hội và quản lý xã hội của Nga), sự tuần hồn liên tục của thơng tin giữa các yếu tố của hệ thống, giữa hệ thống nói chung và mỗi trường bao quanh nó là một thuộc tính khơng thể thiếu được của quản lý. Chính nhờ có các q trình thơng tin mà hệ thống có khả năng thực hiện sự tác động qua lại hợp lý với hoàn cảnh xung quanh, phối hợp và chi phối những mối quan hệ giữa các yếu tố của nó, hướng sự vận động của chúng cũng như sự vận động của chính bản thân mình với tính cách là một chỉnh thể vào mục tiêu đã vạch ra từ trước. Khơng có thơng tin thì chủ thể quản lý không thể quản lý hệ thống một cách có hiệu quả, khơng thể đảm bảo cho hệ thống hoạt động một cách hợp lý và phát triển có kết quả, khơng thể đạt tới những mục tiêu đã đặt ra cho nó.
Trong quản lý, thơng tin là hình thức liên hệ qua lại, tác động qua lại đặc thù giữa các yếu tố của hệ thống cũng như giữa hệ thống với mơi trường, hồn cảnh xung quanh.
Thông tin phục vụ mọi chức năng quản lý, mọi cấp quản lý, là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất mục đích và hành động của tổ chức. Việc thu thập, xử lý thông tin, việc sử dụng thơng tin có hiệu quả là một trong những đặc điểm chủ yếu của quản lý. Nếu các thơng tin khơng đầy đủ, thiếu chính xác sẽ dẫn đến những quyết định vô căn cứ, thiếu cơ sở khoa học.
Tất cả các nhà lãnh đạo, quản lý đều sử dụng thông tin như một phương tiện, một công cụ của quyền lực. Ai tổ chức tốt hệ thống thông tin, nắm giữ được thơng tin người đó sẽ có quyền lực trong tay.
Dưới góc độ khoa học quản lý, thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức được nhận thức bởi chủ thể quản lý và có ích cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. Một trong những phương tiện hiệu quả được sử dụng đặc trưng cho hoạt động lãnh đạo, quản lý chính là thơng tin.
Thơng tin giúp lãnh đạo, quản lý xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu, đề ra được các mục tiêu, đưa ra được các phương pháp thực hiện.
Thông tin giúp nhà quản lý nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và lập một hệ thống cấp độ các loại kế hoạch, xác định cơ hội cũng như thách thức đối
với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Thông tin giúp nhà quản lý phân bổ mọi nguồn lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hữu hiệu hơn trong q trình lập kế hoạch.
Thơng tin gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu quản lý. Các tác động quản lý được chuyển tới người thực hiện đều thông qua các hình thức thơng tin. Ví dụ, các nhà lãnh đạo, quản lý muốn nắm được tình hình của khách thể quản lý/đối tượng quản lý của mình phải thơng qua thơng tin từ các bản kế hoạch, các loại báo cáo, các đề án, dự án, tờ trình, thơng báo,...; các loại văn bản từ mơi trường bên ngồi được cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình tiếp nhận. Quyết định quản lý được đưa ra sau khi xử lý thông tin phản hồi từ đối tượng quản lý.
Bên cạnh đó, đường lối, chính sách, chủ trương, biện pháp của nhà lãnh đạo, quản lý đưa ra muốn được cấp dưới thực hiện phải thông qua thông tin thể hiện trong các quy định, quy chế, văn bản hướng dẫn thi hành, thông báo,... Khi muốn kiểm tra, đánh giá cũng phải dựa vào các văn bản này để bảo đảm tính chính xác và có cơ sở pháp lý.
Các quyết định của các cấp lãnh đạo, quản lý đưa ra chỉ được xem là đúng đắn và khôn ngoan, có hiệu quả khi nó phản ánh đúng tình hình khách quan, đúng quy luật vận động của xã hội, đúng thực tiễn, phù hợp lợi ích của xã hội và đáp ứng đúng nguyện vọng chính đáng của người lao động. Thông tin giúp các nhà lãnh đạo, quản lý nhận thức được đúng đắn về sự vật, hiện tượng, về tình hình thực tế của xã hội, của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình, nắm bắt chính xác nguyện vọng thiết tha của người lao động để đưa ra quyết định đúng và có khả năng thực thi trong mọi tình huống.
Như vậy, khơng có thơng tin cấp lãnh đạo, quản lý không thể chỉ đạo, điều hành công việc và ra quyết định quản lý. Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với bộ máy quản lý nhà nước, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin. Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thơng tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và thông tin cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang được thực hiện như thế nào.