CHƢƠNG 3 : HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ
1. Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
1.2. Phân loại thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
1.2.1. Phân loại thông tin theo nguồn tin
thơng tin khơng chính thức.
Để lãnh đạo, quản lý tốt một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhà lãnh đạo, nhà quản lý cần rất nhiều thơng tin chính thức và khơng chính thức.
- Thơng tin chính thức:
Thơng tin chính thức là thơng tin được phát đi theo con đường chính thức của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Ví dụ: Thơng tin chính trị, đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước; thông tin pháp luật; thông tin kinh tế; thơng tin về các vấn đề văn hóa - xã hội; thông tin về khoa học - cơng nghệ (ngoại trừ bí mật khoa học - cơng nghệ); thơng tin về an ninh, quốc phịng; các thơng tin về kỹ thuật nghiệp vụ, về hành chính quản trị, nguồn vốn, tình hình sử dụng trang thiết bị trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; các thông tin về nhân viên, thơng tin về tình hình sử dụng lao động, thông tin dự báo phát triển nghề nghiệp, v.v...
Thơng tin chính thức gắn liền với chức năng của hệ thống quản lý và bảo đảm thống nhất của hệ thống quản lý. Thơng tin chính thức mang tính bình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận. Có thể nói, thơng tin chính thức mang lại những hiểu biết về tự nhiên, con người, xã hội, cung cấp những sự kiện diễn ra trong không gian và thời gian một cách kịp thời cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Thơng tin chính thức tạo nên sự thống nhất cho tổ chức.
- Thơng tin khơng chính thức:
Thơng tin khơng chính thức là thơng tin được hình thành và lan truyền theo cơ cấu phi hình thức, gắn liền với các tổ chức khơng chính thức bên trong và bên ngồi hệ thống quản lý. Thơng tin khơng chính thức có đặc điểm là tốc độ truyền đạt nhanh hơn cả kênh thơng tin chính thức, là dạng thơng tin được hình thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, người quản lý khơng thể dùng ý chí chủ quan để loại trừ.
Thơng tin khơng chính thức rất dễ bị bóp méo, xun tạc trong quá trình truyền tin, tạo nên dư luận tốt hoặc không tốt cho công tác lãnh đạo, quản lý. Thơng tin khơng chính thức có sức thuyết phục cao vì nó được truyền đạt một cách tự nhiên trong các nhóm có quan hệ tin cậy nhau. Khi bị cấm đoán, sức thuyết phục của thơng tin khơng chính thức càng tăng mạnh.
vai trò nhất định trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (cả lợi và hại), vì vậy, người cán bộ lãnh đạo, quản lý phải biết sử dụng thơng tin khơng chính thức phục vụ cho mục đích của hệ thống quản lý và, trong trường hợp cần thiết, biết sử dụng những phương pháp phù hợp hạn chế bớt tác hại của nó.
1.2.2. Phân loại thơng tin theo thời gian
Phân loại theo thời gian của thơng tin sẽ có thơng tin q khứ, thơng tin hiện tại, thông tin dự báo.
- Thông tin quá khứ: Thông tin quá khứ là những thông tin phản ánh về những hoạt động trong quá khứ (trong một khoảng thời gian nhất định đã qua) của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đã được sắp xếp theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, được lưu trữ lại.
Các thông tin quá khứ, khi đã trở thành tài liệu lưu trữ, sẽ được coi là tài sản đặc biệt của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp do tính chất đặc thù của nó. Trong tài liệu lưu trữ có những tài liệu chứa đựng những thơng tin quý hiếm và cơ mật của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Việc bảo quản, xử lý, tổ chức khai thác sử dụng tuân theo những quy định chặt chẽ.
Ví dụ, tài liệu lưu trữ hành chính (hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, chiếm khối lượng lớn); tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật (các dự án, đồ án thiết kế cơng trình xây dựng cơ bản, các tài liệu về công nghệ, chế tạo sản phẩm, tài liệu về tiêu chuẩn chất lượng, v.v...); tài liệu lưu trữ ảnh, phim, ghi âm (ghi lại các sự kiện quan trọng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp), ...
- Thông tin hiện tại: Thông tin hiện tại là những thông tin phản ánh về những hoạt động đang diễn ra trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Những thông tin này (dạng văn bản) sẽ được sắp xếp theo những nguyên tắc, trình tự nhất định thành các hồ sơ hiện hành, hình thành từ cơng tác văn thư trong một khoảng thời gian nhất định của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan). Loại thơng tin này có thể được sắp xếp theo cơ cấu tổ chức - thời gian hoặc thời gian - cơ cấu tổ chức (nếu cơ cấu tổ chức của cơ quan có thay đổi trong q trình hoạt động) hoặc thời gian - vấn đề (đề mục) hoặc đề mục - thời gian (để tổ chức phân loại thông tin lưu trữ nhân sự). Thông tin hiện tại được sắp xếp khoa học sẽ đảm bảo phục vụ cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động thuộc lĩnh vực mình quan tâm.
- Thơng tin dự báo: Thông tin dự báo phản ánh về những hoạt động dự kiến sẽ diễn ra của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Thơng tin dự báo cũng có thể là những tin tức dự báo về phát triển kinh tế - xã hội, thông tin dự báo về chỉ số giá cả, thông tin dự báo về sự phát triển khoa học và công nghệ, dự báo phát triển nghề nghiệp, v.v... Trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thông tin dự báo diễn biến thị trường trong và ngoài nước thường xuyên được cập nhật. Việc cập nhật thông tin dự báo kịp thời sẽ giúp lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết sách phù hợp trong công tác chuẩn bị nguồn hàng và xây dựng giá bán sát giá thị trường.
1.2.3. Phân thông tin theo phương hướng chuyển động của thông tin
Phân loại thơng tin theo phương hướng chuyển động sẽ có các loại thơng tin sau:
- Thông tin từ trên xuống dưới
Thông tin từ trên xuống dưới thường là các thơng tin về đường lối, chính sách, nghị quyết, thông tư, chỉ thị... của Đảng và Nhà nước, của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền hoặc thơng tin của cơ quan, tổ chức cấp trên truyền xuống cấp dưới.
- Thông tin từ bên trong, từ dưới lên trên
Thơng tin từ bên trong, từ dưới lên trên có thể là thông tin nội bộ của các thành viên trong tập thể, hoặc thơng tin báo cáo về q trình hoạt động, lao động của tập thể cấp dưới lên cấp trên. Thông tin nội bộ phục vụ cho việc lãnh đạo, quản lý bảo đảm tính thống nhất, có hiệu quả. Loại thơng tin này thường được bảo mật với các mức độ khác nhau.
- Thông tin chiều ngang: Là loại thông tin giữa các đồng nghiệp cùng cấp hay ở cấp tương đương.
- Thông tin đan chéo: Thông tin đan chéo là những thông tin từ các cấp quản lý khác nhau không ở trong các mối quan hệ trực tuyến với nhau.
1.2.4. Phân loại thông tin theo sự tương tác trong hệ thống quản lý
Bản thân một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là một hệ thống quản lý. Vì vậy, cần phân biệt thông tin bên ngồi và thơng tin bên trong. Các dịng thơng tin ngoài là dịng thơng tin nối liền các nút của hệ thống với môi trường bên ngồi. Dịng thơng tin trong là các dịng thơng tin đảm bảo thông tin liên lạc
giữa các nút bên trong hệ thống.
Thông tin từ bên ngồi: Là thơng tin về các mối quan hệ với các cơ quan, tập thể khác, các thông tin xã hội qua các phương tiện đại chúng, dư luận xã hội, thông tin qua sách, báo, tài liệu, thơng tin về tình hình thị trường, ...
Thơng tin từ bên trong ra bên ngồi: Là thơng tin mang tính quảng cáo, tiếp thị nhằm nâng cao uy tín của tập thể.
Thơng tin nội bộ về tập thể lao động và hệ thống các quan hệ xã hội của các nhân viên thuộc quyền.
Thông tin nội bộ về tập thể lao động và hệ thống các quan hệ xã hội của các nhân viên thuộc quyền là loại thơng tin rất đa dạng, phức tạp, phong phú. Có thể là thơng tin về mối quan hệ thân tộc (gia đình, họ hàng, người thân thuộc), mối quan hệ giữa nhân viên và thủ trưởng, giữa nhân viên và nhân viên, mối quan hệ bạn bè, mối quan hệ của những người cùng chung một sở thích,... Loại thông tin này thường được nhà lãnh đạo, nhà quản lý nắm bắt và sử dụng để tác động đến cấp dưới về chính trị, tư tưởng, cơng tác, tình cảm nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động của họ. Nếu nắm bắt được loại thông tin này, nhà lãnh đạo, nhà quản lý hiểu biết được tâm tư tình cảm, ước mơ, nguyện vọng của nhân viên, từ đó hoạt động lãnh đạo, quản lý thường có hiệu quả hơn, được nhân viên kính trọng và q mến hơn.
Thơng tin nội bộ rất quan trọng ở cấp cơ sở vì một trong những nhiệm vụ của người lãnh đạo, quản lý là phải chăm chú theo dõi tổng thể những nhân tố hợp thành cách ứng xử của từng người lao động trong tập thể của mình thể hiện qua mức độ trách nhiệm đối với công việc được giao, thái độ khi thi hành nhiệm vụ, chất lượng lao động, kỷ luật lao động và hiệu quả lao động của họ.
Am hiểu con người, hiểu được nhân viên dưới quyền nghĩ gì, nguyện vọng của họ ra sao để khuyến khích động viên, nâng cao năng lực, đào tạo, sử dụng nhân lực là nhân tố góp phần quan trọng vào sự thành công của công tác lãnh đạo, quản lý. Thông tin nội bộ giúp người lãnh đạo, quản lý biết tự đặt mình vào địa vị, trường hợp, hồn cảnh của người khác. Cấp dưới có thể chưa hiểu người lãnh đạo, quản lý mình nhưng người lãnh đạo, quản lý phải hiểu được những nguyên nhân khiến cho cấp dưới chưa hiểu mình.
Thơng tin nội bộ cịn có thể là các báo cáo về các chuyến đi công tác, các sáng kiến cải tiến trong nội bộ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, biên bản hội nghị
giao ban, hội nghị tổng kết, hội nghị cơng nhân viên chức, các loại chương trình, kế hoạch, báo cáo của các đơn vị chức năng, các quyết định nhân sự, quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị chức năng, v.v... (3).
Thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi (feed-back) là các thông tin từ sự phản ứng của cấp dưới đối với các thơng tin (có thể là mệnh lệnh, chỉ thị, kế hoạch,...) từ cấp trên đưa xuống được tổng hợp lại trình lên nhà lãnh đạo, nhà quản lý.
Thông tin phản hồi trong quá trình thực thi các quyết định quản lý rất quan trọng ; để phát hiện ra những chỗ chưa hoàn chỉnh của quyết định, từ đó bổ sung và chinh sửa để quyết định ngày càng hoàn thiện hơn, giúp người lãnh đạo, quản lý hiểu rõ mình, hiểu rõ nhu cầu bức xúc của cấp dưới, giảm sai lầm, thiếu sót lặp lại hoặc kịp thời uốn nắn các biểu hiện lệch lạc trái với quan điểm của lãnh đạo, quản lý trong khi thi hành quyết định quản lý.
Thông tin phản hồi khơng chỉ làm tăng khả năng nắm bắt tình hình nhậy cảm, dự báo trước các điều có thể xảy ra trong q trình lãnh đạo, quản lý, từ đó dự kiến những biện pháp giải quyết có hiệu quả mà cịn giúp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý không rơi vào chủ nghĩa hình thức, giáo điều, bệnh rập khn máy móc, bệnh quan liêu hành chính.
Thơng tin phản biện
Thơng tin phản biện là loại thông tin phát sinh khi nhà lãnh đạo, nhà quản lý yêu cầu các đơn vị chức năng hoặc cá nhân cùng xem xét/đánh giá về một sự vật hay hiện tượng nào đó, một chủ trương, chính sách mới hoặc là thơng tin về phản ứng của xã hội trước một quyết định nào đó của các cấp lãnh đạo, quản lý.